これは便利!OutlookとTeamsでスケジュールを連携

 2020.01.28  Microsoft 365チャネル編集部

マイクロソフトが提供しているMicrosoft Teams(以下Teams)が、どんどん便利になっています。Teamsはもともと、Office 365内における「チームワークのハブ」として開発されたアプリケーションですが、現在ではスタンドアロンサービスも提供されていますし、Skype for Business Onlineの統合が予定されています。現在Skypeを使っているユーザーは、2021年7月31日までにTeamsへの移行を完了させる必要があります。

「SkypeからTeamsへ移行することで、使いづらくはならないか?」と心配している方も多いようですが、SkypeにできてTeamsにできないことはありません。その上で、Teamsでしか利用できない機能が多彩に用意されているので、チームのコミュニケーション効率や利便性は格段にアップするはずです。

本稿では、中でも便利なOutlookとTeamsでスケジュールを連携する機能についてご紹介します。

OutlookとTeamsを連携するには?

デスクトップ版OutlookのTeams会議アドイン

OutlookとTeamsを連携するためには、Teamsの「会議アドイン」を使います。Teamsを所有しているユーザーとOffice 2010/Office 2013/Office 2016がWindows PCにインストールされている場合、Teamsの会議アドインが自動的にインストールされています。会議アドインはユーザーが使っているOutlookの「予定表リボン」に表示されます。

Outlook for MacのTeams会議アドイン

Outlook for Macの会議アドインは、「16.24.41.4.0」を実行している場合、Outlook for Macのリボンに表示されます。

Outlook Web AppのTeams会議アドイン

Outlook Web Appの以前のバージョンをユーザーが使っている場合、Outlook Web AppのTeams会議ボタンが新しいイベント作成の一部として表示されています。

Outlook Mobile(iOSとAndroid)のTeams会議アドイン

Outlook iOS と Android アプリの最新のバージョンでTeamsの会議アドインが表示されます。

引用:『Outlook から Teams の会議のスケジュールを設定する

Microsoft Teamsマニュアル+Botで簡単利用
ドキュメント可視化/レポートツールdo! bookシリーズ

Teams会議アドインで会議を設定する

Teams会議アドインを使って会議を設定する手順をご紹介します。

デスクトップ版OutlookとOutlook for Mac

「新しいチーム会議」をクリックしたら、「宛先」フィールドに招待者を追加します。連絡先グループ全体を招待することもできます(以前は「配布リスト」とよばれていた)。会議の件名、場所、開始時刻、終了時刻を追加し、次に「送信」をクリックしましょう。さらに、Outlookから組織外のユーザーを招待することも可能です。方法は後述します。

iOS版とAndroid版Outlook

Outlookでアプリの右下にある予定表アイコンをタップし「+(プラスボタン)」をタップします。「Teams会議」まで下にスクロールして、トグルスイッチをオンにしてください。「宛先」フィールドに招待者を追加します。連絡先グループ全体を招待することもできます(以前は「配布リスト」とよばれていた)。会議の件名、場所、開始時刻、終了時刻を追加し、次に「送信」をクリックしましょう。

「宛先」フィールドに招待者を追加します。連絡先グループ全体を招待することもできます(以前は「配布リスト」とよばれていた)。会議の件名、場所、開始時刻、終了時刻を追加し、次に「送信」をクリックしましょう。

Outlookからゲストを招待して会議を開催する

では、組織外のユーザーを招待して会議を開催するにはどうすればよいのでしょうか?そのためにはまず、組織外のユーザーをゲストとしてチームに招待する必要があります。

ゲストにはOffice 365の職場または学校アカウントが必要です。ゲストのメールアドレスにMicrosoftアカウントが関連付けられていない場合、無料で作成されます。チームにゲストを追加するために、まずは「チーム」を選択してチームリストのチームに異動します。「その他のオプション」「メンバーの追加」の順に選択してください。

次にゲストのメールアドレスを入力します。Outlook、Gmailなどビジネス向けまたはコンシューマー向けのメールアカウントを持っていれば、誰でもゲストとしてチームに参加できます。
※この時、「一致する項目が見つかりませんでした」というエラーが表示された場合、組織はゲストの追加を許可していません。

次にゲストの名前を追加します。「ゲスト情報の編集」を選択し、わかりやすい名前を入力しましょう。この操作はすぐに行う必要があり、そのためにはIT管理者が後で実行できるようにする必要があります。

最後に「追加」をクリックすると、ゲストはチームへの参加に関する情報と、ゲストエクスペリエンスの内容が記載されたウェルカムメール招待状が届きます。

引用:『チームにゲストを追加する

ゲストのチームへの追加が完了したら、前述した手順に従って会議を設定し、ゲストが含まれているチームを選択します。

Microsoft Teamsを使ってみよう!

現在、Office 365を利用しているユーザーとSkype for Business Onlineを利用しているユーザーはいつでもTeamsが利用できます。Teamsへの技術的移行は簡単に行えますが、組織のコミュニケーション基盤を新しい環境に置き換えることは容易ではありません。まずは、組織の一部に限定してTeamsを使ってみましょう。そこから得られるノウハウによって、徐々に組織全体にTeamsを拡大していきます。一度Teamsを使えばその魅力を感じることができるのが、まずはTeamsを使ってみていただきたいと思います。

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