クラウド時代のOffice活用術、押さえておきたい共同作業のコツとは?

 2017.04.25  Microsoft 365チャネル編集部

スマートデバイスの普及やワークスタイルの自由化といった変化に伴い、ビジネスシーンの定番ツールOfficeも進化を遂げています。特に最新版のOffice 2016では、離れた場所にいる者同士の共同作業に役立つさまざまな便利機能もさらに使いやすくなりました。クラウド時代の共同作業に役立つOffice 2016の機能を押さえて、作業の効率アップに役立てましょう。

保存操作のシームレス化でクラウドの使いやすさが一気に向上

場所やデバイスを問わず、自由にファイルを利用できる環境を支えているのはクラウドの存在です。最新版のOffice 2016を使っていても、クラウドの利用を避けていてはその便利さを十分に活用するのは難しいでしょう。

「データはクラウドに保存する」と聞くと、パソコン内に保存するのに対して手間が増えるというイメージを受けるかもしれませんが、Office 2016においてはその心配はありません。パソコンやUSBフラッシュなどのメディアに保存するのと変わらない手数で、SharePointやOneDriveへの保存を行うことができます。保存用ボタンのクリック、保存先の選択、ファイル名の指定という、旧来から変わらないOfficeの文書保存の流れの中で、保存先としてクラウドのストレージを選択するだけです。選択の仕方も特殊なものではなく、同列に扱われているパソコン、外部記録メディア、クラウドのストレージの中からクラウドを選べばOKです。クラウド内に保存されているファイルを開く操作も、パソコン内の場合と同じです。

クラウドに保存されたデータには、さまざまな場所、端末からアクセスできるため、出先での業務に利用しているタブレット端末からの編集や閲覧も簡単に行うことができます。こうしたクラウドストレージへの保存は、無料のMicrosoftアカウントを使っても可能ですがビジネスでの使用には十分な内容とは言えません。豊富なストレージ容量や高いレベルのセキュリティが確保される法人向けOffice 365アカウントがあると、より快適かつ安心に利用することができます。

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共同作業も回覧も自在!共有の仕方が選べるファイル共有機能をチェック 

保存したファイルを他者と共有するための機能も充実が図られています。Office 2016でWordやExcelに追加された「共有」ボタンは、どのタブで作業をしていても常に表示されていて、より素早くファイルの共有を実行できるようになりました。

共有の方法は数種類あり、相手や用途に応じて使い分けることができます。「ユーザーの招待」ではメールアドレスを入力して共有相手を設定すると共に、共有の開始を知らせるメールを相手に送信できます。社内の同僚や頻繁に付き合いのある取引相手など、良く知る相手との共同作業がもっともしやすくなる機能です。

相手の環境によって招待機能が使いにくい時は、共有用のリンクを作成する機能があります。作ったリンクを電子メールなどで知らせると、受け取った相手はそのリンク文書にアアクセスできます。不特定多数の人、メールアドレスを直接知らない相手と共有するといった場合にはこちらが便利です。両機能とも、編集までの許可、閲覧のみと権限を指定して共有できるので、広い用途で活用できます。

なお、ユーザーの招待、共有リンクの機能を使うには、ファイルをクラウドストレージに保存している必要がある点がポイントです。

またOfficeでは、保存時にファイルの種類で「PDF」を選ぶだけで、WordやExcelの文書を簡単にPDFに変換できます。デバイスの変化によるレイアウトの崩れがなく、受け取り手が編集を加えにくいPDFは、文書の共有時に重宝するファイル形式です。こうした機能も組み合わせて利用すると便利さがより実感できます。

意外と知らない共同作業の肝!「校閲」タブを活用しよう

文書を共有して作業を行う上でぜひ使いこなしたい便利な機能が集まっているのが「校閲」タブです。他者との共同作業において、自分が編集を加えた場所や感想や要望などの意向を知らせるための機能は、作業の効率に大きく影響を及ぼします。ぜひ使いこなしましょう。

「変更履歴の記録」機能は、文書内に加えた編集を記録する機能です。削除した文字は取り消し線が引かれる、修正した文字は色が変わるなど、作業した本人以外が見ても編集の内容が簡単に把握できます。この機能を使わずに自身の加えた修正を他者に知らせようとした場合、変更箇所をまとめた指示書などを別途作るなど面倒な作業が必要となります。修正が自動的に記録される上、修正個所を記した状態と変更後のみの状態を簡単に切り替えて比較できる機能は、共同作業において非常に重宝します。

共同作業者への指示など意思の伝達に便利な「コメント機能」も活用度の高い機能です。紙の文書に付箋紙を貼って指示を出すような使い勝手で、文書上の自由な位置にコメントを付けることができます。Office 2016ではコメントへの返信機能が登場し、意見のやり取りがよりしやすくなった点も注目です。

この他にも、共有相手への編集を細かなレベルで制限する機能、編集前後の文書を見比べるための機能、複数の文書に各々が加えた編集を一つのファイルにまとめる機能など、共同作業に便利な機能が用意されており、これらもすべて「校閲」タブから利用できます。

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まとめ

ビジネスの定番ツールとして長年君臨するOfficeのアプリケーションも、ネットを介した共同作業を前提とした機能の充実が図られる時代となりました。クラウド時代の総合ソリューションとして生まれたOffice 365と組み合わせることで、こうした機能の利便性を余すところなく活用することができます。効率的かつ効果的な利用を目指しましょう。

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