Office 365のSkypeを徹底活用

 2017.12.19  Office365編集部

Office 365が提供するSkypeには、一般ユーザー向けのものと法人向けの2つがあります。前者はそもそも無料で使用できるアプリケーションであり、Office 365ユーザーの利点は60分間の無料通話が付くことです。

一方、法人向けのSkype for Businessは最大250人で同時接続可能なオンライン会議として利活用されています。Office 365ユーザーでなくともオンライン会議に招待できるため、外部とのコミュニケーションにも使える利便性の高いアプリケーションです。

今回は、そんなSkype for Businessを徹底活用するために、様々な活用例を紹介したいと思います。

Skype for Businessの機能を確認する

まずは、Skype for Businessで使用できる機能を一覧で確認していきましょう。

≪Skype for Businessの大まかな機能一覧≫

  • 内部ユーザー、外部ユーザーを問わない音声通話およびビデオ通話
  • インスタントメッセージによる素早いやり取り
  • メッセージ送信前のスペルチェック
  • 音声通話、ビデオ通話、アプリケーション共有およびデスクトップ共有の記録
  • 複数要素の認証によるセキュリティ強化
  • Exchange Onlineを利用した連絡先の検索および参照
  • 最大1万人のブロードキャスト会議(Enterpriseラインナップ)
  • 電話番号を活用したダイヤルイン会議
  • ホワイトボードの使用
  • 会議をスケジュールする
  • 会議出席者のビデオおよび音声のオンオフを切り替える

以上の機能一覧はビジネスに必須なものを並べた基本的なものです。そのため、細かい機能を紹介すると数十機能に及びます。細かい機能についてすべて確認したいという方は、「Skype for Business のデスクトップ クライアントの比較表にアクセスし、ご確認ください。

Skype for Businesの活用例

機能について確認したところで、具体的にSkype for Businessをどう活用するかについて紹介します。

社内会議をオンライン化して作業効率をアップ

Tech総研が100人のエンジニアを対象に行った調査によると、1ヵ月に出席する会議の平均数は6.2回、1回の会議にかかる平均時間が79.3分という結果が出ています。これは、1ヵ月あたり508分も会議に時間を費やしていることになります。

引用:リクナビNEXT「エンジニアの時間を守る ムダ会議撲滅作戦

Microsoft製品関連お役立ち資料

この数値を見て「普通」あるいは「少ない」と感じた方は、会議に費やす時間が多すぎるでしょう。なぜなら、そもそも日本企業は会議に費やす時間が長いという特徴があり、海外から見れば会議に対する無駄がかなり多いためです。

もしもこの会議時間を半分に短縮すれば、1ヵ月で4時間以上も時間に余裕ができます。1年間では48時間以上なので、実に2日分の余裕です。

そこで、会議を効率良く行うためにSkype for Businessが活用できます。Skype for Businessは席を立たず、最大250人までの同時接続が可能なため、会議出席者全員が会議室に集まる必要はなく、デスクに座ったまま会議を行えます。

交通費の節約に

遠方での会議を多いと、社員の交通費や宿泊日など何かとコストがかかります。それだけでありません。会議のため頻繁に出張している社員は、その交通時間のほとんどの無駄にしていることになるでしょう。

そのたま交通費がかかるばかりか、社員の生産性を落とすことにも繋がります。Skype for Businessなら、外部ユーザーを招待してのオンライン会議ができるので、会議の種類を問わずわざわざ出張しなくとも会議を開催できます。

インスタントメッセージをメールの代替に

社内外の人間とコミュニケーションを取る上でメールは基本的なツールです。ただし、コミュニケーションの種類によっては、メールよりもインスタントメッセージの方が圧倒的に便利な場合もあります。

たとえば急を要する連絡が必要な場合、メールではなくインスタントメッセージが効果的です。メールではいちいち定型文にこだわったり、そもそも相手先からの返信に時間がかかるなどのデメリットが生じます。

一方インスタントメッセージなら、要件のみをシンプルに伝えることができ、会話するようにコミュニケーションが取れるので、メールよりも相手先からに返信が早い傾向にあります。

それまでのやり取りが画面スクロールで簡単に確認できるところも、インスタントメッセージを使用したコミュニケーションの利点です。

オンラインセミナーの開催に

セミナーやイベント開催は新規顧客獲得のための重要なステップです。参加してくれた企業担当者の連絡先を獲得し、見込み客として案件化を目指します。ただし、イベントスペースを借りたり社内で行うセミナーは時間的制約も大きいため、参加したくても参加できない方が多いでしょう。この場合、多数の機会損失を生んでいることになります。

そこで、Skype for Businessを活用してオンラインセミナーを開催してみはいかがでしょうか?

通常のプランでも最大250人で同時接続が可能であり、上位プランになれば最大1万にとのブロードキャスト会議が可能です。100人以上が参加する大規模なセミナーも簡単に開催できるためおすすめです。

ただし、従来のセミナーやイベント開催を一切行わないのではなく、それと並行してオンラインセミナーも開催するといいでしょう。

クラウドPBXを活用する

Skype for Businessを利用できるOffice 365の各プランの中でも、Enterprise E5という上位プランではクラウドPBXが利用できます。PBXとは「構内交換機」のことで、複数の電話機収容して内線を実現する他、外部からの通話の内線切り替えを行うなど、企業にとって重要なシステムです。

通常、PBXを運用するには専用ハードウェアを設置し、管理者を置く必要があります。一方Office 365 Enterprise E5なら、社内にPBXを設置せずともクラウドPBXが利用できます。

会話しながらの共同作業に

Skype for Businessでは複数のユーザーと会話しつつ、同時のOfficeドキュメントの共同作業ができます。事前に共有したドキュメントであれば、共同作業を行いならが会話ができるため、オンライン会議での議事録作成にも役立つでしょう。

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まとめ

Office 365で利用できるSkype for Businessは、単なるオンライン会議ツールではないことをご理解いただけたでしょうか?様々な活用方法によって、組織のコミュニケーション力を高めたり、コスト削減や生産性向上にも活用できます。

Skype for Businessは大企業や自治体でも導入が進んでいるオンライン会議ツールであり、皆さんの会社でもきっと大きな導入効果をもたらしてくれるでしょう。この機会に、Skype for Businessの自社導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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