会議室予約の手間やムダを削減するポイント

 2017.12.13  Office365編集部

皆さんは、現在の会議室予約制度に無駄を感じたことはないでしょうか?

  • 会議室の空きが無いから仕方なく貸会議室やカフェを利用したものの、実際には予約された会議室が使用されていなかった
  • 会議室の予約時間よりも早く会議が終了したにも関わらず、予約状況に反映されておらず会議室が使用されていない時間がある
  • 予約のためには会議室入口に手貼りしてある予約表に、わざわざ予約時間を記入しに行かなければならない

このように、会議室予約には実に多くの無駄が生じており、それ故に様々なところで弊害が起きています。こうした手間や無駄を削減し、会議室予約および会議を効率良く行うためには、どうしたらいいのでしょうか?

今回は、そんな会議室予約の手間や無駄を解消する、ポイントとツールについて紹介します。

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なぜ、多くの会議室予約は非効率なのか?

会議室予約に手間や無駄が生じてしまう原因はいくつかあります。まずはその原因について探っていきましょう。

予約制度やシステムそのものが非効率である

会議室予約が非効率な最たる原因は、予約制度やシステムそのものが非効率になっているという状況です。

例えば、先述したように会議室入口に予約表を手貼りしている場合、会議室を予約したい人は実際にその場所に赴き、予約状況を確認してから予約したい時間を記入します。このため、オフィスと会議室の距離によっては、予約のためだけに10分以上に時間を費やすケースも少なくありません。

さらに問題なのは、会議室使用の必要が無くなっても、予約キャンセルがほとんどされないという状況です。会議室の予約をキャンセルするためにも足を運ばなければならず、結果としてキャンセルがされない状態が続きます。

そうなると、本当に会議室を使用したい人が予約できず、企業全体の生産性が下がる原因にもなるのです。

会議室予約が非効率になっている原因はシステムにもあります。会議室予約を効率良く行おうと、予約システムを導入する企業も少なくないでしょう。しかし、実際に効率化できているのは予約時間を記入するために会議室に足を運ばなければならない時間だけであり、予約キャンセルなどが適切に行われていないという状況は、一向に変化しません。

これでは、真に会議室予約を効率化したことにはならないでしょう。

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このように、会議室予約を非効率にする原因は様々なところにあり、ひいては予約表をシステムを使用する人の、会議室予約効率化の意識が低いということも、原因の一つとして挙げられます。

会議室予約が非効率だと、どんな弊害があるのか?

会議室予約効率化への意識を高めるためには、非効率によってどんな弊害があるのかを知ることが大切です。

企業として最も致命的な弊害は、お客様を待たせてしまうということでしょう。

他社との共同プロジェクトに関する会議や、時には商談の場としても会議室は使用されます。しかし、会議室の予約がいっぱいの状況では、来客時にすぐに会議室に通すことができず、受け付けで待ってもらうことも多いのではないでしょうか。

お客様の立場に立って考えてみると、訪問してからすぐに会議室に通されるのと、5分間受付で待たされてから通されるのとでは、どちらの方が印象が良くなるか?当然、待たされずに通される方が、印象は良いに決まっています。

さらに、訪問してからすぐ会議室に通されることが何度も続けば、「この会社は会議室予約までもキッチリ行っていて、まじめな会社なんだな」という好印象を持ってくれることもあります。

会議室予約が非効率という状況は、実はこうした会社の印象を良くするチャンスを逃してしまっているのです。

この他にも、生産性を下げているという弊害も企業にとってダメージは大きいでしょう。例えば、予約していた会議が予定よりも10分も早く終わったにも関わらず、それが次の使用者に共有されていないと、10分間誰も会議室を使用していない時間が発生します。

10分もあれば、次の使用者は会議の準備を初めて、予約時間ピッタリには会議を行えるよう段取りできるでしょう。こうした時間を失っているということは、会議室使用者にとって企業にとっても生産性の低下につながります。

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会議室予約を効率良く行うためには?

では、会議室予約を効率良く行うためには、どういったポイントに気をつければいいのでしょうか?

まず一つ目に大切なポイントは、使用者にとって使いやすい会議室予約ツールを導入することです。「いきなりツールを導入することが大切?」と思われる方も多いでしょう。これには、明確な理由があります。

それは、予約制度だけを見直して使用者一人ひとりの意識を高めようとしても、往々にして規則が守られないためです。

例えば会議室に手貼りしてある予約表で管理している場合、「会議室を使用する必要がなくなった場合は、必ず予約キャンセルを行うこと」という規則を設定しても、守られるのは最初のうちです。

使用者の中の一人でもその規則を守らないと、次々に守らない人が現れ、最終的には予約キャンセルがまったくされない状況にあと戻りします。これは、予約キャンセルのために再度足を運ぶ手間が生じるためであり、そもそも効率化するための環境が整えられていないことで規則が守られません。

そこで、会議室予約を効率化するためのツールを導入します。

例えばMicrosoftが提供するOffice 365。このツールにはExchange Onlineというビジネスメールアプリケーションがあり、サーバ型Exchangeとほぼ同じ機能を持っています。複数ユーザーでスケジュールを共有したり、会議室予約を行ったりと、デスクに座ったたままでも会議室の予約及びキャンセルが可能です。

この他には、Skype for Businessというオンライン会議アプリケーションもあり、簡易的な会議であればデスクに座ったままでも行えます。毎度会議のために遠方に足を運んでいる場合は、その分の移動時間と交通費も削減できるでしょう。

さらにOffice 365が提供するExcelやPowerPointといったOfficeアプリケーションは、SharePoint Onlineによって複数人で共同作業ができます。そのため、そもそも会議室に足を運ばなくても、関係者間でオンライン会議を行うことも可能です。

このように、会議室予約を効率化するためにはまず、効率化のための環境を整えることが大切です。他には、会議室使用にかかるコストを算出したりと、様々な取り組みによって会議室予約は効率化されます。

徹底的に取り組みたい場合は、まず会議室予約の非効率によって起きる弊害をすべて理解して意識を高め、効率化のための環境を整えることが大切でしょう。

まとめ

会議室予約という一つの業務を改善するだけでも、企業全体の生産性は向上し、取引先からの印象を良くすることもでます。逆を言えば、会議室予約が非効率な企業は生産性が低く、取引先に悪い印象を与えている可能性があるということです。本記事を読み、少なからず会議室予約に非効率を感じているという方は、これを機に自社の予約環境や制度について見つめ直してみてください。会議室予約を改善して効率良くできれば、必ず生産性が上がり、企業としての印象や信頼も上がるはずです。

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