SharePoint Onlineの容量制限とストレージ節約方法について

 2017.07.04  Office365編集部

Office 365の一部、あるいはスタンドアロンサービスとして共有可能なファイルスペース、チームサイト制作、アンケート機能などを提供するのが"SharePoint Onlineです。

 今回紹介するのはSharePoint Onlineの容量制限についてです。Office 365 Business PremiumOffice 365 Business Essentials、そしてスタンドアロンサービスのSharePoint Onlineを参照に紹介していきます。

SharePoint Online」について詳しくご覧ください!

 SharePoint Online 14の容量制限

それではさっそくSharePoint Onlineの容量制限を一挙に紹介していきたいと思います。

SharePoint Online14の容量制限

中には容量制限と関係のないものもありますが、Office 365SharePoint Onlineを導入する上で予め知っておきたい項目ばかりです。

 個人ストレージに関しては1TBもあるので節約していれば容量いっぱいになることはそうそうありませんが、チームサイトなど複数ユーザーで共有するスペースの場合はしっかりと制限を知っていただきたいと思います。

ストレージ節約のコツ

個人ストレージが1TB付与されると言っても、一人が扱うファイル容量は年々増加傾向にあります。特に建設会社や製造業など、3Dデータを保管する場合はあっという間に1TBに達してしまうこともありますね。

そこで今すぐ始められるストレージ節約のコツについて紹介していきます。

現在の容量を確認しておく

節約以前に、現在はどれくらいの容量が余っているのか?どれくらい使用されているのか?という確認が大切です。単に容量管理を行うという理由もありますが、現在の容量を確認しておくだけで常に意識することができます。

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この意識するかしないかで節約に大きな影響を与えるので、できる限りリアルタイムに容量を確認できるようにしておきましょう。

画像ファイルは圧縮する

画像ファイルはデジカメで撮影したものならば1枚あたり6MB、スマートフォンも年々画質が向上しているので、25MBは当たり前のように消費します。1TBをメガバイトに変換すると1048,576MBになるので、デジカメで撮影した画像ファイル174,762枚分になります。

一ユーザーが17万枚以上もの画像ファイルを保管するとは考えにくいので、明らかに多い数字ですが、他のファイルなども保管されることを考えるとそう多くはないと思います。特に3Dデータなどを保管している場合はあっという間にいっぱいになるでしょう。

そこで画像ファイルを圧縮すれば、かなり容量を節約することができます。画像ファイル圧縮ツールを使用すれば半分程度まで圧縮することも可能なので、仮に1万枚のデジカメ画像ファイルが保管されていたとしたら約60GBを約30GBまで節約できることになります。

ちなみに圧縮は画像ファイル圧縮ツールを使用しなくとも可能であり、画像ファイル以外でもできるので圧縮で極力節約していくことをおすすめします。

ローカル保存と分別する

SharePoint Onlineを導入していても、全てをオンラインスペースに保管する必要はありません。特に共有の必要がない個人的ファイルなどはローカルに保管してしまって問題ないでしょう。

一つ一つは小さな節約かもしれせんが、ファイルが増加していくほど大きな節約に繋がります。

ドキュメントライフサイクルを決める

ドキュメントライフサイクルとはファイル作成から廃棄までのサイクルを決め、効率的なファイル管理と容量節約を行うためのものです。

基本的に作成 → 伝達 → 活用 → 保管 → 保存 → 廃棄というサイクルで考え、保管・保存の期間を定めた上で廃棄のタイミングを明確にします。こうすることで何を廃棄してもいいのか?というのが明確になるので、不要なファイルをストレージから削除することができるのです。

ちなみにSharePoint Onlineではドキュメントライフサイクル設定機能があるので、大いに利用していただければと思います。 

無理にペーパーレス化しない

最近では資源節約のためのペーパーレス化が進んでいますが、無理にすべてのファイルをパーパーレス化する必要はないと思います。むしろ、紙面だからこそメリットの多いファイルなどもありますので、その点はしっかりとバランスを考慮した上でペーパーレス化について考えていくといいでしょう。

無理にペーパー化するとスペースが圧迫される上に管理が複雑化してしまうため要注意です。

定期的にゴミ箱を空にする

定期的にゴミ箱を空にするのはもはや基本中の基本ですね。一度削除したファイルは完全には削除されずゴミ箱に残るので、ゴミ箱からも削除して初めて完全に削除されます。

1週間に1度でもいいのでゴミ箱からファイルを削除する習慣を付けるといいでしょう。

ファイルを管理しやすいように整理する

容量を節約するにはファイルを管理しやすいように整理しているこも大前提です。ファイルをあまりに細分化するのも問題ですが、まったく分けないというのも問題です。

ファイル管理を行う中で試行錯誤して自分にとって丁度いいファイル管理方法を見つけていきましょう。

以上が容量節約のコツですが、ここまでしても1TBの容量がいっぱいになってしまうというユーザーはいると思います。そのときは"1TBでは根本的に足りていないということですので、容量追加を検討していきましょう。

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まとめ

いかがでしょうか?SharePoint Onlineではユーザーあたり1TBも付与されますが、今回紹介した節約のコツを実践していただければ容量いっぱいになることはそうそうありません。節約のメリットは容量が空くだけでなくファイルスペースがスッキリするので、管理しやすい環境を整えることもできます。

今後Office 365SharePoint Onlineを導入される方は、今回紹介した制限と節約のコツをぜひ覚えておいてください。

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