Microsoft社が提供する「Microsoft Teams」は、離れた場所でもスムーズに情報のやりとりや共同作業ができる便利なプラットフォームです。本記事では、Teamsを使うことのメリットや効果、組織の「見える化」に役立つさまざまな機能についてご紹介します。
組織の見える化が重要となる背景
「見える化」とは、かねてより使われている「可視化」とほぼ同じような意味をもち、「もともと見えなかった事柄を見えるようにする」ことを指します。トヨタ自動車が最初にこのフレーズを使い、広めたといわれています。
企業においては、「組織としてどうしたいか」という最終的なゴール・目標を明確化し、さまざまなツールを活用することで、組織を適切に見える化することが大切です。そうすることで本来の目的に近づくべく、次のアクションを打ちやすくなります。
組織の見える化が重要といわれるようになった背景には、2つの社会的な変化が大きく影響しています。ひとつは、新型コロナウイルスの感染防止対策として、テレワークや在宅勤務が急速に普及したことです。これらの業務形態では相手の姿が見えない分、生産性の向上がより重要視されるため、組織を見える化し、業務を円滑に運ぶ必要があるのです。
もうひとつは、外部から社内イントラやクラウドネットワークにアクセスする働き方が増え、「社内の機密情報をどのように保護するか」という課題が生まれたことです。企業のセキュリティ保護という側面からも、組織を見える化する必要性が大きくなってきたといえます。
Microsoft Teamsがビジネスにもたらすメリット
組織の見える化を叶えるツールのひとつとして、「Microsoft Teams」があります。その名の通りMicrosoft社が提供しているチャットツールで、2017年にリリースされて以来、個人・法人を問わず世界中で活用されています。
Teamsには、機能が限定されている無料版のほか、以下のように「Microsoft 365」の一アプリとして提供されている有償版があります。
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
なお、無料版は「ビデオ（オンライン）会議の録画や録音」「クラウドストレージの追加」「ほかのMicrosoft365アプリケーションの共同編集」などが制限されており、これらの機能を使って業務効率を図りたい場合は注意が必要です。
有償版には1ヶ月の無料トライアル期間が設けられているため、気になる機能をいったん試用してから検討し、実際に運用していく方法もおすすめです。
ここからは、Teamsをビジネスシーンで使うことによって得られるメリットや効果について、詳しくご紹介していきます。
生産性向上が期待できる
Teamsの導入メリットとしては、テレワークや在宅勤務であっても社内のコミュニケーションを一元化できることから、生産性の向上を図れる点がまず挙げられます。
タイムリーに会話のキャッチボールができるチャットを使えば、メールのように文面に悩んだり、レスポンスまで時間がかかったりすることもありません。円滑なコミュニケーションの実現により、組織の意思決定のスピードが向上し、速やかに次のステップへ移ることが可能です。
さまざまな情報に埋もれることなく、メンバー個人のタスク管理もTeams内で済ませられるため、効率よく業務を進められるでしょう。
業務の標準化が可能
互いにコミュニケーションを図れるということは、活発にナレッジの共有ができるということでもあります。たとえば、これまで特定の人しか対応できず属人化していた業務においても、Teamsを使ってメンバー間で情報共有すれば、誰でもクオリティの高い業務を行えるようになります。あとからログを見返せば、共有内容を何度でも確認できるため、ノウハウを蓄積しやすい点も魅力です。
ミスやヒューマンエラーの防止
Teamsは、毎日のスケジュールやタスクの管理・共有も可能です。また、データファイルなどの共同編集も行えることから、常に最新状態のファイルをメンバー全員で確認できるため、ヒューマンエラーによるミスの予防につながります。必然的に、これまでミスをしないように割いていた時間や労力を、別の業務に充てられるようになるため、リソースの最適化や労務コストの削減にも寄与します。
Microsoft Teamsで組織の見える化ができるのか
Teamsには、組織の見える化を叶える機能が多く備わっています。以下では、Teamsが組織を見える化するうえでどのように役立つのか、機能と併せて詳しく解説します。
機能①コミュニケーションツール
Teamsでは、部署やプロジェクト単位でユーザーを束ねる「チーム」を作成し、また目的別に「チャネル」という場を設けることで、チャットを中心としたコミュニケーションを行うことが可能です。メールでコミュニケーションを取る場合、色々な人からバラバラに送られてくるため、いつ・誰が・どんな内容について伝えたのかが煩雑になりがちです。その点、チャット機能を使えば、あたかも同じ空間で作業しているかのように、タイムリーかつ気軽にメンバー間でコミュニケーションを取れるようになります。
機能➁データやアンケートの収集
チーム内でアンケートを採ったり、投票などを行ったりして情報収集したい場合も、Teamsが役立ちます。Teamsアプリのひとつである「Forms」を活用することで、簡単にアンケートフォームを作成でき、組織内の意識調査が行えます。さらに「Power Automate」と連携することで、Formsで作成したアンケートのリマインドを自動化するフローが構築できるため、よりスムーズな情報収集・情報共有が実現します。
機能③ビデオ会議
Teamsには「ビデオ会議」機能も搭載されており、時間や場所を問わずオンラインでコミュニケーションが図れます。スケジュールから簡単に出席依頼を出せるため、効率的に参加者を集められるのもポイントです。また、最大1000人までの出席者を集めて、セキュアな環境でWebミーティングやウェビナーを開催する機能もあります。
画面共有やホワイトボードを使って、視覚的にもわかりやすく情報を伝えられるため、オフィスに近い感覚で会議を進められます。離れた場所で仕事をしていても、お互いの顔を見たり、声を聞いたりできることは、心理的にとても安心感があるといえるでしょう。
機能④タスク・スケジュール管理
グループチャット内で共有の「ToDoリスト」を作成し、メンバー間でタスクを連携できるのも、組織の見える化につながる機能のひとつです。新しいタスクがあればリストへ追加し、期限を設けてメンバーへ割り振り、完了後はチェックを入れるなど、直感的でわかりやすい操作となっています。
タスクやスケジュールを適切に管理することで、作業の抜け漏れといったミスを防止できるうえ、「他メンバーが何の作業をしているのか」「進捗はどうなっているのか」といったことも把握しやすくなります。
機能⑤資料作成と管理
TeamsはWord/Excel/PowerPointといった、ほかのMicrosoft製品と連携し、より便利に活用できるのも魅力です。これらのソフトと連携することで、クラウド環境を通じて安全に、あらゆる種類のファイルを保存・編集・共有できます。また、アクセス権限が付与されていれば、常に最新のファイルの確認・共同編集が可能なため、組織にとって業務効率化の強力な助けとなるでしょう。
そのほか、TrelloやSalesforceなどのサードパーティ製アプリとも連携可能です。もともと分散していたアプリやソフト、サービスを一元管理できるため、ノウハウの蓄積にも役立ちます。
まとめ
Microsoft Teamsは、時間や場所を問わず活発にコミュニケーションできる機能を多数備えています。それらを有効活用すれば、組織の見える化が実現し、スピーディな業務改善につながるでしょう。「自社の業務に課題がある」「組織をもっと成長させたい」という方は、ぜひMicrosoft Teamsの導入をご検討ください。
