なぜ会議時間は長いのか?ムダを省いて効率的に会議を行うポイント

 2017.12.14  Office365編集部

無駄に長い会議に対してイライラした経験はないでしょうか?しかも、そうした会議に限って意見がまとまらなかったり、振り返ると何の意義があったのかと疑問を持つ内容になってしまいます。

このような会議が日常的に開催されていると、組織の生産性は低下し、社員のフラストレーションが増え、害悪しか生みません。

そこで、会議を効率的に行うポイントを知り、今まであった会議の無駄な時間を徹底的に排除していきましょう。会議の無駄を省くことで、有意義な議論が行え、組織全体の生産性も高まっていきます。

ポイント1.会議の参加人数を制限する

AmazonやGoogle、またはAppleといった先進的な企業の多くは、大人数での会議を開催しません。その理由は、会議の参加人数が増えるほど多くの意見が交差し、議論が複雑になり、結論に至らなくなるケースが多くなってしまうためです。

こうした経験は、おそらく誰もが一度は経験したことがあるでしょう。参加人数が少ない会議ほどスムーズに結論まで至り、参加人数が多い会議では思うように進展しない。参加人数を制限することは、そうした無駄な意見の交差を防ぐ効果があります。

具体的な人数としては、先述した企業のいずれも10人以下を推奨しています。ただし注意していただきたいのは、参加人数の制限を設けたからといって、制限いっぱいに参加者を招集しなければならない、と誤解しないことです。

例えば参加人数を10人以下に制限した場合でも、参加人数が3人で十分ならばそれ以上の参加者を招集する必要はありません。

このポイントの真意は、参加人数を極力減らして、コミュニケーションコストを下げることにあります。

ポイント2.必ず意思決定者が参加する

意思決定者が参加できないため、やむを得ずそのまま会議を開催するというケースは少なくありません。しかし、これほど無駄な時間を使ってしまう会議はないということを、知っていただきたいと思います。

会議というのは何かしらの意思決定を下すために開催されるものがほとんどです。そのため、意思決定者が参加していない会議は、会議内容を後日意思決定者と共有して、決定を仰ぐことになります。

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もしもその結論が意思決定者から見て「NO」ならば、再度同じ会議を開催しなければなりません。それ以前に、意思決定者がいない会議というのは往々にして無駄な議論が多くなり、意義のない時間になってしまいます。

だからこそ、会議には必ず意思決定者が参加していることが前提となるのです。意思決定者のいない会議は開催しないという規則を作るのもいいでしょう。

ポイント3.意味のない定例会議を廃止する

毎週月曜に会議を開くなど、週次や月次で定例会議を開催している企業は多いかと思います。しかし、果たしてその定例会議は、毎回意義のあるものになっているでしょうか?会議内容を思い返してみると、実はメールでもまったく問題ない連絡事項や状況共有だったりするケースは少なくありません。

つまり、定例会議の多くは習慣化されているから開催しているもので、ほとんどは廃止しても問題ないものばかりなのです。

ならばいっそ、無駄な定例会議は廃止してしまいましょう。毎週1時間の定例会議ならば年間で48時間、営業日に換算して6日間の時間短縮になります。

定例会議の参加者が10人だとして、平均日給が1万円と仮定すると年間で60万円ものコスト削減になるのです。

ポイント4.立ったまま会議を行う

近年、会議室に椅子を置かないという企業が増えています。スタンディング・ミーティングなどとも呼ばれるこの方法は、会議時間を短縮してより良い結論を導き出すために有効です。

立ったまま会議することの効果は、参加者がより会議に集中できるということです。人間は立ったまま何かを作業している場合、長時間立っていることを苦痛に思うので目の前の作業に集中し、出来る限り早く完了させようという心理が働きます。

このため、立ったまま会議を開催することで、参加者全員が会議により集中し、これまでよりも早く正確な結論を導き出せるのです。

ポイント5.進行役を決める

無駄な会議を排除するためには、進行役を一人決めます。さらに、原則として会議を進行できるのは進行役その人のみです。会議に参加している意思決定者も、上司も、進行を妨げてはいけません。

このように進行役を決め、その人に従った会議を進めることで会議進行に一貫性を持たせることができます。これは、会議中の議論の脱線を防いだり、意思決定者や上司の無駄な話を防ぐ効果もあります。

ポイント6.PowerPointを使用しない

会議によく見られるのが、会議の開催者や進行役がPowerPointを使用して会議を進行する様子です。一見効率良くスマートに会議を進めているように感じます。しかし、実際は会議も無駄を生んでしまっている原因に過ぎません。

その理由は、PowerPointというのは細かく構成された解説文とは違い、図形・画像・要点のまとまりであるため、何となくスマートに意義のある会議を行っているという錯覚を起こさせるためです。

PowerPointを使用している会議の多くは、開催者も参加者も何となく良い感じの会議を行っているように思ってしまいます。そのまま会議の結論が出てしまうと、「本当に社会人が集まって出した結論なのか?」と疑いたくなるほど稚拙なものばかりです。

最悪なことは、参加者の全員がその稚拙さにも気づかなくなってしまうということです。

このため、会議にPowerPointを使用しないことを規則として定めている企業も少なくありません。

ポイント7.会議を効率良く行うためのツールを導入する

会議に対しては様々な規則を作るだけでなく、効率化のためのツールを導入するのも非常に有効です。例えばOffice 365というクラウドサービスは、ビジネスコミュニケーションにとって不可欠なOffice・メール・ファイル共有・オンライン会議・などの機能を一括で提供しています。

中でもメールシステムを担うExchange Onlineは、Outlook上で会議予約が出来たり、関係者間でスケジュールを共有できたりと、コミュニケーションコストを下げるのに大いに貢献します。

こうしたツールの導入を検討することも、会議の無駄を排除するために必要です。

ポイント8.事前準備を徹底する

会議時間をどれだけ短縮できるかどうかは、如何に事前準備を徹底したかにもかかっています。意義のある会議では、会議時間よりも事前準備の方が長いという場合がほとんどです。

会議資料を最低でも1日前に配布したり、会議内容を事前に告知したり、会議参加者を決定したりなど事前準備にしっかりと時間をかければ、当日の会議は無駄なくスムーズに進行できるはずです。

まとめ

長い会議というのは、往々にして結論がまとまりません。それでは無駄に時間を費やしただけでなく、生産性が低下し、参加者のフラストレーションも溜まります。そのため、日常的に無駄のない会議を目指すことは非常に大切です。自社の会議に無駄が多いと感じている方は、ここで紹介したポイントを参考に、無駄なく効率良い会議を目指していただきたいと思います。

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