Office 365のOneDriveでできること。業務での活用例を紹介

 2016.04.22  Office365編集部

ビジネスツールとしてメジャーとなりつつあるオンラインストレージは、Office365にも「OneDrive」という名のアプリケーションとして付属しています。OneDriveシリーズは、外付けHDDのような単なるデータ置き場ではありません。

専用のアプリケーションをインストールしたPCでは、通常、Windowsのファイル管理で利用するexplorerと同じように利用するだけで、ファイルがアップロードされるようになります。ユーザは意識せず、あらゆるファイルのバックアップを行えるようになるのです。

そこで今回は、企業向けに位置付けられている「OneDrive for Business」の概要と活用法をご紹介します。ぜひ企業のストレージ運用にお役立てください。

セキュリティ対策も万全!Office365付属のストレージOneDrive for Business

OneDriveには、以下の2種類があります。

  • 15GBまで無料の個人向けストレージである「OneDrive」
  • ビジネス版に位置付けられており、最大1TBの大容量ストレージを自由に利用できる「OneDrive for Business」

その最大の違いはセキュリティです。OneDrive for Businessは、個人向けのOneDriveよりもセキュリティ機能が大幅に向上されており、企業にとってより安心して使いやすいストレージとなっています。

オンラインストレージは、企業が把握していないアプリケーションやストレージを利用するシャドーITを引き起こしやすいツールのひとつです。だからこそ、多くの企業が導入をためらっているアプリケーションのひとつでもあります。

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しかし、シャドーITは、社員が「仕事を持ち帰りたい」、「どこでも仕事ができるようにしたい」という理由の上、個人向けの便利なツールを利用してしまうことで起こります。実際に、個人向けオンラインストレージを無断使用していたことで起きてしまった情報漏えい事件が多数あるのです。

シャドーIT化を防御し、情報漏えいの脅威から企業データを守る最大の策こそ、あらかじめ社員がセキュアな環境で便利に利用できるオンラインストレージを用意しておくことなのです。

OneDrive for Businessには、多くのセキュリティ機能が搭載されています。転送中・保存中ファイルは暗号化されますし、利用するためには多要素認証が必要です。また、ユーザごとや端末ごとに利用できる領域の設定もできますので、重要データを一部の社員のみで共有するという利用方法も可能となります。ファイルの履歴管理が行えますので、誤って上書きしてしまったファイルの復旧も容易に行えるようになります。

セキュアな環境でファイル利用が自由自在に

OneDrive for Businessは、基本的にインストールしたアプリケーションだけでなく、ブラウザ上でも利用できます。

管理者がユーザとグループを設定することで、アクセス権レベルの設定や組織のセキュリティグループの作成と管理が可能となります。さらにOffice365そのものを利用できるデバイスの設定なども行えるので、よりセキュアな環境下でかつ便利にファイルを扱える環境を作り出すことができるのです。

ぜひ、OneDriveへホワイトペーパーや事例、製品資料など、公開可能な営業資料をまとめて格納してみてください。たとえば、営業先でクライアントに求められ、すぐに資料を見せながら説明したいケースでも、資料の手持ちがなくてもインターネットに接続できる環境であれば、すぐに閲覧して説明を行えるようになります。

さらに、営業資料フォルダの公開設定を共有にしておけば、クライアントから要望があった際、自動発行される営業資料のURLを送るだけで、ファイルを添付するなどの手間をかけなくとも、素早く最新版の資料を共有できます。OfficeアプリケーションやPDFなど、環境を選ばず利用できるアプリケーションに適合した資料を作成するだけで、大量のパンフレットを持ち歩かなくとも、スムーズに顧客へ資料を提供することが容易に行えるのです。

また、逆に、絶対に漏えいさせたくない個人情報を含むファイルの保管にも、OneDrive for Businessは適しています。セキュリティグループの設定を非公開にしたり、特定のユーザの身に絞り込んだりすることができるうえ、ファイルそのもののアクセスログの取得やバージョン管理も行えるためです。さらには利用するOffice365のシリーズによっては、監査レポートの作成も実現できるため、コンプライアンス対策にも適しています。

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共有の議事録作成やコラボレーションワークへもフル活用!

OneDrive for Businessは、オンライン版 Officeと連携して利用できます。個々のPCへファイルをダウンロードすることなく、ファイルの編集を行うことも可能なため、コラボレーションワークにも最適です。

部門内のだれもが情報共有ができるフォルダを作成すれば、部内の情報やノウハウの共有も容易となります。たとえば、顧客対応の記録などを記載するExcelファイルをひとつ作っておけば、外出先でも容易に入力ができるようになります。移動中に手早く行われた情報を部門内全員で常に共有できれば、担当者が不在の際でも部内で円滑に対応できるようになるでしょう。

さらには、文書を決裁権限のあるメンバーで順に閲覧しなければならない際も、各担当者が自身のPCやスマートフォンから回覧できるようになるうえ、閲覧履歴も残すことができるため、ファイルの移動や出力も不要となります。容易なワークフロー連携が実現し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

そのほかにも、Officeアプリケーションをフル活用いただけます。たとえばタブレット利用時には手書きメモとしても利用可能な付属のOneNoteを組み合わせれば、どこからも等しくアクセスできるアイディアノートや忘備録として活用も可能です。さらに、組織内ソーシャルネットワークツールであるYammerと連携してファイルを利用できるようになります。

まとめ

スマートフォンやPCなどで、クラウドストレージを使ったことがない個人ユーザは大変少なくなっています。従業員によるシャドーIT化を防御するためにも、もはや企業がクラウドストレージを無視することはできません。

99.9%の稼働保証と返金制度のあるSLA(Service Level Agreement)によって維持される高い信頼性と、すべてのデータを5層のセキュリティ下で利用いただけるOneDrive for Office。さらにはきめ細やかなユーザセキュリティ設定や、管理が行えることから、企業向けオンラインクラウドストレージのシェアを大きく伸ばしています。実際に2015年に行われたアンケート調査では、「最も利用頻度の高い法人向けオンラインストレージ」としてOneDrive for Businessがトップとなった調査結果もあります。Officeアプリケーションと連携して使える便利さを含め、コスト・セキュリティ・容量のすべてに優れているOneDrive for Businessを選択する企業が増加しているのです。

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