リモートワークにおけるコミュニケーションの課題を解決するには?

 2022.09.15  Microsoft 365チャネル編集部

リモートワークを導入した企業の多くで、社員間のコミュケーション不足という課題が生じています。意思伝達が不十分になることで具体的にどのような問題が生じるのか、またその問題を解決するにはどういった手段があるのかを確認していきます。リモートワークを実施しようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

リモートワークにおけるコミュニケーションの課題を解決するには?

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リモートワークにおけるコミュニケーションの課題

自宅をはじめとする、会社のオフィス以外の場所で働くことをリモートワークといいます。リモートワークは、通勤が不要というメリットがあり、コロナ禍を契機に多くの企業が採用しました。
他方で、非対面や遠隔型という勤務形態の特徴から、出社して稼働する従来の働き方と比べ、コミュニケーションがとりづらくなる点がデメリットです。
対面時よりもチャットや書面といった文字だけのやり取りが増えるため、双方の意図が適切に伝わらない場合が出てきます。お互いの認識において、言葉の定義のズレなどがあったとしても、表情や声音などから気づく機会は減るでしょう。
また、物理的な距離によるコミュニケーション阻害の問題に加え、心理的な障壁も生じる傾向にあります。口頭で聞けば一瞬で解決する疑問でも、いちいち文字にしなければならないことから確認が億劫になり、結果としてコミュニケーションの頻度が減るという理屈です。加えて、相手の状況が見えないため、些細な用事で連絡を取るのがためらわれるケースも頻発します。
こうした物理と心理の両面におけるハードルの高さにより、部署内やチーム内でのコミュニケーションの質は下がり、頻度も低下しがちです。

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コミュニケーション不足による企業への影響

社員間でのコミュニケーションが足りなくなると、企業活動の要である生産性が低下し、かつ評価制度にも影響をおよぼすことがあります。具体的な問題点や懸念点は以下の通りです。

企業の生産性が低下する

職場から離れて社員が単独で行うリモートワークは、社員の孤独感や孤立感を高めかねないという問題があります。ちょっとした挨拶や日常会話、雑談も、わざわざチャットなどを介して交わすとなれば、相手に迷惑ではないかと気後れすることもあるでしょう。
このように、コミュニケーションの量や頻度が減ると、共に働く仲間の個性や思考のクセなどもわかりにくくなり、円滑な意思伝達が困難となります。その結果、協働が阻害される、誤解やすれ違いによって仕事のやり直しが増えるといった形で、成果に悪影響が生じるおそれも否定できません。
加えて、上司や同僚の勤務状況、あるいは業務の進捗状況が見えなければ、自身と仲間を比べて発奮するといったモチベーションの向上も期待しにくくなるでしょう。自分が会社組織の一員であるとの帰属意識も薄れ、会社のために頑張ろうという熱意も薄れかねません。
こうして、企業の生産性も低下してしまう可能性があります。

成果主義的な評価制度になる

オフィスで顔をあわせて働いていれば、単に成果だけでなく、そのプロセスや働く姿勢をも評価に組み込むことが可能です。仕事には、本人の仕事ぶりに問題なかったにもかかわらず、成果には結び付かないケースもあるでしょう。そうした場合でも、プロセス評価がしっかりとなされていれば、社員の不満は生じにくいはずです。
ところが、リモートワークでは仕事の過程が見えにくく、どうしても評価対象が成果に偏りがちとなります。勤務評価において自らの努力が適切に反映されていないと感じる社員が増加すると、意欲の低下や公正さへの疑念が生じ、やはり生産性の低下につながるおそれがあります。

リモートワークでのコミュニケーション不足を解消する方法

社員間でのやり取りや交流を活性化する方法はいくつかあります。とりわけ重要と考えられるものを5つ取り上げ、ご紹介します。

積極的に情報共有を行う

相手の勤務状況や進捗状況を把握しにくいことが、リモートワーク下でのコミュニケーションを難化させる要因のひとつでした。もし相手が多忙だったら、と考えて連絡が取りにくくなってしまうためです。逆にいうと、相手の状況さえ可視化されれば、コミュニケーションも取りやすくなります。
お互いの進捗状況をこまめに報告し、仕事上の情報共有をしっかりと徹底することで、リモートワーク中であってもやり取りを活発化させることができるはずです。

