Office 365で情報を共有すると、ビジネスはコウ変わる

 2017.10.10  Microsoft 365チャネル編集部

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はじめに

Office 365の情報共有をサポートするSharePoint Onlineは、様々なビジネスの現場で成果を発揮しています。これまで、スタンドアロンのPCや社内のファイルサーバーでOfficeドキュメントを保存し、再利用してきたビジネスが、SharePoint Onlineによって先進的な情報の蓄積や共有を可能にしています。その数々のサクセスストーリーをマイクロソフトのウェブサイトに公開されている事例の中から紹介していきましょう。

100〜999人の多様なビジネスがSharePoint Onlineを採用した理由

Office 365のSharePoint Onlineは、クラウドサービスなので社員が数名の小規模な会社から、数千人以上の大企業まで、等しく導入できます。その中で、国内に数多くある100〜999人の規模で事業を推進している5社に注目してみましょう。この5社が、なぜSharePoint Onlineを選んだのか、その理由を知ることは、次にあなたの会社が成功するための大きなヒントとなるでしょう。

株式会社乃村工藝社

Microsoft Office 365 と Microsoft SharePoint を連携させたプロジェクト情報共有システムを構築
今後、間接業務負担の 30% 削減でクリエイティブな活動時間の増大を目指す。

株式会社エス・エム・エス

リアルタイムなコミュニケーションや情報共有活性化のため、Office 365 を導入。
Lync Online で社内コミュニケーションの活性化と、SharePoint Online による情報蓄積と共有を実現。

株式会社ライフケアー

ロジスティクスを SharePoint で 「見える化」しビジネス拡大のきっかけ。

クリスピー・クリーム・ドーナツ・ジャパン株式会社

全国各地に点在する店舗での情報共有課題を、Microsoft SharePoint Online で解決。
アルバイト募集業務の効率化や、資料配布のコストの削減に成功。

UQコミュニケーションズ株式会社

Microsoft SharePoint Online による情報共有環境の実現とワークフローの構造化が WiMAX の基地局建設のペースアップに貢献。

株式会社乃村工藝社

空間創造事業と空間活性化事業を展開し、年間 7,000 を超えるプロジェクトを遂行している株式会社 乃村工藝社。ここではプロジェクト内の情報共有や、プロジェクト完了後の情報蓄積のため、Office 365 と SharePoint を連携させた「JOB ルーム」と呼ばれるシステムが構築されています。JOB とは個々のプロジェクトを意味し、これらに関するあらゆる情報をメンバーに限定集約すると共に、チャット ルームなどによってコミュニケーションを効率化、情報管理の属人性を排除し、情報共有と情報活用を円滑に行うことを可能にしているのです。コミュニケーション基盤を Office 365 でクラウド化したことも、利便性向上に大きな貢献を果たしています。

プロジェクト メンバー間の情報共有手段としては、以前は Lotus Notes やファイル サーバー上の共有フォルダーを使用していましたが、「目的の情報へのアクセスに手間がかかり、複数の Notes DB や共有フォルダーにファイルが散在しやすいという問題を抱えていました」といいます。

そこで、Office 365 と SharePoint を連携させた「JOB ルーム」という仕組みを構築。資料やメール、チャットのやり取りなど、プロジェクト (JOB) に関するあらゆる情報を一元的に集約すると共に、チャットルームなどによって効率的なコミュニケーションも可能にし、収益性の把握や過去のプロジェクト情報の検索も、簡単に行えるようにしています。

新規プロジェクトが発足した時、JOB リーダー (プロジェクト リーダー) が SharePoint にプロジェクト登録すると、基幹システムにプロジェクト情報が連携するとともに、自動的に JOB ルームが作成されます。
資料保管のルールがシステム化されたことも、情報共有および情報活用の効率を高めています。

同社のSharePointは、クラウド版ではなくオンプレミスのシステムですが、SharePoint Onlineでも同様の仕組みを構築できます。

コンプライアンスを達成するための4つのステップ
【新しいOffice編】Office365導入のススメ

株式会社エス・エム・エス

同社は、「高齢社会に適した情報インフラを構築することで価値を創造し社会に貢献し続ける」を理念に事業を展開している企業です。Microsoft SharePoint Online を事業部門のポータル サイトとして利用することによる情報共有を開始し、社内コミュニケーションの活性化や情報共有としての成果を期待しています。

同社では、医療分野と介護分野を中心に多数の事業を展開している中で、社内には多様な情報が存在しているにも関わらず、それらがバラバラの状態で、社内でうまく共有されていないため、シナジー効果が発揮できていないという問題もありました。

そこで、SharePoint Onlineを活用して、普段は接することのない担当役員からのメッセージの発信や事例の紹介、ブログ、推薦図書など事業部のポータル サイトとして使われています。また、同社では Office をはじめとしたマイクロソフト製品を多く使っており、クラウド サービスの Office 365 もマイクロソフト製品としてのユーザー インターフェイスがほぼ統一されているので、 SharePoint Online の利用においても、ユーザーは違和感なく使うことができています。

株式会社ライフケアー

株式会社ライフケアーは、栃木県宇都宮市を中心に総合物流請負業を手掛ける企業です。県内にのべ 2 万坪におよぶ倉庫を構え、常時 500 人ものスタッフを抱えて顧客企業の物流を支えています。

