意外と知らないOutlookを使用した会議予約の裏技

 2017.11.20  Office365編集部

皆さんは、Outlookで会議予約機能を使用していますか?ExchangeやExchange OnlineといったMicrosoft社製のメールシステムにはリソース機能という、会議室や社有車といった共有資源を管理できる機能が備わっています。

リソースとして会議室を登録すれば、会議室の予約管理を簡単に行えるというわけです。

いまだにExcelで作成した予約管理表を会議室に手貼りしている、会議室予約を効率化したいなどの要望がある方は、ここで紹介する会議室予約の裏技をぜひ活用してみてください。

会議室を登録して予約管理が行えるようにする

スムーズな会議室予約を行うためには、Exchange Onlineの管理画面にて会議室を登録するのが先決です。以下の手順に従って、Exchange Onlineに会議室を登録しましょう。

Exchange Onlineに会議室を登録する方法

まず、Exchange Onlineで会議室を登録することを、正確には会議室メールボックスを作成するといいます。これはどういうことかというと、Exchange Onlineのリソース機能では、リソースごとにメールボックスを付与します。

つまり、kaigishitsu@×××.onmicrosoft.comのようなメールアドレスを付与して管理することになるのです。

手順としてはExchange Onlineの管理センターにて、受信者>リソースとページを移動します。次に新規作成>会議室メールボックスの順でクリックすると、新しい会議室を登録できます。会議室名とエイリアス(メールアドレスの‘@以前の部分)、場所、電話、容量といった必要事項を入力すれし、保存をクリックすれば会議室メールボックスが作成されます。ちなみに入力項目のうち、必須は会議室名とエイリアスのみです。

作成した会議室メールボックスの会議室名は、組織のアドレス帳に表示されます。

以上のように会議室メールボックスとして新しい会議室を追加すると、後述するOutlook以外での会議室予約方法が可能になります。

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Outlook上から会議を予約する方法

Outlookから会議予約を行う方法はシンプルです。Outlookを開いたらホームタブ新規作成欄新しいアイテムをクリックします。表示されたリストから会議をクリックしましょう。あるいは、予定表>新しい会議という手順でも会議予約が行えます。

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次に宛先ボックスに参加者の宛名を記入し、件名ボックスに会議の内容を入力します。場所ボックスでは開催場所を入力し、次のオプションを選択しましょう。

  1. 特定の開始時刻と終了時刻を指定するには、開始時刻一覧終了時刻一覧で会議の開始時刻と終了時刻をクリックします。
  2. 終日イベントの場合、終日イベントチェックボックスを選択します。真夜中から真夜中まで続く24時間のイベントとしてイベントが表示されます。

会議出席依頼メッセージボックスは受信者と共有する情報があれば入力します。

次に、スケジュールアシスタントをクリックします。ここでは、会議参加者の予定と会議室(リソース)の予約状況を重ねて、予約可能な日時を選択します。ちなみにこちらの機能が、Exchange Onlineまたはサーバ型のExchangeを使用していて、かつ会議室をリソースとして登録している場合に使用可能です。

上記の手順が完了したら、次のいずれからのオプションを選択します。

  1. 出席者の追加をクリックし、必須任意、またはリソースの各ボックスに、受信者名、電子メールアドレス、またはリソース名(セミコロンで区切ります)を入力します。
  2. 検索ボックスに出席者候補の名前を入力し、検索をクリックします。結果一覧から名前を選択し、必須出席者任意出席者リソースのいずれかをクリックします。

Exchange Onlineを使用している場合は、会議室の検索ウインドウに、会議の開催に最適な空き時間が表示されます。会議開催時間を選択し、最後に定期的な会議ではない場合はそのまま送信をクリックして完了です。

以上の手順を踏むことで、Outlook上からの会議予約ができます。Exchange Onlineを使用していない場合は、スケジュールアシスタントではなくスケジュールをクリックして、出席者の追加>アドレス帳から追加をクリックし、会議予約を行えます。

このように、Outlookでの会議予約はシンプルかつ簡単です。デスクを立たずとも会議室予約まで行えるので、すでにOutlookやExchange Onlineを使用している場合は、ぜひこの機能を活用してください。

会議予約を転送する

開催者から送信された会議予約は、Outlook上でさらに転送できます。手順としては予定表または電子メールのどちらに含まれているかに応じて2通りの方法があります。

予定表に含まれている会議予約を転送する

Outlook上で予定表欄>会議をダブルクリックすると、定期的案アイテムを開くというダイアログボックスが表示されます。そこでこの回のみをクリックし、1回の会議を転送するか、一連の予定全体をクリックして一連の予定を転送します。

個別会議または定期的な会議タブのアクショングループにて、転送>転送の順でクリックしましょう。宛先ボックスに会議予約転送先のメールアドレスを入力して、送信をクリックします。

以上で予定表からの会議予約転送は完了です。

電子メールに含まれる会議予約を転送する

会議予約が含まれる電子メールを開き、会議タブをダブルクリックで開きます。次に会議または定期的な会議タブのアクショングループ、転送>転送の順でクリックしましょう。宛先ボックスに会議予約転送先のメールアドレスを入力して、送信をクリックします。

以上で電子メールからの会議予約転送は完了です。

会議予約の転送機能は、開催者が会議参加者全員の連絡先を知らない場合に有効です。会議出席依頼を送信する際に、特定の参加者に他の参加者へ会議予約を転送するよう呼びかければ、効率良く参加者全員に出席依頼を出せます。

こうした会議予約転送はOutlookならではの機能なので、こちらも会議予約機能と合わせて活用してみてください。

Office 365で会議をもっと効率化する

Outlook並びにExchange Onlineを提供するOffice 365は、他にも様々なツールを提供しています。例えばSkype for Businessを使用すれば、そもそも会議室に集まらなくても遠隔地で会議を開催できます。

SharePoint Onlineならば共有ファイル上に会議資料を置いておけば、事前の資料配布に使えます。

会議中はOneNoteを使用して議事録を取りましょう。ファイルはOneDrive for Businessというオンラインストレージへ自動的に保存されるので、形式を指定してダウンロードしたり、簡単にファイルを共有できます。

このように、OutlookやExchange Onlineだけでなく、Office 365として様々なツールを活用することで、会議予約だけでなく会議にかかわる様々な作業効率化できます。

皆さんも、会議効率化を検討する際は、Office 365導入を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

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