Notesに蓄積された書類やデータをMicrosoft 365へ移す

NotesからMicrosoft 365への移行を実践する上で、最も貴重な情報資産がデータベースに蓄積された書類やデータです。

その中でも、特にユーザー部門が中心となってNotesのデータベースに保存してきた各種の文書や設計書に、顧客台帳や見積などの履歴は、業務の財産といえるでしょう。

これらのデータベースのデータ移行が成功のポイントとなります。

Notesからへの移行に向けた棚卸し

内田洋行によるNotesからMicrosoft 365への移行事例では、Notesのデータベースにどのような情報が蓄積されているのか、その棚卸しを行った例があります。

ここでは、Notesのデータベースに設定されたタイトル名から、保存されている内容を調査しています。まずは、その項目の一例から見ていきましょう。

1. ポータル
2. 全社掲示板
3. 社内報
4. 基本規則・規定
5. 入館申請
6. 社員証発行申請
7. 文書破棄申請
8. 製品カタログ
9. 業務連絡
10. 名刺申請
11. ID申請
12. PC外部持ち出し申請
13. PC管理シール発行申請
14. 外部記録メディア制限解除申請
15. 競合情報
16. 新製品情報
17. IT関連情報
18. 業務文章
19. 職務権限規程
20. 帳票再印刷申請
21. 電話帳&座席表
22. 庶務マニュアル
23. コンプライアンス
24. 内部統制業務フロー
25. ワークライフバランスの広場

これらの例は、内田洋行の情報システム部門が担当していた業務の項目が中心となっています。そのため、実際にはさらに多くのNotesデータベースが存在していました。

しかし、その項目を見てみると、タイトルの中に「申請」という内容が数多くあります。この「申請」は、別のコラムでも解説しているワークフローに関連したもので、そこに蓄積されているデータそのものには、大きな価値はありません。

それに対して、15.競合情報や16.新製品情報に17.IT関連情報などは、ビジネスに必要な情報の数々になります。さらに、業種によっては設計や製造に関連するデータなども、貴重な情報資産となります。一方で、21.電話帳&座席表のようなデータベースは、Microsoft 365の連絡先などの機能に容易に置き換えられます。

このように、Notesデータベースのタイトルから業務に使われている情報の内容を正確に棚卸しすると、情報資産として移行する必要があるデータの存在が明確になります。そして、これらのデータベースのほとんどが、移行ツールなどを活用することで、SharePoint Onlineへ容易に移せるのです。

データベースの移行をスムーズに実現するSmartShift

内田洋行では、Notesデータベースのデータを早く安く的確にSharePoint Onlineへ移行するSmartShiftというサービスを提供しています。このサービスには3つのプランが用意されています。予算やデータベースの難易度に合わせて、3つのプランから的確なメニューを選べるようになっています。

＜Plan-A＞
移行ツールを月単位で貸出 ＋ 技術支援サービス

＜Plan-B＞
Notes DBを送るだけで、移行作業をまるごと実施

＜Plan-C＞
移行ツールを月単位で貸出 ＋ 作業要員派遣

提供されるサービスの内容は、Aが最もベーシックなプランとなり、Bは完全にお任せとなっています。Cは、AとBの中間にあたるサービスです。サービスにより、価格にも差があり、具体的な内容は、表のようになっています。

Microsoft Office365 Converter for Lotus Notes による移行サービス

実際に内田洋行で提供しているサービスでは、Microsoft Office 365 Converter for Lotus Notesというツールを利用します。

この Microsoft Office365 Converter for Lotus Notesは、国内でも豊富な利用実績がある SharePoint Converter　for Lotus Notes を Microsoft 365 向けに最適化したものです。

ツールとしての信頼性が高く、クライアントPCで動作するので移行用サーバーの構築が不要となります。また、Notesのデータベースの数やデータ移行容量に依存しないで、SharePoint Onlineへ移行できます。

さらに、利用者の都合に合わせて、先の3つのプランの他にも、移行ツールの販売や貸出し、移行要員の派遣、移行に関する技術支援サービスなど、多様なニーズに合わせたサービスの利用が可能です。

移行ツールによる実際の作業イメージは、図のようになっています。

そして、実際の移行支援では、現状の調査から本番の切り替えに至るまでで、次のような作業フェーズが計画されます。

• 現状調査・・・・・・・ブラウザの種類やデータの件数、活用方法を聞き取り
• 移行設計・・・・・・・移行後の形で業務を継続できるか、使いやすいかを検討
• 移行準備・・・・・・・移行しやすいデータに編集
• 移行ツール・・・・・・事前にリハーサルを行い、処理時間を計測して切替日を計画
• 手作業による精査・・・継承されなかった部分を手直し
• 本番切り替え・・・・・移行作業期間の差分データを更新してから本番リリース

これらの作業フェーズを経て、すでに多くの企業が内田洋行のSmartShiftでNotesからMicrosoft 365への移行を実現しています。その業種は、外資系製薬会社や産業機械製造に精密機械製造、自動車部品製造に重工業、そして広告代理店など多岐に渡ります。

Microsoft Office365 Converter for Lotus Notes による移行サービスは、プランを選ぶことにより、予算や期間に適した移行を実現できる優れた解決策なのです。