NotesからMicrosoft 365へ進化させる経営判断とは

 2018.01.23  Office365編集部

非定型文書データベースとして、あるいはワークフローやグループウェアとして、ときにはユーザー主導の開発プラットフォームとして、IBM Notes/Dominoは、1990年代の後半から2000年代の前半まで、日本の企業にも広がってきました。

しかし、クラウドサービスの充実やスマートフォンにタブレットなどのモバイル端末の普及によって、ビジネスのコミュニケーションが進化している現在、20年以上も前に誕生したアーキテクチャには、限界がきています。こうした背景から、Microsoft 365への移行に取り組む企業が増えています。

かつてNotesを社内コミュニケーションに利用していた内田洋行も、Microsoft 365の将来性を評価して移行を実践した企業の一社です。

同社は、2010年からMicrosoft Online ServicesのBPOSを全社で利用し始め、2011年にはOffice 365へと発展させ、Notesからの移行に成功しました。

そこで、内田洋行のノウハウをもとに、NotesからMicrosoft 365へ進化させる経営判断と、移行のポイントについて整理していきましょう。

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塩漬けになっているNotesの環境をMicrosoft 365へ発展させる4つのポイント

内田洋行のように、情報基盤の将来性を早い時期から見越して、古くから利用してきたテクノロジーを刷新するプロジェクトを実践できる企業には、優れた経営判断やトップマネジメントの存在が重要です。これまでにも、現場で塩漬けになっているNotesの環境をMicrosoft 365へ発展させようと試みた部門は、数多くありました。その中で、満足できる移行を実現できなかったケースの中には、いくつかの原因があります。そのポイントについて、移行を成功させた内田洋行では、次の内容を指摘します。

  • 「とにかくやってみる。使ってみる。」精神
  • 利用者が多いもの、移行や構築が容易なものから稼働させる
  • 「機能」「データ」「運用」の完全な移行にこだわらない
  • 上記を可能にするプロジェクト体制

これら4つのポイントは、Notesを使う環境に慣れてしまった「古いビジネススタイル」をMicrosoft 365という「新しいコミュニケーションモデル」へと進化させる上で、とても重要な取り組みとなります。

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まず、「とにかくやってみる。使ってみる。」精神とは、古いツールにばかりしがみつくのではなく、新しい方法や使い方に現場をなじませてしまう仕掛けの重要さを意味しています。

ビジネスがグローバル化を加速し、市場の変化が激しい現在において、昔ながらのビジネススタイルやITツールに頼ったままの働き方では、外部の変化に俊敏に追随できなくなります。加えて、クラウドサービスやモバイル端末を使うことが当たり前のように育ってきた若い世代が、ビジネスの最前線で活躍するためには、Microsoft 365のような最新のサービス基盤によるサポートが重要になるのです。

こうしたIT基盤の変化の波は、過去にも何度かありました。そのたびに、古いテクノロジーに固執することなく「とにかくやってみる。使ってみる。」という精神で、むしろ変化を柔軟に受け入れて楽しむくらいの企業が、成長を加速してきました。

そうした「変化を楽しめる」ようにNotesからMicrosoft 365へ移行するためには、2つめのポイントである、「利用者が多いもの、移行や構築が容易なものから稼働させる」という具体的な取り組みが重要になるのです。

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成功する移行の秘訣は正確な棚卸しと完全を求めない柔軟さ

ところで、過去にNotesからの移行に失敗した企業のケースでは、どのような落とし穴があったのでしょうか。その典型的なパターンが、「機能」「データ」「運用」の完全な移行にこだわったケースです。

日本のIT導入では、とかく「現場の仕事に合ったIT」を構築しようとします。伝票の科目や承認フローに報告書の書式など、「今、仕事で使っているモノと同じ」やり方や見た目を求めがちです。Notesからの移行でも、すでに利用している各種の「機能」をそのまま利用したいとか、蓄積された「データ」を同様の形式で表示させたい、あるいは日々の「運用」までもこれまでと同様にしたい、といった要求がビジネスの現場から出てくるのです。

こうした要望をすべてMicrosoft 365へ反映させようとすれば、膨大な開発コストと時間がかかってしまいます。それでは、新しいクラウドサービスを利用する意味が薄れ、Microsoft 365で革新しようとしているビジネスやコミュニケーションのスタイルも、成果を発揮できなくなる心配もあるのです。

このような失敗を繰り返さないためには、移行に向けてNotesの正確な棚卸しが必要になるのです。それは、ビジネスの現場がNotesの「機能」「データ」「運用」をどのように利用しているのか、という実情の把握です。そのために、棚卸しから移行までを着実に推進できる「プロジェクト体制」が求められるのです。

その棚卸しのポイントについては、別のコラムで詳しく解説していきますが、重要になる4つのキーワードは、以下のようになります。

  • ワークフロー
  • 書類やデータ
  • 掲示板
  • コミュニケーション

これら4つのキーポイントを理解し、移行に向けた取り組みを推進するために、それぞれに対応する4つのコラムを用意しました。

NotesのワークフローをMicrosoft 365で実現する最新技術

Notesに蓄積された書類やデータをMicrosoft 365へ移す

Notesで活用していた掲示板をMicrosoft 365で実現する

Notesのコミュニケーションよりも進化したMicrosoft 365を活用する

これらのコラムを通して、どのようなケースが自社の移行シナリオに合うのかを検討していけば、必ず成功するMicrosoft 365への進化を実現できるのです。

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