会議議事録の必要性とは?効果的な議事録の取り方と活用

 2021.05.20  Microsoft 365チャネル編集部

会議議事録はなぜ必要なのか、議事録を作る目的と活用方法、会議議事録の基本的な書式や記載しなければならない項目と書き方をまとめています。また、多言語化にも対応できるオンライン会議の議事録作成方法も紹介しています。

会議議事録の必要性と活用

議事録は、開催された会議の内容を残す重要な資料です。当日不参加の人への伝達に用いたり、決定事項の証拠にしたりできるメリットがあります。

今後の業務や会議の改善にも活用できる、会議議事録の必要性と活用方法、書き方について解説します。

不参加の人への伝達と共有

議事録は会議の詳細や決定事項をまとめた文書のため、不参加の人でも決定までに至った詳しい経緯や発言を含めて内容等を確認できます。何か事情があって欠席した人や、組織の現状を把握する必要がある経営陣、議題に関係する取引先など、内容を共有するべき人に正しく情報を伝達できるのが議事録です。ただ内容を口頭やメモなどで伝えるだけでは伝達ミスが生じる場合があり、正しい情報が伝わらないケースもあります。会議の結果や経緯をまとめた議事録が残されていると、議論が交わされた内容を効率よく正しく伝えられるメリットがあります。

参加者の記憶の強化

不参加の人だけではなく参加した人にとっても、議事録は非常に役立つ資料といえます。参加者でも実際に議論したときの意見、参考となる主張や発言者など、詳細を全て正しく記憶できていない場合があるため、こういった正しい記録が役立ちます。会議中には、一部発言を聞き逃してしまったり、聞き間違えてしまったりするケースもあるかもしれません。

集中して話を聞いていても、意見や主張は人によって受け取り方が異なることもあります。記憶している内容がそれぞれ違っていたため業務上で混乱が生じてしまったときにも、議事録を振り返ると正しい決定事項や詳しい経緯を改めて見直せます。また、参加者が自分で記録を取る手間が省けたり、記録を作る助けになったりします。

会議内容を証拠として残す

議事録には、開催日時、場所、参加者、すべての議題が記載されているので、開催の事実を証明する証拠にもなります。決議に至った意見といった発言も記録されるので、誰が何を言ったかなど、それぞれの意見について証拠を残せます。当日どんな話し合いが行われたのか、決定事項は何かを明確に残すことで、上司に対して決定した事項の根拠を示せるため、社内業務を正しく行うための証拠資料としての働きもあります。

今後の業務や会議の改善

会議内での議論や決定事項は、今後の業務を見直して改善を図るために活用することもできます。議事録を残していると、議題に対して出された建設的な意見を振り返れるため、参考にできる意見を集めて業務の改善に活かせます。また、会議のときにあった反対意見を参考にして、見落としがちな重要なことにも気づけるでしょう。

メンバー全員で積極的に意見を出し合うような会議を目指す場合にも、議事録によって会議を振り返ることが業務の改善につなげられます。会議の内容や進行状況を議事録で再確認できると、次回からの会議そのものの改善にも活かせます。同じテーマの会議を複数回行う場合はもちろん、違うテーマでも、スムーズな進行方法などを参考にして改善を図れます。

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会議議事録を効果的にまとめる内容と書式

議事録は、不参加の人にも会議の流れや結果が理解できるように作ります。形式に厳格な定めはありませんが、記録内容や書式などは基本的に決まっています。基本の書式を取り入れるとわかりやすい議事録が完成するでしょう。

表題(標題)

最初に記載するのは表題です。表題を見ただけでどんな会議が行われたかわかるように、表題には会議の内容をまとめた文を用います。会議の目的や中心となる議題、テーマなどを表題に取り入れると検索時にも便利です。表題のつけ方にルールを定め、それに沿った表題を作成すると議事録の判別が楽になります。例えば上半期営業の売上目標拡大のために開かれた会議の場合には、「上半期売上目標拡大に関する会議議事録」「上半期営業拡大対策会議議事録」などの表題が適しています。

日時

議事録の日時は、西暦を利用した年月日と24時間表示の時間を記載します。いつ決定した内容なのかを明確にするために、開催日時は必ず記入します。国際会議やオンライン会議の場合には、タイムゾーンも記載しましょう。

記載例:2021年4月15日(木) 13時30分~15時30分(JST)

場所・ツール

開催場所も記録する必要があります。上司へ報告する予定の会議や社外にも関係する会議など公式な要素が強い場合には、特に正確な場所の記録が要求されます。オンライン会議を行ったときには、使用したツール、それぞれの拠点まで記録します。会場や部屋など開催場所を記録すると規模やレベルなどの把握ができるため、会議に適した会場を選ぶ際の参考になります。

記載例:株式会社〇〇本社第1会議室

オンライン会議記載例:◆◆県◆◆市 株式会社〇〇本社 第2会議室、△△県△△市 株式会社〇〇△△支社 自席、△△支社参加者はオンライン会議システム(ツール名)により参加 

