OutlookとExchange Onlineで最強のメール環境を手に入れる

 2019.02.04  Microsoft 365チャネル編集部

ビジネススタンダードなメールアプリケーションとしてOutook、そしてビジネススタンダードなWebメールサービスといえばExchange Online。どちらもMicrosoftが提供しています。

メールは現代ビジネスにおいて電話と同じような必須コミュニケーションツールとなっています。ビジネスパーソンの名刺を見れば、そこには必ずメールアドレスが記載されているでしょう。しかしながら、そのメールアドレスがISP(Internet Service Provider:GoogleやYahoo!など)から取得したものですと、会社としての信用が低下します。やはり独自ドメインによるメールアドレスを取得することがビジネスとしての基本です。

GmailやYahoo!メールでも独自ドメインを設定することはできますが、やはりビジネスメールに特化した専用のシステムを構築することがビジネス上のコミュニケーションを円滑にします。

そこで本稿では、OutlookとExchange Onlineで最強のメール環境を手に入れる方法についてご紹介します。

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Exchange Onlineとは?

Outlookは今や説明はいらないほど有名なメールアプリケーションです。Microsoftが提供するExcelやPowerPointと同じようにOfficeスイートの一部として提供され、パソコンにインストールすることでメールクラインとしてビジネスメールをやり取りしたり、予定表を作成してそれを共有したり、会議の出席依頼を送信したりと色々な使い道があります。

ではExchange OnlineとはどういったWebメールサービスなのでしょうか?まず、Exchange Onlineは従来から提供されているサーバー製品のメールシステムであるExchange Serverの機能を踏襲し、オンライン版として提供されているサービスです。主な特徴を如何にご紹介します。

50GBのメールボックス

Exchange Onlineではユーザーごとに50GBのメールボックスが付与されます。50GBという容量はメールボックスとしてかなり大容量なものです。多数のユーザーが利用していりGmailはサービス全体で15GBの容量であり、その他のWebメールサービスに関しても50GBほどのメールボックスを用意しているサービスは少ないでしょう。

ビジネスでは日々大量のメールがやり取りされ、あっというまに容量を圧迫します。ですがExchange Onlineなら大容量のメールボックスで安心して日々のビジネスメールをやり取りできます。

OWAでいつでもビジネスメール

Exchange Onlineを導入するとWebメールクライアントとしてOWAOutlook Web App)を利用できます。無料WebメールサービスのOutlook.comとは違い、デスクトップ版のOutlookの機能を踏襲しているので、ビジネスメールとしてフル活用可能です。

何よりも、インターネット経由で利用するためいつでもどこでもビジネスメールを活用できるのが魅力です。社内にいなくても同じメールボックスを利用できるので、コミュニケーションが大幅に活発化します。

組織全体のセキュリティポリシーを適用

ISPが提供するWebメールサービスではなくExchange Onlineのようなメールシステムを利用する理由は、組織全体でセキュリティポリシーを管理できることです。管理者が設定したポリシーを組織全体に適用したり、さらにはユーザーごとにアクセス制限をかけることで重要データの損失を防ぐことができます。

データ損失防止でセキュリティを維持

Exchange Onlineの特定のプランにはデータ損失防止機能(DLP)が備わっています。これはポリシーを設定することで、ユーザーがそれに抵触したメールを送信しようとした場合に警告したり管理者に通知することで、重要データの損失を防止するという機能です。

近年では誤送信などによって情報漏えいに至るケースが少なくないため、欠かせない機能の一つとなっています。

インスタントメッセージ(IM)で素早いコミュニケーション

OWAにはインスタントメッセージ機能が備わっているので、通常のメールよりも素早いコミュニケーションが可能です。緊急的な判断が求められる状況や、ちょっとしたミーティングにも活用できます。

