生産性向上の取り組みは、社員のパフォーマンスを向上させ、付加価値を生み出しやすい環境づくりにつながります。
とはいえ、具体的にどのような施策を行うべきか迷う方もいるのではないでしょうか。そこで本記事では、特に効率化を図りやすい事務職に着目し、生産性向上の具体策や注意点を解説します。
事務職が生産性向上に取り組むべき理由
生産性向上で重要なのが、社員が生産性のある仕事に集中できるようにすることです。そのためには、業務のムリ・ムダ・ムラをなくし、効率化に取り組むことが必要になります。
なかでも特に効率化を図りやすいのが、事務職の仕事でしょう。事務作業はルーティンワークも多いので、比較的効率化しやすく、改善できれば会社の生産性向上に貢献しやすいのが特徴です。ITツールなどを導入し、毎日決まったことを行う事務作業を効率化できれば、時間や人材など資源の浪費を防ぐことにもつながります。
事務職の生産性向上につながる具体策7選
事務作業の効率化は、ポイントを押さえて取り組むことが成功のカギです。ここからは、事務職の生産性向上につながる具体策を7つ紹介します。
1.業務マニュアルを作成する
業務内容やルールは、業務マニュアルとしてまとめておくと効率化を図れます。
担当者がひとりで作業を進められるようになれば、“聞く時間”も“聞かれる時間”も削減でき、効率的に仕事が進みます。教育や指導に費やす時間や手間も削減可能です。人によって言っていることが違うということも起きにくいでしょう。
属人化回避や品質の均一化も図れるのも、業務マニュアル作成のメリットです。担当者によって出来上がりの品質にばらつきが生じることや、担当者不在で業務が滞る心配もありません。
2.ペーパーレス化を図る
ペーパーレス化を進めることも、事務作業の効率化に有効です。
紙の資料で管理していると、出先から確認できないなどの不便さや、必要な書類をスムーズに探せないなどの手間が発生します。コクヨ株式会社が2017年に行った調査では、1人当たりの書類を探す時間は、1日平均約20分、1年で約80時間に相当することがわかりました。ペーパーレス化を図ることで、情報へのアクセスがしやすく、必要な書類を探す時間を削減できる点は大きなメリットです。
部署間や支店間での情報共有や、情報管理がしやすい点もポイントです。誰が、いつ、どこでも情報を閲覧・更新できるようにすることで、稟議書や申請書などに関する手続きなどもスムーズになります。
3.社内コミュニケーションはメールよりチャットにする
スピーディーかつ同時に複数人とコミュニケーションがとれる「チャット」を導入すると、社内コミュニケーションの効率化が図れます。
メールの場合、やりとりが増えるほど過去の内容を見返すのに多くの時間を要します。一方でチャットは、過去の会話履歴はすべてタイムラインに残り、重要な情報はピン留めもできるので管理がしやすいです。案件ごとにグループを作成して会話できるので、共有漏れしにくいのもメリットでしょう。
さらに、メールだとエラーになるような大容量ファイルの添付も可能なので、手早く情報を共有できる点も魅力です。同時に複数案件を進めている場合には、案件ごとにトピックを立てて会話したり管理したりできるので、社内コミュニケーションがスムーズに行えます。
4.処理速度の速いPCに替える
使用しているパソコンを処理速度の速いものに替えることも、作業時間の削減に効果的です。
処理速度が遅いと、パソコンの立ち上げやアップデートに時間がかかりがちです。その間は作業ができないため、結果的に時間の無駄や損失につながることもあります。もし、パソコンを替えることで、月1時間の待ち時間を削減できれば、その分ほかの業務に充てることができ、生産性向上に有効です。
5.業務効率化につながるツールを導入する
業務効率化を図るためには、ツールの導入も有効です。
事務作業の効率化には、パソコン上で行う各種業務をロボットによって自動化するRPAなどが役立ちます。ほかにも、前述したチャットのようなコミュニケーションツール、タスク・プロジェクト管理サービスなどがあります。
導入コストはかかりますが、企業の課題を解決できるツールを導入・活用して生産性が向上すれば、時間や人にかかるコストの削減が期待できます。
6.ノンコア業務はアウトソーシングする
事務作業のなかで会社の利益に直結しないようなノンコア業務は、アウトソーシングするのもひとつの方法です。
たとえば、給与計算や請求書の発行など、単純作業かつ作業ボリュームの多いノンコア業務を外注化することで、社員は生産性の高い業務に時間を費やせます。
利益に直結するコア業務や、機密性の高い業務は外注化が難しい場合もあります。そのため、まずは社員が担当すべき業務と外注可能な業務を整理して、必要に応じてアウトソーシングを活用するとよいでしょう。
7.テレワークを推進する
テレワークを導入し、通勤や移動の時間を有効活用することも、生産性向上につながります。場所や時間にとらわれずに働けることで、ワーク・ライフ・バランスの充実につながるのもポイントです。
テレワークの導入により、ミスコミュニケーションや管理のしにくさを心配する担当者もいるのではないでしょうか。しかし、近年はテレワークの急激な普及に伴い、テレワークに適したあらゆるツール・システムが登場しています。
コミュニケーションツールや会議システム、クラウドシステムなど、状況や環境に適したツールを導入してテレワークを実施することで、社員満足度や生産性の向上が期待できます。
生産性向上を目指す際の注意点
生産性向上に成功すれば、利益創出など会社にも大きなメリットをもたらします。ここからは、生産性向上を目指す際の注意点を3つ紹介します。
業務全体を可視化して分類する
生産性向上を成功させるポイントは、業務全体を可視化することです。自社の実情に合わない施策をしても、高い効果は見込めないので注意しましょう。現在、自社の業務にはどのようなムリ・ムダ・ムラが生じているかを確認するために、業務フローや手順をもとに業務の全体像を把握することが大切です。
各業務の問題を洗い出したら、「全社で行う」「チームで行う」「個人で行う」など、誰が行う業務なのかを分類します。ここで、アウトソーシング可能な業務かどうかも分類しておくとよいでしょう。分類した後に、どれから着手するべきかの優先順位をつけることで、効率的に取り組みを進められます。
KPIを設定し社員全員が共通認識を持つ
生産性向上に取り組むこと自体が目的とならないよう、取り組みごとにKPI（重要業績評価指標）を設定し、社員全員で共通認識を持って進めましょう。
生産性向上は、経営者や幹部のみで取り組んで成果が出るものではありません。社員全員が自分事と捉えて、会社全体で取り組むことが大切なポイントです。そのためにも、社員全員でゴールの共通認識を持つ必要があります。
共通認識を根付かせるためには、意識強化対策も必要です。経営者やリーダーが主体となって取り組みごとのKPIを定期的に評価すると、取り組みの進捗が可視化でき、社員が前向きに取り組めるようになります。
成果が出るまでに時間がかかることを理解する
生産性向上に取り組んだからといって、すぐに成果が出るわけではありません。成功には時間がかかることを理解したうえで進めていくのも大切です。
特に、ナレッジやノウハウを共有しながら取り組む場合には、長い時間を要します。成果が出ないからとすぐに諦めたり、別の施策を試したりするのではなく、長期的に取り組んでいきましょう。
まとめ
事務作業の効率化は、会社全体の生産性向上に効果的です。
取り組みにはツールの導入がおすすめです。「Microsoft 365」は、ファイル共有やチャット機能、タスク管理機能など、生産性向上に役立つさまざまな機能が利用可能です。
自社に合うツールを導入し、生産性向上を目指しましょう。