参加者

参加者は全員を一覧表にして記載します。取引先の担当者など社外のお客様や、役職の高い参加者から順に記載していきます。間違いを防ぐため、特に社外の参加者は「会社名/部署/役職名/氏名」を記載し、自社の参加者は部署ごとに並べて作成することが大事です。役職の順番と同様に、部署の序列にも気をつけて順に並べ記録していきます。オンライン会議の場合には、どこから出席したのかも記載します。

記載例:先方 □□株式会社 総務部 □□部長、××課長当方 営業部 〇〇部長、△△

決定事項

議題ごとに話し合いをして決定した事項は、議事録に欠かせない項目です。何について話し合いをして、どう決まったのかを記載します。出された意見や質問、誰が発言したのかなど、決定に至るまでの議論といった必要な内容を残します。

ただし、実際に出た意見の全てを記載していると、まとまりのない文書になる恐れがあるので注意が必要です。議題ごとに項目を分けて、それぞれどのように議論が展開し、最終的にどう決定したのかがわかる部分を中心に記録していきます。結論が出なかった場合には、「結論が出ないため次回会議へ持ち越し」などと記載しておきます。

記載例:

1.議題1

①議題1を達成するために~の対策を実施する。

2.議題2

①議題2の解決に向けて~業務を強化する。

議論詳細

議論詳細では、「決定事項」と同じく「議題ごとに区分」し、議論中に出された意見を挙げます。誰のどんな意見・質問が出たか、決定までに至った経緯や決定事項の注意点などを、意見そのままの文章ではなく要点をまとめてわかりやすく説明するのがポイントです。意見・質問の要旨と発言者を書き込むので決定に至った経緯・背景がわかります。

記載例:

1.議題1

①議題1の対策に、効率アップできるシステムを取り入れられるのか(△△部長)

2.議題2

①議題2の解決に向けた~業務強化により、売り上げの向上が見込める(××課長)

次回の予定・日程

継続して行われる会議で、次回の予定・日程が決まっている場合には次の予定を記載します。次回予定は、日程、場所、内容、参加者など、できる限り具体的に明記します。

記載例:

・次回会議日程日時:2021年5月14日(金) 13:30~15:30

場所:株式会社〇〇本社第1会議室

内容:営業会議参加者:今回と同じ

会議議事録作成のポイント

議事録作成時には、議事録の目的を明確にし、読みやすいものを作成することが大事です。議事録は会議後速やかに作成する必要があるなど、注意しなければならないポイントもあります。

読みやすく簡潔に作成する

議事録は多くの人が目にする書類です。そのため、わかりやすく簡潔に作成する必要があります。読み手のことを考えて、重要事項を明確にしながら省略できる部分は省略します。上記のとおり、議事録の基本的な内容や書式から日時、場所、決定事項など、掲載順にも注意して記載しましょう。必要事項を必ず記載し、箇条書きなども利用して見やすくまとめます。

目的を明確化する

「議事録を何のために作るのか」「読み手が知りたい情報はなにか」など、議事録を作成する目的を明確にすることも重要です。特に決定事項などは、「いつ、どこで、誰が、何を、どうする」の5W1Hを意識しながら注意して作成すると読みやすくまとめられます。

速やかに作成する

議事録は、会議が終わってからできるだけ早めに作成しましょう。すぐに作成しないでいると、時間が経って記憶が薄れていってしまいます。会議中から議事録を作成する材料を集めておき、速やかに議事録を作成すると、通常業務への影響もそれほどなく終わらせられます。

国際的なオンライン会議の議事録

企業活動の国際化、コロナ禍でのオンライン会議の普及により、多言語で行われる会議が増えています。そのため、国際的なシーンで使い勝手のいいオンライン会議ツールが必要になりました。多言語下でのオンライン会議で発言したり議事録を作成したりする機会が増えると、言葉の問題を感じることなく誰でも会議に参加できるツールが活躍します。

リアルタイム翻訳ツールの活用

オンライン会議では、会議に参加している全ユーザーの発言をリアルタイムで翻訳するツールの利用が望ましいでしょう。世界中のどこからでも参加できるオンライン会議では、さまざまな言語が飛び交うこともあります。リアルタイム翻訳ツールを活用すると、お互いが確実に理解し合える環境が整い、円滑な進行に役立ちます。たとえば、リアルタイム翻訳ツール「FairUSE」は、会議中の音声をテキストメッセージで画面に出力できます。13種類の言語を音声で認識し、63種類の言語へテキスト翻訳できるため、異言語を話す人同士や聴覚に障害がある人でもオンライン会議に参加できます。テキストメッセージを使用して、正確な議事録を速やかに作成することもできるため、グローバルで実用的なオンライン会議の開催が実現します。

まとめ

会議議事録は、会議を振り返るための重要な書類です。会議の証拠としての役割もあり、正しい内容を速やかに作成することが求められます。より効率的な業務進行のためには、オンライン会議の議事録作成作業簡略化にも役立つ「FairUSE」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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