Exchange OnlineのメールクライアントとしてOutlookを使用する

Exchange Onlineは通信プロトコルとしてPOP3を採用しているので、ほとんどのメールアプリケーションをクライアントとして使用できます。しかしながら、Exchangeのメールクライアントとして最もフィットしているのが、やはりMicrosoftが提供するOutlookです。

OutlookはOWAと違ってOfficeスイートのライセンスを取得する必要があります。つまりExcelやPowerPointと一緒に購入する必要があるということです。もちろん、Outlookのみのライセンスも存在します。

Outlookを利用すれば単にメールを読んだり送信したりするだけでなく、組織全体で連絡先や予定表を共有したり、従業員1人1人が名刺管理を行わなくても、連絡先のメールアドレスや住所、電話番号等を簡単に共有管理できます。

コンプライアンスを達成するための4つのステップ
【新しいOffice編】Office365導入のススメ

さらに、ミーティングを行うメンバーの空きスケジュールをOutlookで確認したり、簡単に会議を設定したりと、わざわざメールでスケジュールを確認するなどの手間はありません。

デスクトップのメールクライアントとしてOutlookを、WebメールクライアントとしてOWAを使用すれば、ビジネスメールとして最強の環境が手に入るということです。

Office 365ですべてを整える

上記のような環境を手に入れるために、Exchange Onlineを契約し個別でOfficeスイートを取得する必要はありません。Microsoftが提供するクラウドコラボレーションサービスのOffice 365があります。

Office 365とはExchange Onlineを含め、SharePoint OnlineSkype for Businessなど様々なコラボレーションツールを提供しているサービスです。さらに、Officeスイートのすべてを利用できるライセンスも付帯できます。つまりOffice 365を契約するだけで、Exchange OnlineもOfficeスイートも、さらに組織のコミュニケーションを活発化するためのコラボレーションツールも手に入ります。

Exchange OnlineとOfficeスイートを同時に取得できるプランは以下の通りです。

  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

いかがでしょうか?現在ISPが提供するWebメールサービスを利用している、メールシステムをまだ導入していないという方は、この機会にOffice 365の導入をぜひご検討ください。

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OutlookとExchange Onlineで最強のメール環境を手に入れる

ビジネススタンダードなメールアプリケーションとしてOutook、そしてビジネススタンダードなWebメールサービスといえばExchange Online。どちらもMicrosoftが提供しています。

メールは現代ビジネスにおいて電話と同じような必須コミュニケーションツールとなっています。ビジネスパーソンの名刺を見れば、そこには必ずメールアドレスが記載されているでしょう。しかしながら、そのメールアドレスがISP(Internet Service Provider:GoogleやYahoo!など)から取得したものですと、会社としての信用が低下します。やはり独自ドメインによるメールアドレスを取得することがビジネスとしての基本です。

GmailやYahoo!メールでも独自ドメインを設定することはできますが、やはりビジネスメールに特化した専用のシステムを構築することがビジネス上のコミュニケーションを円滑にします。

そこで本稿では、OutlookとExchange Onlineで最強のメール環境を手に入れる方法についてご紹介します。

Exchange Onlineとは?

Outlookは今や説明はいらないほど有名なメールアプリケーションです。Microsoftが提供するExcelやPowerPointと同じようにOfficeスイートの一部として提供され、パソコンにインストールすることでメールクラインとしてビジネスメールをやり取りしたり、予定表を作成してそれを共有したり、会議の出席依頼を送信したりと色々な使い道があります。

ではExchange OnlineとはどういったWebメールサービスなのでしょうか?まず、Exchange Onlineは従来から提供されているサーバー製品のメールシステムであるExchange Serverの機能を踏襲し、オンライン版として提供されているサービスです。主な特徴を如何にご紹介します。

50GBのメールボックス

Exchange Onlineではユーザーごとに50GBのメールボックスが付与されます。50GBという容量はメールボックスとしてかなり大容量なものです。多数のユーザーが利用していりGmailはサービス全体で15GBの容量であり、その他のWebメールサービスに関しても50GBほどのメールボックスを用意しているサービスは少ないでしょう。

