ファイル共有のセキュリティリスクを理解していないと、思わぬトラブルを招くおそれがあります。具体的にどのようなリスクがあるのか把握し、そのうえで安全性を高める取り組みが必要です。本記事では、ファイル共有におけるセキュリティリスクや、安全性を高める方法について解説します。
ファイル共有のセキュリティリスク
ファイル共有のセキュリティリスクとして、不正アクセスや共有作業ミス、マルウェアへの感染などが挙げられます。これらのリスクが高まった結果、どのような事態を招くおそれがあるのか正しく把握しておきましょう。
不正アクセス
不正アクセスとは、権限をもたぬ者がシステムやファイル、データなどへアクセスすることです。共有しているファイルに不正なアクセスが試みられることで、重要な情報が外部に流出してしまうおそれがあります。
顧客情報や新規プロジェクトの情報などが外部に流出してしまうと、組織に大きなダメージを与えかねません。社会的な信頼を失い、顧客や取引先が離れてしまう可能性もあります。
なお、不正アクセスは必ずしも外部の人間が引き起こすとは限りません。社内の従業員が不正アクセスし、情報を外部へ持ち出すといったケースもあるため注意が必要です。
共有作業ミス
共有プロセスでミスが発生するリスクもあります。たとえば、取引先に送るはずだったデータを顧客に送ってしまう、本来とは異なる取引先に送信してしまう、といったケースが考えられます。
また、添付するファイルを間違えてしまうミスも考えられるでしょう。似たようなファイル名が並んでいると、このような間違いを犯してしまうことがあります。このようなミスも、情報漏えいや組織の信頼失墜につながるため注意しなくてはなりません。
マルウェア
マルウェアは、端末やデータに害をもたらす悪意あるプログラムです。マルウェアに感染すると、データの破壊や改ざん、流出などのリスクが高まります。
また、オンラインを介して不特定多数とデータの共有が可能なファイル共有ソフトは、便利である一方でマルウェアへの感染リスクを高めるため注意が必要です。マルウェアに感染したファイルをダウンロードすると、端末が感染してしまうばかりか、ほかの共有ユーザーにも被害が広がる可能性があります。
ファイル共有の安全性を高めるには
ここからは、安全性を高めるための方法をピックアップして解説します
適切な共有手段・方法を選ぶ
ファイル共有といっても、方法はいくつもあります。USBを手渡しするケースもあれば、クラウドストレージでファイル共有を行うケースも増えています。それぞれセキュリティリスクが異なることを理解したうえで、適切な共有手段、方法を選びましょう。
社内での共有
社内での共有方法として、USBの手渡しが挙げられます。手軽である反面、直接本人に渡す必要があり効率的とはいえません。紛失した際には情報漏えいにつながるおそれもあります。
Windows 10のファイル共有設定を用いて共有する方法もあります。同一ネットワークを利用している端末からアクセスできるため、社内でのファイル共有に適しています。ただ、共有フォルダを使用している端末に不具合が発生すると、共有ができなくなるおそれもあります。
NASは、同一ネットワーク上であれば、複数の端末でファイル共有を行えるシステムです。手軽にファイルサーバーを構築できる反面、マルウェア対策をしていないとNASがマルウェアの発信源になるおそれがあります。
クラウドストレージは、クラウド環境でファイルの保存や共有ができるサービスです。手軽に導入でき、容量の拡張も容易だというメリットがあります。導入から運用開始までが短いのも魅力です。
社外との共有
社外との共有方法としては、メールが代表的です。メールにファイルを添付して送る簡単な方法ですが、誤送信や添付ミスなどの発生リスクがあります。
転送サービスは、ファイルをアップロードして、専用のダウンロードURLを相手に教えてファイルを共有できるサービスです。大容量に対応できるメリットがありますが、セキュリティはサービス提供元に依存します。
クラウドストレージも、外部とのファイル共有に適しています。大容量に対応可能で、誤送信や添付ミスのようなリスクも発生しません。セキュリティ水準の高いサービスであれば、マルウェアの感染や不正アクセスなどのリスクも軽減できるでしょう。
保管・送受信における対策を講じる
ファイルの保管や送受信に関する対策も講じる必要があります。代表的な対策としては、認証強化や暗号化、権限の設定、ログの取得などが挙げられます。
認証強化
ファイルへアクセスするための認証を強化することで、セキュリティリスクを引き下げられます。二段階認証をはじめとした、多要素認証を導入したサービスを選ぶことが大切です。
たとえば、クラウドストレージの認証システムが脆弱では、悪意をもつ第三者に認証を突破されてしまうおそれがあります。不正アクセスを許してしまい、情報漏えいにもつながるでしょう。このようなリスクを避けるため、二段階認証や多要素認証を利用できるサービスを選ぶ必要があります。
暗号化
ファイルやデータを暗号化できていないと、不正アクセスや盗聴などのリスクが高まります。情報が外部に流出してしまうおそれがあるため、サービス利用時には暗号化技術にも着目しましょう。
なお、メールのセキュリティ対策としてPPAPを用いるケースは多かったのですが、現在では利用しない企業が増えています。送受信に時間がかかるため業務効率の低下を招き、セキュリティ対策としての効果もそれほど高くないためです。
権限設定
適切にアクセス権限を付与することで、ファイル共有の安全性を高められます。誰でもファイルへアクセスできるとなれば、容易にデータを持ち出すことができ、情報漏えいにつながります。
サービスを選ぶ際には、細かくアクセス権限を設定できるかどうかをチェックしましょう。サービスによっては、データの閲覧のみ、ダウンロードのみといった設定が可能なものもあります。部門や個人単位でアクセス権限を設定できるサービスであれば、よりセキュリティ水準を高められるでしょう。
ログ取得
ログを取得できるサービスの利用も、ファイル共有のセキュリティ向上に有効です。誰がデータへアクセスしようとしたのか、といった情報はアクセス権限の設定のみではわかりません。ログ管理が可能なサービスであれば、各種アクセスの記録を把握できます。
ログをモニタリングできるサービスなら、内部不正の抑制にもつながります。また、万が一情報の漏えいなどが起きたときも、ログの解析から不正アクセスなどを行った人物を特定できます。
誤送信防止
悪意がなくても、人為的なミスでファイルを誤送信してしまうリスクがあります。このようなリスクを回避するには、誤送信を防止できる機能を実装したサービス、ツールの利用がおすすめです。
たとえば、ファイル送信を実行しようとしていることを警告してくれる機能や、事前の承認がないと送信できない機能などが該当します。後者は、実質的に二重チェックが実施されるため、ファイルの誤送信を未然に防げます。
マルウェア対策
ファイル共有の安全性を高めるには、適切なマルウェア対策も求められます。ツールやサービスによっては、マルウェアへの対策機能を実装したものもあるため、このような製品を導入すれば安全性を高められるでしょう。
たとえば、クラウドストレージの中には、アンチウイルス機能を実装したものがあります。ウイルスの検知及び通知や、感染したファイルのアップロードを阻止する機能を備えたものもあり、マルウェア感染の拡大を未然に防げます。
データそのものがマルウェアに感染しないよう、マルウェア対策ソフトを導入するのも有効です。マルウェアを検知できるのはもちろん、危険なサイトへのアクセスを警告してくれる機能を備えたものもあります。
まとめ
Microsoft 365のOneDriveなら、クラウドに保存したファイルへいつでもどこからでも自由にアクセスできます。ファイルの共有はもちろん、共同作業も可能であり、業務効率の向上が期待できます。万全のセキュリティを構築しているため、安全性の高いファイル共有を実現できるのもメリットです。
