ニューノーマル時代のオフィス環境とは?DXで重要な視点を解説

 2021.11.29  Microsoft 365チャネル編集部

現代では業務のデジタル化をはじめとする、「DX」に向けた取り組みが注目を集めています。これから企業が業務効率を上げるための改善に取り組む場合は、DXの推進下にあることを意識した、ニューノーマルな仕事環境への意識を持つことが大事です。本記事では、DXを進めるうえで特に重要となる視点について詳しく解説します。

ニューノーマル時代のオフィス環境とは?DXで重要な視点を解説

Microsoft Teams Rooms ソリューション一覧

DX推進下におけるニューノーマルな仕事環境

デジタル化を前提とし、データの利活用によりビジネスにも変革をもたらすうえでは、これまでとは違うニューノーマルな仕事環境の構築が大切です。自社の環境を改善し、生産性を向上させたいと考えているのであれば、以下の取り組みが実践できないか検討してみましょう。

場所を選ばないリモートワーク

コロナ禍の影響により、近年では多くの企業でリモートワークが実施されています。リモートワークの導入によって「場所を選ばず働ける」ことは、ニューノーマルな仕事環境を整えるうえで大きな意味を持ちます。必ずしもオフィス外で働くことが重要というわけではありませんが、場所に依存せず働ける体制を整備すれば、ビジネスの柔軟性が高まります。

また、リモートワークを取り入れる過程ではITツールの導入が考えられますが、データをクラウド上に置くことで、データ共有も活性化されます。クラウドならどこからでもデータにアクセスできるうえ、全社的に情報が蓄積されるため、企業のDX化も進みます。

さらにフルリモートワークが可能となれば、本社から遠く離れた地方の人材も雇い入れることが可能になるため、優秀な人材も獲得しやすくなります。これからの日本は人口減少が避けられないとされており、人材不足に困る企業も多数出てくることが考えられます。そんな中、いち早く人材を獲得しておくことは、将来の企業活動を支えるためにも効果を発揮するでしょう。

ジョブ型雇用の推進

リモートワークにより、物理的なハードルをなくして雇用の幅を広げるだけでなく、雇用の在り方そのものを見直すという観点も重要です。その点において、特に注目したいのが「ジョブ型雇用」です。

ジョブ型雇用は、欧米では多く見られるものの、日本ではあまり採用されてこなかった方式です。日本では総合的スキルを求める傾向が強く、新卒を一括採用する「メンバーシップ型雇用」が主流とされています。しかし、社会情勢の変化に伴い、この雇用の仕方に依存していては、いくつかの問題に直面するリスクが生じてきました。

たとえば、社内評価に際しては社歴が影響しやすく、結果として人材確保の機会を失ってしまうなどのデメリットが指摘されています。優秀な人材でも転職のリスクが大きくなってしまい、人の移動が抑制されてしまうのです。

そこで現在、仕事の範囲を明確にして専門性を高める、ジョブ型雇用を推進する動きが大手企業などでも広まりつつあります。ジョブ型雇用ではスキルに着目するため専門職を育てやすく、フリーランスの活用も活発化します。

セキュリティ強化

DX化が進み、データの利活用が活発になると、それだけセキュリティにも配慮が必要となります。そのため、セキュリティ強化は重点的に行わなければなりません。

特にリモートワークの普及は、その必要性をより高めています。リモートワークの観点からは、社内のシステム部門のみならず、リモートで働くすべての従業員のセキュリティ意識を高めること、そしてエンドポイントセキュリティを強化することが重視されます。

前者に関しては、たとえ社内システムがセキュアであっても、アクセスする端末側の運用が適切でなければ容易に情報流出などを招きかねません。フリーWi-Fiを利用することによるセキュリティリスクやショルダーハッキング、端末の紛失・盗難といったことにも意識を向ける必要があります。

後者に関しては、社内ネットワークの外からアクセスすることになるため、端末そのもののセキュリティ水準を上げる必要性が高まることに由来します。守備範囲を広く捉え、個々の端末も安全な状態で使えるようにしなくてはなりません。

オンライン完結型の営業

ZoomやMicrosoft Teamsを活用したオンライン営業も増えています。このように、訪問のためのコストや移動時間が生じず、生産性向上に寄与するオンライン完結型の営業ができないかどうかも、検討するとよいでしょう。