ビジネスでは日々大量のメールがやり取りされ、あっというまに容量を圧迫します。ですがExchange Onlineなら大容量のメールボックスで安心して日々のビジネスメールをやり取りできます。

OWAでいつでもビジネスメール

Exchange Onlineを導入するとWebメールクライアントとしてOWA(Outlook Web App)を利用できます。無料WebメールサービスのOutlook.comとは違い、デスクトップ版のOutlookの機能を踏襲しているので、ビジネスメールとしてふる活用可能です。

何よりも、インターネット経由で利用するためいつでもどこでもビジネスメールを活用できるのが魅力です。社内にいなくても同じメールボックスを利用できるので、コミュニケーションが大幅に活発化します。

組織全体のセキュリティポリシーを適用

ISPが提供するWebメールサービスではなくExchange Onlineのようなメールシステムを利用する理由は、組織全体でセキュリティポリシーを管理できることです。管理者が設定したポリシーを組織全体に適用したり、さらにはユーザーごとにアクセス制限をかけることで重要データの損失を防ぐことができます。

データ損失防止でセキュリティを維持

Exchange Onlineの特定のプランにはデータ損失防止機能(DLP)が備わっています。これはポリシーを設定することで、ユーザーがそれに抵触したメールを送信しようとした場合に警告したり管理者に通知することで、重要データの損失を防止するという機能です。

近年では誤送信などによって情報漏えいに至るケースが少なくないため、欠かせない機能の一つとなっています。

インスタントメッセージ(IM)で素早いコミュニケーション

OWAにはインスタントメッセージ機能が備わっているので、通常のメールよりも素早いコミュニケーションが可能です。緊急的な判断が求められる状況や、ちょっとしたミーティングにも活用できます。

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Exchange OnlineのメールクライアントとしてOutlookを使用する

Exchange Onlineは通信プロトコルとしてPOP3を採用しているので、ほとんどのメールアプリケーションをクライアントとして使用できます。しかしながら、Exchangeのメールクライアントとして最もフィットしているのが、やはりMicrosoftが提供するOutlookです。

OutlookはOWAと違ってOfficeスイートのライセンスを取得する必要があります。つまりExcelやPowerPointと一緒に購入する必要があるということです。もちろん、Outlookのみのライセンスも存在します。

Outlookを利用すれば単にメールを読んだり送信したりするだけでなく、組織全体で連絡先や予定表を共有したり、従業員1人1人が名刺管理を行わなくても、連絡先のメールアドレスや住所、電話番号等を簡単に共有管理できます。

さらに、ミーティングを行うメンバーの空きスケジュールをOutlookで確認したり、簡単に会議を設定したりと、わざわざメールでスケジュールを確認するなどの手間はありません。

デスクトップのメールクライアントとしてOutlookを、WebメールクライアントとしてOWAを使用すれば、ビジネスメールとして最強の環境が手に入るということです。

Office 365ですべてを整える

上記のような環境を手に入れるために、Exchange Onlineを契約し個別でOfficeスイートを取得する必要はありません。Microsoftが提供するクラウドコラボレーションサービスのOffice 365があります。

Office 365とはExchange Onlineを含め、SharePoint OnlineやSkype for Businessなど様々なコラボレーションツールを提供しているサービスです。さらに、Officeスイートのすべてを利用できるライセンスも付帯できます。つまりOffice 365を契約するだけで、Exchange OnlineもOfficeスイートも、さらに組織のコミュニケーションを活発化するためのコラボレーションツールも手に入ります。

Exchange OnlineとOfficeスイートを同時に取得できるプランは以下の通りです。 

  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

いかがでしょうか?現在ISPが提供するWebメールサービスを利用している、メールシステムをまだ導入していないという方は、この機会にOffice 365の導入をぜひご検討ください。

【ホスティング メール 編】Office365導入のススメ

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