同社では、複数の営業所を設けてビジネスを進めるに当たり、さまざまな様式の業務書類が作成されることとなり、管理が難しくなってしまったのです。「特に書類を取りまとめる立場の事務スタッフからは "管理しやすくするため書類の様式を早急に統一、テンプレート化してほしい" と強く要望されていました」といいます。
そこで、さまざまな書式が乱立していた文書類は、マスターとしてテンプレート化し、SharePoint Online を通じてダウンロードし利用する形としたのです。日々の業務を進める上でも、過去の見積書や契約書を簡単に参照できるようになったため「商談の精度が上がりました」と評価しています。

「現在は各自が SharePoint Online からテンプレートをダウンロードして使えるため、お互いに作業を効率化できました」という成果や、「メールで送信する必要はなく、SharePoint Online にアップするだけで全営業所に展開できます」などの運用を実践しています。

現在では SharePoint Online 上の在庫管理票に一元化し、各営業所で数量を更新する形とし、「各拠点の在庫がリアルタイムで一覧で確認きますし、一時的な在庫の融通も楽になりました」といいます。

クリスピー・クリーム・ドーナツ・ジャパン株式会社

全国 39 店舗 (2013 年 1 月末現在)でアメリカ発のドーナツ & コーヒー ストアを展開するクリスピー・クリーム・ドーナツ・ジャパン株式会社は、2010 年 7 月に Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS) を導入し、電子メールと情報共有に活用してきました。この情報共有プラットフォームを毎日の業務にさらに役立てようと、同社は 2011 年夏から情報共有の活用拡大に着手。情報共有に関連した業務の中から「手作業で行っているために手間と時間がかかっているもの」を洗い出し、Microsoft Office 365 と Microsoft SharePoint Online でシステム化することによって業務改善によるコスト削減を実施しました。

そして、SharePoint Online と入力フォームやビューを組み合わせた情報共有ソリューションを構築したのです。

「情報共有が SharePoint で可能になったことで、店舗と管理本部の情報共有の品質が向上しました。具体的には、面接の出欠席や採用結果の情報が洩れなく共有することができるようになったということ。また、その情報を集計することで募集広告に対する反響を知ることができ、今後の広告媒体の選定、掲載時期の動向をつかみやすくなるといった効果も得られました」といいます。

UQコミュニケーションズ株式会社

UQコミュニケーションズ株式会社は、高速、大容量のモバイルブロードバンド通信の方式の 1 つである WiMAX を採用した次世代ワイヤレス・インターネットを提供する企業です。

同社では基地局建設における情報の共有と活用をよりスムーズにして業務効率を向上させるために、独自のポータルサイト「工事援 -KOJiEN-」の構築を決定。「低コストで社内外のユーザーがストレスなく使えるシステムを短期構築し、運用を行いながら成長させる」というニーズを満たすシステム インフラとして選ばれたのが、Microsoft SharePoint Online でした。

基地局の建設では、現場の進捗管理はもちろん、全体を把握して指揮を行う指示が即座に現場に伝わらなければいけません。そこで、効率的な情報共有の仕組みを作り上げるため 2010 年の春から、ポータルサイトの導入を検討していました。

なぜなら、「コミュニケーションの手段として、メールだけに頼るのはやはり無理があります。データをしっかりと把握し、情報を共有して対話を重ねることが重要です。メールというのは一方通行な側面がありますから、ルーチンワークになればなるほど、業務を遂行する上で気付いた改善点なども発信しづらいのです」という課題がありました。

そこで、SharePoint Online による情報共有の仕組みを構築したのです。

「サービスインから今日まで、『工事援 -KOJiEN-』に集約した情報やドキュメントはワークフロー機能を活用して、効率よく共有しています。このワークフローを作るに際して特別な知識も必要なく、SharePoint Designer のグラフィカルな設定画面を見ながら、簡単に手早く選択していくだけで実装できてしまいます。これは非常に使いやすいと思いました。実際、簡単な改修については IT パートナーに依頼することなく自分たちの手で行うことができていますから」といいます。

継続的に業務効率の向上、業務の改善を図っていくためには、やはりポータルサイトのような仕組みを導入して、社内の情報資産やワークフローを構造化していくことが重要だと考えています」と評価しています。

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成果をあげる企業に共通したポイント

SharePoint Online を導入して成果をあげた企業に共通しているポイントは、これまでメールやファイルサーバーなどでは共有が難しかったドキュメントやファイルを、関係するプロジェクトやチームのスタッフが、的確に効率よく効果的に閲覧し編集できるようになった点にあります。従来であれば、情報を共有するためにデータベースを設計したり、定型的なフォームに従ったデータを入力する、といった作業が必要でした。そのため、専門的なITの知識を持ったエンジニアの関与と、操作スキルの習得が現場に求められていたのです。

しかし、SharePoint Onlineを活用すれば、そうした専門的な知識や設計などを行わなくても、現場が主導でドキュメントやワークシートやスライドなどを簡単に共有する仕組みを構築できます。そして、SharePoint Onlineはクラウドサービスなので、社内だけではなく、モバイルを使って外部から、スマートフォンやタブレットで利用できます。こうした機動性の高さも、SharePoint Onlineで情報を共有するメリットの一つです。

こうしたSharePoint Onlineの特長や魅力について、事例の中でも次のようなコメントで評価されています。

「低コストで社内外のユーザーがストレスなく使えるシステムを短期構築し、運用を行いながら成長させる」

この例えに、SharePoint Onlineをビジネスの最前線で使う意義と効果があるのです。

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