リモートワーク(テレワーク)導入時のポイント

 2019.05.17  Microsoft 365チャネル編集部

皆さんの会社では、リモートワーク(テレワーク)に対してどういった考えを持っているでしょうか?

自宅やカフェ、コワーキングスペース等を利用してオフィス以外の場所での仕事環境を整えるリモートワークは働き方改革の一環として注目されています。リモートワークを採用するメリットも非常に多く、会社にとって大きな労働生産性を生み出すきっかけにもなるでしょう。

しかしながら、リモートワークを採用して成功したという会社ばかりではありません。会社によってはリモートワークを採用したことで仕事効率が下がり、労働生産性が低下したため即刻以前の労働環境に戻したという事例もあります。

そこで本稿では、リモートワークを導入するにあたってのポイントをご紹介します。

リモートワークの課題を整理

リモートワークを導入することで得られるメリットがたくさんあります。ただし、メリットばかりではないのがリモートワークです。まずは、リモートワークを導入することの課題について整理します。

<社員から見た課題>

仕事がWi-Fi環境に依存する

仕事する場所を選ばないといっても、基本的にはパソコンなどの端末を使用した仕事になるため、Wi-Fi環境に依存します。そのため、必ずしも「どこでも仕事ができる」というわけではありません。さらに、セキュリティを考慮して信頼性低いWi-Fiには接続しないように、カフェ等での仕事を禁止する場合もあります。

自分自身でスケジュールやタスクの管理を行う

リモートワークにおけるスケジュール管理やタスク管理は、完全なる社員自身の管理範疇になります。オフィスで仕事をしている時は上司が管理していたから楽だったと考える場合は、リモートワークを負担に感じるかもしれません。

セキュリティ対策を独自に実施する責任が伴う

リモートワークを導入している環境では、社員各人が利用する端末を社内ネットワークで管理することが難しいため、社員各人が独自にセキュリティ対策を実施する必要があります。たとえば端末のパスワード変更を定期的に実施したり、ウイルス対策ソフトをインストールしたりと、会社では管理の手が及ばない範囲でのセキュリティ対策は社員に委ねられることになるでしょう。 

<会社から見た課題>

労働生産性の評価が難しい

労働生産性が向上するきっかけになる可能性はありますが、オフィス内で勤怠を徹底管理しているわけではないため、その労働生産性が評価しづらいというデメリットもあります。

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直接的なコミュニケーションが減少する

会社と社員の直接的なコミュニケーションが減少することにより、情報共有効率が手かする恐れがあります。さらに、社員の会社に対する愛着心が不足するケースも考えられますので、リモートワークを実践しても積極的に情報を発信したり、コミュニケーションを取れる環境を整えたりすることが大切です。

一部での不満が溜まる可能性がある

リモートワークを実践するにあたり、全社的に多様な働き方を提供するのは現実的に考えて難しい話です。会社の規模が大きいほど、リモートワークで働ける社員と、オフィスに出社しなければならない社員がハッキリと分かれます。そうすると一部の社員から不満の声が出てくることもあるので注意が必要です。

人事評価が難しくなる

物理的に離れた場所で仕事をしている社員を管理するのには限界があります。そのため、成果主義になりがちで今までのような人事評価ができなくなる可能性があります。

情報漏えいリスクが増える

社内ネットワークで管理されていない端末を仕事に使用することによって、情報漏えいリスクが増えるのは確かな事実です。そのため会社としては、業務システムをセキュリティ性の高いクラウドサービスに置き換えたりと、いろいろな対策を取る必要があります。

リモートワークを導入するためのポイント

では、リモートワークを導入するにあたり、注意すべきポイントとは何でしょうか?「労務環境」「ICT環境」「執務環境」の3つに分けてご紹介します。

労務管理

リモートワークはオフィス内での仕事環境を提供するのと比較して、労務実態を把握しにくいという課題があります。そのため、まずはリモートワークにおける時間管理の方法に検討しましょう。通常の労働時間制、事業外みなし労働時間制、裁量労働制のいずれかから選択することになります。

労働災害においては、リモートワークでは異なる点が大きくなります。私的行為が原因であるものは業務上の災害にはなりませんが、業務起因性、業務遂行性の要件を満たせば労災保険給付の対象になります。

そして一番大切なのが評価制度です。週に1~2日程度のリモートワークならば評価制度を変える必要はありませんが、フルのリモートワークの場合は新しい評価制度の検討が必要です。

ICT環境

リモートワークにおけるICT環境では、通信インフラに発生する費用を負担するかどうかの検討がまず必要です。個人契約の通信インフラを使用する場合が多く、追加費用が発生しないため費用負担はしないという会社が多いでしょう。

仕事に使用する端末としては「シンクライアント」を採用する会社が増えています。ハードディスクが無くデータが端末に残らないため、情報セキュリティを強化できるでしょう。通常のパソコンに認証用USBキーを挿入して、仮想シンクライアント環境を構築するという手段もあります。

リモートワーク導入にあたって絶対的に必要なICTツールがWeb会議システムです。端末にソフトウェアをインストールする必要はありませんし、遠隔地とのコミュニケーションを簡素化します。

電話環境に関しては、会社支給のスマートフォンを利用したり、個人のスマートフォンの請求先得を会社と個人に分けたりと、様々な方法があります。内線にかかってきた電話を転送することも検討しましょう。

執務管理

執務管理においてはまず、リモートワークにあたっての会社規定やルールの制定が重要になります。自宅などオフィス以外の作業になるため、プライバシーに配慮しつつ作業環境に関する規定・ルールづくりが必要です。作業環境としては机・椅子等を会社から支給する場合もあります。

作業管理に関しては、勤怠把握が可能なツールを導入するなど、社員の働き方について管理できるようなツールが必要になるでしょう。

以上のポイントに配慮することによって、リモートワークの課題をクリアしつつ、適切な仕事環境を整えることができます。

リモートワークにOffice 365を!

快適なリモートワーク環境を整えるためにコラボレーションツールサービスが欠かせないと言われています。ビジネスチャット、Web会議システム、クラウドストレージ等を統合的に提供することで、組織全体のコミュニケーションを図り、リモートワーカーとオフィスを繋ぐためのツールにもなります。

Microsoftが提供するコラボレーションツールサービスがOffice 365です。Office 365では多数のコミュニケーションツールに加えてWord・Excel・PowerPointといったOfficeアプリケーションも提供しており、リモートワーク環境を快適なものにします。今後、リモートワーク導入を検討している場合は、同時にOffice 365もご検討ください。

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