業務プロセスの見直しが必要なわけ

 2020.04.15  Microsoft 365チャネル編集部

業務プロセスを見直し、再設計し、ビジネス目標の達成を効率よく行えるようにすることを「BPR(Business Process Reengineering)」や「BPM(Business Process Management)」といいます。今、多くの企業でその取り組みの必要性が増しています。

皆さんの会社ではいかがでしょうか?BPRやBPMへ取り組もうという社内の声があがっているとすれば、プロジェクトがスタートするのは遠い未来ではないかもしれません。

では、業務プロセスの見直しはなぜ必要なのか?本稿ではそのわけをご紹介します。

「働き方改革」による業務プロセスの見直し

政府が推進する働き方改革は、多様な働き方を提案し、老若男女誰もが活躍できる「一億総活躍社会」に向けた取り組みの柱です。それに向けた具体的な要件を盛り込んだのが、2019年4月より順次施行されていく働き方改革関連法案です。

この法案には罰則付きの残業上限規制や、同一労働同一賃金制度の施行など、企業の働き方を改革するための要件が多数盛り込まれています。特に急務とされているのが、やはり労働時間に関する問題の解決です。

罰則付きの残業上限規制が2019年4月に適用されたのは大企業のみであり、2020年4月より中小企業にも適用されます。しかし、現状として残業時間を基準値以下にまで削減できている企業は、そう多くないでしょう。

ちなみに、働き方改革関連法案において決定した残業時間の上限は、月45時間の残業規制を超えて働けるのは年間で6カ月までとされ、1年間の残業時間の上限は720時間、さらに月間100時間未満、複数月間平均80時間未満、というものです。これに違反すると、企業は罰則を受けたり、違反企業として政府ホームページにて社名が掲載されたりする可能性があります。

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残業時間を削減するには、仕事量を減らすか、従業員を増やすか、業務をシステム化するか、業務プロセスを見直すという4つの方法があります。仕事量を減らすわけにはいきませんし、従業員を増やしたり業務をシステム化したりするとコストがかかります。従って、多くの企業は業務プロセスの見直しによって、そこにかけるコストを抑えつつ残業時間の削減に取り組んでいます。

日々、劇的に変化するビジネスへの対応

10年以上経営している企業の多くは、「現代社会はビジネスが成功しづらい」と感じているはずです。10年前と比べると現代のネットワーク環境は大幅に変化しましたし、スマートフォンの普及やIoT(Internet of Things)及びAI(Artificial Intelligence)といった新しい技術の登場により、あらゆる市場において破壊的なイノベーションが起きています。

また、10年前と今の消費者ニーズは180度違うと言ってよいほど多様化しており、消費者1人1人のニーズを満たすことが難しくなっています。さらに技術進歩にともない、これからもビジネスは日々変化していきます。

企業はこうした激動の時代の中、生き物のように変化していくビジネスに適宜対応するために、業務プロセスの見直しを実行します。古い習慣が残った業務プロセスを一度破壊し、現代ビジネスに対応できる業務プロセスを再設計します。

そこには多くの業務改革が伴いますので、現場にかかる負担は大きいものですが、組織全体が業務プロセスの意義を理解しつつプロジェクトを推進すれば、今までにない大きなイノベーションを実現できます。

業務プロセス見直しのポイント

業務プロセスを実施する背景には、さまざまなものがあります。そのニーズはすべての企業にあると言って過言ではありません。しかし、プロジェクトは決して簡単ではないでしょう。まず大切なのは、以下にご紹介するポイントを守りながら、業務プロセスの見直しを実施することです。

関係者全員が共通認識を持ち、既存の業務プロセスを整理

業務プロセスの見直しでは、既存の業務プロセスを整理するところから始まります。ただし注意が必要です。ポイントは、「関係者全員が共通認識を持つこと」です。業務プロセスを定義したとしても、関係者各人が異なるように認識してしまっては、プロジェクトが推進しません。そこで、業務プロセスの流れを表すフロー図を作成し、可視化します。その際は共通ルールを作り、全員が同じようにフロー図を作成できることが条件になります。

業務プロセスと業務プロセスのつながりを無視しない

業務プロセスはビジネス上の成果物を作るための、一連の業務の流れを意味します。単体で成立するものもあれば、複数の業務プロセスが鎖のようにつながって1つの成果物を作っている場合もあります。だからこそ、「業務プロセスと業務プロセスのつながり」を無視してはいけません。たとえば、業務プロセスAを見直して再設計すると、業務プロセスBに影響を及ぼし、業務効率性を下げてしまう可能性があります。業務プロセスを整理したら、全体を俯瞰しつつ「業務プロセスと業務プロセスのつながり」を把握し、それぞれの相関関係も整理することが大切です。

見直しには標準化を伴わせ、属人的な業務プロセスを排除

業務プロセスの見直しは簡単に言えば、PDCAサイクルを回して継続的に改善していくことです。業務プロセスを整理し、各プロセスのつながりを把握し、問題を発見して、改善していく。さらに改善結果を評価し、新しい問題を改善するか、更なる改良を加えていく。これが業務プロセスの見直しです。その際に絶対忘れてはいけないのが、業務プロセスの標準化です。標準化とはつまり、「誰もが同じように業務を行える環境を整えること」と言えます。業務プロセスを見直し、業務効率がアップしてもその業務にあたれるのが特定の従業員だけなら、属人的リスクは排除できず、本来の効果を得られません。業務プロセスの見直しのたびに標準化を実施して、誰もが同じように業務が行える環境を都度整えましょう。

業務プロセス見直しにITを組み込む

業務プロセスの見直しの効果をより高めるには、やはりITの存在が不可欠です。ITは業務効率をアップするために存在しており、適切に組み込むことで見直しの効果を最大化し、大幅な残業時間削減や変化するビジネスへの対応を容易にします。

ただし、どんなITでも組み込めばよいわけではありません。大切なのは、まず業務プロセスの見直しを実行する目的と目標を明確にした上で、どんなITを導入すればそれらを達成できるかを検討することです。

たとえば、現状課題は経理部門に集中しているのにコミュニケーションを促進するITを導入しても意味がありません。これは極端な話ですが、「適切なITを導入できていない企業」というのは非常に多いのが実情なのです。

業務プロセスの見直しにITを組み込む際は、必ずどんなITが必要なのかを十分に検討した上で、適切なIT導入を目指しましょう。そうすれば、見直し効果を最大化でき、IT活用で5年後10年後も市場で勝ち残る企業体質を作ることができます。

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