Office 365をタブレットとモバイルで徹底活用!

 2016.03.26  Office365編集部

営業部門のマネジメント層に求められるのは、個人の業績だけではありません。自身の束ねる部署の営業力強化のため、タブレットやモバイルの効果的な活用は今や欠かせない要素です。どのように取り入れることで、どういった効果が生まれるのか、営業現場の実践的な視点での活用術を紹介しましょう。

モチベーションの維持と交通費削減に貢献、直行直帰しやすい環境を作る

無駄な移動時間をなくし、営業社員の負担を軽減できるのは直行や直帰による最大のメリットです。直行直帰のしやすい環境を構築し、勤務時間の短縮というわかりやすい形で業務環境の改善を示すことができれば、営業社員のモチベーション維持にも大きな貢献が期待できるでしょう。また、移動が減る分の交通費削減効果を見込むこともできます。

直行直帰をせずにオフィスに顔を出す大きな要因となるのが、業務内容の報告、指示の伝達といった情報共有の必要性です。こうした情報共有を電話や個別のメールのみで行っている場合、その対応力は十分とは言えません。

その点タブレットなど出先で使いやすいモバイル端末とOffice 365を使えば、メンバーで共有できるストレージに日報のテンプレートを置き各々が記入できるようにする、チャット機能での打ち合わせや専用のSNS機能を使って指示を出すなど、多彩な手法で意思の疎通を図ることが可能です。いつでもどこからでも自由にアクセスできる利便性を存分に活用して、直行直帰のしやすい環境を簡単に構築できます。
ダウンロードコンテンツ「【新しい働き方 編】Office365導入のススメ」もご活用ください。

ファイルの共有とタブレットで顧客対応のスピード化を実現する

IT技術の進歩により、ビジネスに求められるスピードはより一層加速しています。スピーディーな対応は、優秀な営業チームの必須要件と言えるでしょう。そこで続いては、迅速な顧客対応をより効率的かつ少ない負担で実現できる、Office 365の使い方を見てみましょう。

Microsoft製品関連お役立ち資料

たとえば取引先を訪問した後で見積書や提案書などの資料を早急に送りたいというケースの場合、取引先を出てすぐに部下に連絡をして資料の作成を指示、できた資料をOffice 365のストレージ機能で共有すれば、出先にいながらにして必要な資料を入手できます。

またそれらのファイルをタブレットでチェックし、すぐに先方へ提出することもでき、一度帰社してから対応する場合に比べて非常に早いタイミングで必要な対応を終えることができます。

セキュリティの整ったストレージサーバーや指示のやり取りに使えるさまざまなコミュニケーション機能、内容の校正や共同作業がしやすいWordやExcelなどのビジネス向けアプリケーションが揃ったOffice 365を使えば、迅速な対応のためのフローの策定も難しくはありません。

資料のオンライン化でいつでもどこでも必要な情報を提示できる

商談中、話の流れから別の商材に関する資料を見せてほしいなどの依頼が生じることはよくあります。紙の資料で対応している場合、自社の製品パンフレットや資料の全てを持ち歩くのは現実的ではなく、イレギュラーな要求への対応は時間がかかるのが常でした。

こうした問題の解決にも、モバイルとOffice 365の活用が役立ちます。資料をデジタル化し、共有のストレージサーバーにまとめて置くだけで、どこからでもすぐに利用できる資料室をネット上に設置することができます。タブレットなどを使って資料をダウンロードして提示し、営業を展開すれば顧客の要望にその場で応えることができます。

スケジュールの見える化で多忙な部下との意思疎通もしやすい

顧客への訪問は営業社員の本分とも言える業務であり、優秀な営業社員や部門の管理層ほど外出が多い傾向があります。こうした相手との打ち合わせや指導の場を効率的に設定するには、“スケジュールの見える化”の実現が効果的です。

“スケジュールの見える化”の中心となるスケジュール情報の共有は、Office 365の予定表の共有機能を使えばすぐに実践できます。共有相手の選択はもちろん、予定の有無だけを確認できるようにする、予定の内容までを共有するなど多彩な設定が可能となっており、部門のニーズに応じて使いやすいよう設定できます。社内のパソコンだけでなく、タブレットなどのモバイル環境からも確認、スケジュールの登録ができるので、常に最新のスケジュール情報の共有が可能です。

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意思決定の迅速化にもつながる、社員同士のコミュニケーションを活発化する

社員同士のコミュニケーションの活発化は、新たな発想の創出、営業ノウハウや知識の共有など多くのメリットを生み出します。Office 365の擁する多彩なコミュニケーション機能は、より柔軟な対応を実現し、コミュニケーションの質の向上、作業の効率化に貢献します。

たとえばインスタントメッセージ(IM)は、メールより即時性が高く、利用者のリアルタイムの状況が互いに把握できる点もメールや電話にはない便利な点です。連絡を取りたい相手が離席していないか、電話対応中でないかといったことが常に確認できるため、対応可能な状態になるまでは他の作業に充てるなど時間を無駄なく活用できます。

さらにWeb会議システムを使えば、離れた場所にいる者同士が互いの顔を見ながら、また資料を共有しながら打ち合わせを行うこともできます。電話では得られない質の高いコミュニケーションにより、意思決定の迅速化が図れるのはもちろん、営業会議に集うための出張費の削減効果も期待できます。

こうした機能を利用するために特別な機材を用意する必要はなく、出先で利用可能なタブレットがあれば、社外からでも同様の利便性を得ることができる点もポイントです。

まとめ

Office 365には、モバイル活用によるビジネスの効率化を実現する機能が豊富に備わっていて、いずれも簡単な操作で利用できます。営業力の強化につながるさまざまな機能をぜひ使いこなしましょう。

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