いまさら聞けないExchange Online、基本と機能のポイント

 2017.09.29  Microsoft 365チャネル編集部

Exchange Onlineって何? どんなことができるの?

Exchange Onlineは、クラウドで提供される安全性の高いメール&スケジュールのサービスで、Office 365を利用する最大のメリットの1つでもあります。

Exchange Online を導入すると、いつでもどこでもどんなデバイスからでも、メールが利用できるようになります。さらに、メール データを保全する自動バックアップ機能や誤送信防止機能なども装備しています。事業の継続性の確保(BCP) はもちろんのこと、コンプライアンスにも貢献します。

その主なポイントは、次のようになります。

  • メールデータを確実に保全
  • 50GBという余裕のメールボックスサイズ
  • 5種類の誤送信防止機能を標準装備
  • 複数のデバイスでも一貫性を維持
  • いつでもどこでもメールにアクセス
  • 他の人のスケジュールも一目瞭然

Exchange Onlineの基本

メールデータを確実に保全

メール データをデータセンター内の複数のデータベースに、自動的にバックアップします。データセンターに障害が発生した場合でも、データが自動的に別のデータセンターに転送され、データが保護されます。さらに、コンプライアンスに貢献するメール アーカイブ機能も用意されています。

50GBという余裕のメールボックスサイズ

メールボックス サイズは 50 GB。添付ファイル付きのメールをどんどん保存しても、そう簡単にはいっぱいになりません。また送受信可能なメールの最大容量も 25 MB なので、大容量の添付ファイルも気軽にやり取りできます。

5種類の誤送信防止機能を標準装備

メール誤送信は情報漏えいの大きな原因の 1 つですが、Exchange Onlineならこの問題も解決できます。組織外の受信者を To/CC に指定すると警告を発する「メール ヒント」、送信ボタンを押した後指定した時間だけ送信を遅らせる「遅延送信」、状況に合わせてメール送信時の処理内容を指定できる「トランスポート ルール」、個人情報等の機密情報を自動検出する「データ損失保護」、メール内容を暗号化する「Office 365 Message Encryption」の 5 つの機能によって、メールによる情報漏えいを防止します。

複数のデバイスでも一貫性を維持

Exchange Online なら、クラウド上に保存されたメールを、PC や各種デバイスから見に行くスタイルに変わります。ネットワークに接続できない環境でも、デバイスとのデータ同期を行うことで、メールボックスの参照が可能。複数の PC やデバイスを使った場合でも、常に同じメールボックスが利用できます。

いつでもどこでもメールにアクセス

インターネット経由でアクセスできるため、いつでもどこからでもメールボックスを利用できます。

他の人のスケジュールも一目瞭然

予定表で確認できるのは、自分の予定だけではありません。グループ メンバーの予定も一覧表示で確認可能。関係者のスケジュール状況を見て、会議を設定するといったことも、短時間で行えます。

導入するとどんな効果が得られるのか

Exchange Onlineを活用すれば、場所にとらわれないメールのやり取りが実現します。

いつでもどこからでもメールを送受信

Exchange Onlineは、クラウドで利用できるメールなので、オフィスだけではなく、外出先や自宅からでもPCやタブレットやスマートフォンから、同じメールや予定を確認できます。いつでもどこからでもメールを送受信できるので、お客様からの問い合わせなどにも、すぐにレスポンスできるので、ビジネスチャンスを逃さなくなります。

パソコンが故障してもメールは安全

Exchange Onlineのメールは、マイクロソフトの堅牢なデータセンターに保存されています。そのため、個人で利用しているPCが故障しても、過去に受信したメールが失われることはありません。また、PC以外のデバイスからもメールを利用できるので便利です。

チームメンバーの予定が一目瞭然

Exchange Onlineは、メールだけではなく各自の予定もクラウドで保存しています。そして、閲覧を許可した者同士で、互いの予定表を参照し合い、スケジュールの調整を行えます。部門や部署にプロジェクトなどのチームで、互いの予定表を共有しておけば、いつでもどこでもメンバーの予定が一目瞭然になるので、打ち合わせや会議のスケジュールも迅速に決められるようになります。

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Exchange Onlineで成功した企業

すでにExchange Onlineを導入した企業からは、こんな声が寄せられています。

移動中や外出先からでもスマートフォンのブラウザーを介してメールや資料を確認したり、指示を出したり、24 時間スタンバイ状態が可能になりました。
(フェイス・ワン株式会社)
以前とは比べものにならないほど業務効率が上がりました。POP メールの環境には、もう戻ることができません。
(株式会社シーケービー)
社長のわたしとメールでやり取りする社員はごく少数に過ぎませんでしたが、Office 365 の導入後はコミュニケーションが活発になりました。社員もわたしが業務ノートを見ていると知っているので "ちゃんと書こう" と意識します。
クラウドによるスケジュール管理を始めてからは、営業が工場の担当者の稼働状況を把握できるようになったためこ、業務の集中も避けられるようになった。
(富山建材株式会社)

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