特に、新型コロナウイルスが流行している昨今においては、飛び込み営業や展示会の機会が減っているため、直接営業をすることは難しくなっています。そこで、逆にこの状況を活かしてオンライン営業に着手し、場所にとらわれることなく営業が実行できる環境を整えましょう。

個別にWebサイトなどから接点を持つやり方もありますが、現在ではマッチングを図るオンラインサービスもありますので、さまざまな手法を視野に入れると、より選択肢の幅が広がります。オンラインサービス上で相手を探すところから始められれば、自社の営業リソースを節約しつつ、効率的にオンライン完結の営業が実現します。

データドリブン経営の推進

DXにおいてはデータ利活用が基礎となっているため、「データドリブン経営」も実践しやすくなります。データドリブン経営とは、経験則やあいまいで抽象的な根拠に基づき経営判断を行うのではなく、データ分析を通して論理的な経営判断を行う経営手法のことです。

データ分析はツールなどを用いればスピーディに実行できますし、経営者としてはデータ活用できる環境を整えることに、まずは注力すべきです。全社的に、部署などを跨いだ横断的なデータ収集ができるようにしたうえで、高精度な分析結果を出力できるツールの選定を行いましょう。

これにより意思決定の精度が上がるだけでなく、意思決定のスピードも上がり、移り変わりの激しい現代においても強い競争力を維持しやすくなります。また、データに基づく判断をすることで、社内向けの説得もしやすくなります。

会議室予約・運用システム SmartRooms (スマートルームズ)
SmartOfficeNavigator 社員居場所検索システム

DX時代のオフィス環境「スマートオフィス」

DX時代のニューノーマルな環境としては、「スマートオフィス」も代表的です。スマートオフィスとは、AIやIoTなど先端技術をフルに活用したオフィスのことです。オフィス内のさまざまな情報を収集し、入退室管理の実行やセキュリティの強化、快適な環境の維持・調整といったことを自動的に行います。

これにより非常に便利な職場環境が構築でき、従業員の手間やストレス要因を低減できるでしょう。また、スマートオフィスでは環境への配慮も重視されます。従業員が働きやすい場所になるとともに、自然に優しいオフィスになることで高い評価を得られるようになります。

ここでは参考までに、世界でも最先端とされるスマートオフィスの事例を2つご紹介します。

スマートオフィスの事例

オランダの「The Edge」では、再生可能エネルギーの活用に向けてソーラーパネルを稼働させ、さらに雨水を回収して、トイレ洗浄からガーデンの撒水にまで利用する試みが行われています。

ビルが従業員の車を検知し、駐車場の空きスペースに誘導してくれる仕組みも構築されており、照度や温度も従業員好みに自動で調整が行われます。この事例では、環境と従業員の双方への配慮がなされています。

また、ドイツの「Watson IoT Headquarters」でも同様に、従業員の誰がどの場所で座り、どのような照明や温度を好んでいるのか把握し、自動で調節するようシステムが構築されています。

このほかにも、世界ではさまざまなスマートオフィスの構築が進んでおり、今後も増えていくと見られています。スマートオフィスを構築してみたいという方は、一度他社の事例を調べてみるとよいでしょう。また、スマートオフィスを実現するソリューションにはどのようなものがあるのか、こちらも併せてチェックしてみてください。

まとめ

DXが広く推進されるようになった昨今、多様な働き方が各社で実践され始めています。生産性の向上を目指して、ニューノーマルな仕事環境を構築しようと考えるのであれば、雇用の方式を見直し、安全にリモートワークが導入できるように体制を整えることが大切です。また、データドリブン経営の考え方も今後は重要になってくるでしょう。

働き方を支える会議アイディア30

RECENT POST「業務効率化」の最新記事


業務効率化

売上予測とは? 必要な理由や分析方法、おすすめツールを紹介

業務効率化

働き方改革関連法案とは? 概要と必要な対応をわかりやすく解説

業務効率化

働き方改革とは? 必要性やポイントのほか取組事例も解説

業務効率化

在席管理・会議室管理・入退室管理とは? 管理方法とポイントを紹介

FAVORITE POST「Microsoft製品」の人気記事


ニューノーマル時代のオフィス環境とは?DXで重要な視点を解説
できる Microsoft 365 管理編
ブログ購読のお申込み
デジタルトランスフォーメーション チャンネル
クラウド実践チャンネル
BizApp チャンネル

関連サイト

サイト掲載へのお問い合わせ