テレワーク中のコミュニケーションルールを決める

やり取りのルールを定め、明確化しておくことで交流を図りやすくなります。
たとえば、Web会議は映像をオフにしていても実施可能です。そこをあえて映像をオンにするようにルールを定めます。お互いの表情が見えれば、コミュニケーションを通じて伝わる情報も増えますし、熱意の高さやトラブルの深刻さといった空気感も共有可能です。
あるいは、すれ違いや誤読を防ぐためにチャットやメールの文章はシンプルに本題のみを書くといったルール設定も考えられるでしょう。
部署やチームのメンバーの個性に応じて、採用するコミュニケーションルールを柔軟に変えていくという発想も重要です。

1 on 1ミーティングを実施する

1対1でのミーティングは、上司が部下へのマネジメントを行う際にも有効です。他の社員がいない状況での落ち着いたやり取りは、業務に関連する報告のみならず、気軽な雑談をする機会ともなるでしょう。ライバルでもある同僚がいないことで、心理的にトラブルの報告もしやすくなるかもしれません。
また、1対1で話すことで、親密度も高まりやすくなります。上司や同僚との間で親密度を高める必要はないという考え方もあります。しかし、業務に関する情報を交換するだけでなく、リモートワーク下におけるメンタルサポートの面からも、こうした1on1ミーティングは重要です。

意図的に雑談する場を設ける

チームとして仕事を進めていく上で、メンバー間の信頼関係は非常に大切です。しかし、強固な信頼関係は一朝一夕に成り立つものではありません。一見、業務とは無関係な雑談などを行い、お互いの情報を交換して、人となりを知ることによって信頼は生まれます。
また、社員が孤独感や不安感を覚えないようにするためにも、雑談のできる場が用意されていることは重要です。
ただ、リモートワーク下で気軽な雑談をできる雰囲気が自然に発生することは少ないため、場合によっては意図的に生み出さねばなりません。業務とは別に雑談専用の時間を設け、交流を図るのも効果的でしょう。

コミュニケーションツールを導入する

社員同士の交流や情報交換を促進するには、環境を整えることが大事です。この「環境」の構築には、やり取りの機会を設けたり、話しやすい雰囲気を醸成したりといったことだけでなく、ツールの導入も含まれます。
リモートワークを実施する際には、Web会議システムやチャットツールといったコミュニケーションツールが必要です。使いやすいツールを取り入れることで、やり取りもしやすくなるでしょう。
ただし、ツールを導入しただけでは、交流の活発化は見込めません。社員にツールの使用方法や、使用する場面を情報として共有する必要があります。

コミュニケーションが活性化した事例

活性化したやり取りが好影響を生んだ事例として、Microsoftが提供する「Microsoft Teams」を導入したケースを取り上げます。
Microsoft Teamsは、ビジネスに特化した情報共有・個人業務効率化サービスです。コミュニケーションを図る機能として、電話システムやオンライン会議、インスタントメッセージが用意されており、スムーズなやり取りをサポートします。

ある製薬会社では、このMicrosoft Teamsを導入したことで、遠隔地で職務に従事する社員同士のやり取りが円滑になりました。また、「AvePoint Cloud Governance」との併用で、コンプライアンス関連のポリシーを各チームに設定することも容易になったといいます。

また、別のネットワーク・ITサービス会社では、既存のビデオ会議システムを見直し、Microsoft Teamsと「Microsoft Teams Rooms」を連携させることで、臨場感のあるコミュニケーション環境を作り出せたといいます。

Microsoft Teamsでは、コミュニケーションの態様や方法にあわせて、メールや通話など必要な機能を選べます。業務の種類に応じた柔軟なやり取りも可能です。デバイスもMicrosoft Teamsに適したものが豊富に用意され、ヘッドセットやスピーカーフォンといった周辺機器が新しい働き方を手助けします。
コミュニケーションが活性化すれば好循環を生み、やがて成果や生産性の増大につながるでしょう。適切なツールを活用しつつ、やり取りのしやすい環境を整えることが重要です。

まとめ

リモートワークで不足しがちなコミュニケーションを促すには、積極的な情報共有やルールの策定、1on1ミーティングの実施、雑談の場の構築などの方法があります。加えて、ツールの導入も重要です。
Microsoft Teamsはコミュニケーションの場を集約させ、情報共有や交流をサポートするサービスです。ぜひ採用をご検討ください。

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