SharePoint Onlineのファイル共有について！（IT 管理者設定編）

SharePoint Onlineには外部ユーザー招待機能があり、組織外のユーザーと共同で SharePoint サイトの利用や、外部の人とのファイル共有機能として活用できます。自社の SharePoint サイトに招待した組織外のユーザーのことを「外部ユーザー」とよびますが、外部ユーザーに対して SharePoint Online のライセンスを付与する必要もなく、また自社の SharePoint Online に招待できる外部ユーザーの数も無制限です。

「関連会社のメンバーとファイル共有を行いたい」、「プロジェクト管理サイトを取引会社のメンバーとの利用したい」など、社外のユーザーと SharePoint 機能を利用することで、ファイル共有場所としての利用から、SharePoint 各種機能と組み合わせてプロジェクトでやりとりするデータやファイル、全体スケジュールの共有といった利用方法まで活用の幅が広がります。

Microsoft Digital Trust Security ソリューション一覧

外部ユーザーとの共有方法

外部ユーザーとの共有方法は大きく3種類あります。

外部ユーザーをサイトに招待し、サインインしてサイト全体を利用してもらう ^※１
サイト全体ではなく、サイト内のファイル単位で外部ユーザーにアクセス権を付与し、ファイルの閲覧や編集を行ってもらう
サイト全体ではなく、サイト内のファイルに対して、リンクを知っているユーザーのみがアクセスできる匿名リンクを用意し、サインインせずにファイルのダウンロードを行ってもらう (この場合、サインインは必要ありません)

※1：一部外部ユーザーが利用できない機能はありますが、標準操作はほとんどが利用でき、サイトに対して閲覧や投稿、さらにはサイト管理者権限 (フルコントロール) を付与することも可能です。

外部ユーザーが利用できない機能

Excel Services、Visio Services
サイトメールボックス
検索センターを利用した検索機能
個人用サイト (プロファイル編集、OneDrive for Business)

外部ユーザーに必要なアカウント

3種類の共有方法のうち、ファイルに対する匿名リンクを利用する場合を除いて、外部ユーザーが SharePoint サイト、もしくは権限を付与された特定のファイルにアクセスするためには Office 365 に対するサインインが必要です。通常組織内の Office 365 機能にアクセスするためには組織内のアカウントを利用したサインインが必要ですが、外部ユーザーのアカウントはもちろん組織内には存在しません。

外部ユーザーとして利用できるアカウントとして、次の2つがサポートされています。

Office 365 アカウント (相手の組織も Office 365 を利用している)
Microsoft アカウント (Skype や OneDrive などの Microsoft のサービスを利用している場合、そのアカウントです)

外部ユーザーとしてサイトへの招待、もしくはファイルへのアクセス権を付与したいユーザーが所属する組織も Office 365 を利用していれば、その Office 365 アカウントであるメールアドレスを利用します。相手の所属組織が Office 365 を利用していない場合、Microsoft アカウントが必要です。Microsoft アカウントの作成自体に料金が必要ではないため、作成いただくか、もしくはファイルの共有だけであれば、匿名リンクを利用した共有でも可能です。

外部ユーザー招待機能は、組織外の方とのファイル共有や SharePoint サイトの共有が行えるため、便利ではりますが、IT 管理者にとってはセキュリティの懸念点にもなるでしょう。ユーザーが自由に社外のユーザーと、仕事で利用するファイルや、業務に密接した情報が格納されている SharePoint サイトを共有できるなんて、とんでもないと感じるケースも多いはずです。

SharePoint Online では外部ユーザー招待機能は、すぐに利用できるわけではなく、複数段階の設定を経て利用できるしくみとなっています。