働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大をうけ、ここ数年でテレワークを導入する企業が増えています。会議も対面からオンラインにシフトし、それに伴った課題を抱える企業も少なくありません。そこでこの記事では、テレワークの会議における課題と会議を効率化するSurfaceやMicrosoft Teamsについて紹介します。
テレワークの会議における課題
まずはテレワークの会議における課題について見ていきましょう。
テレワーク以前に対面でおこなってきた会議をオンラインでおこなうことにより、これまでになかったストレスが生じます。
オンライン会議では、画面上に顔を出しておこなう場合もありますが、参加者が顔を非表示にして見えないまま進行することもあります。
それにより、音声だけの会議の場合、相手が見えないまましゃべり続けると脳が疲労するという研究結果も出ています。
人間は相手と対話する際、相手の表情やジェスチャーといった非言語化されたヒントを見ながら会話を進めていく生き物です。しかし、それがないとなると脳にかなりのストレスがかかってしまうのです。
また、参加者の顔が見えないまま進行するとなると、本当に相手が聞いているのかもわからない状態となり、集中力が途切れてしまうことにもつながります。
このような状況を回避するためには、会議が続く場合、適度な休憩を挟むことや、コラボレーションプラットフォームを活用するといったテクノロジーに頼るのも得策です。
テレワークの会議に役立つSurface・Microsoft Teamsとは
上記のことを踏まえ、続いては、テレワークの会議に役立つSurfaceやMicrosoft Teamsといったコラボレーションプラットフォームについて紹介します。
Surface
Surfaceとは、2012年にMicrosoft社が発売開始した、ノートPCを中心とした製品シリーズです。
シリーズには、通常のラップトップ型のほか2 in 1、オールインワンといった型もあります。
現在はSurface GO2、Surface Laptop GO、Surface Pro X、Surface Pro 7+といった主力製品が展開されており、用途によって自分に合ったものが選べるのが最大の魅力でしょう。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsとは、Microsoftが提供しているコラボレーションプラットフォームで、家庭から企業、教育機関など、幅広いシーンで活用できるコミュニケーションツールです。
有料プランもありますが、Microsoftアカウントを持っていれば誰でも無料で使用することができます。
チャットツールとしてのイメージが強いMicrosoft Teamsですが、現在ではWeb 会議や通話機能、スケジュール管理やファイル共有などが 1つのツールで完結するため、テレワークをするうえでは非常に有用です。
テレワーク環境下においては単体でも十分活用できるツールですが、とりわけSurfaceと組み合わせることで会議を効率化し、快適にすすめられるのが特長といえます。
テレワークの会議を効率化するSurfaceとMicrosoft Teamsの特長
これまでそれぞれの製品について簡単に説明しましたが、続いてはテレワークの会議を効率化するSurfaceとMicrosoft Teams、それぞれの特長について解説します。
Surfaceの特長
Microsoft社が提供するPCシリーズSurfaceですが、具体的にはどんな特長があるのでしょうか。詳しくみていきましょう。
基本デバイスが揃っている
SurfaceのPCには、オンライン会議やテレワーク環境下において必要なマイク、カメラ、スピーカーといった基本的なデバイスが搭載されているのが魅力です。
マイクについては、遠くの音もクリアに拾ったり、まわりのノイズを抑制してきれいな音声を相手に伝えたりといった、オンライン会議に最適な仕様になっています。
また、スピーカーはDolby Audio Premiumを採用し、振動音など不要な音を除去するチューニングが施されているため、クリアな音だけユーザーに届けることが可能です。
カメラについても、フロント5MP、リア8MPのフルHDビデオ対応のため、鮮明でクリアな画面を相手に表示できます。
ペンで共同作業を円滑化できる
これまで対面での会議をおこなっていた際、会議室にあるホワイトボードに字や絵、グラフを書きながら会議を進めていたことと思います。これがテレワークになると、ホワイトボードがないため、意思の疎通がしにくくなるというのが課題に挙がっていました。
特に、片方はホワイトボードのある会議室から、もう片方は自宅からといった環境でオンライン会議をする場合、自宅の人が取り残されてしまい、疎外感を生んでしまうといったケースが懸念されるからです。
そんな課題を解決してくれるのが、別売りで販売されているペンとMicrosoft Whiteboardというフリーのアプリケーションです。ペンとMicrosoft Whiteboardを利用するには、Microsoft 365でサインインすれば、遠隔であっても簡単に共同作業や共同編集ができます。
活用することで、自宅の人が取り残されることなく、同時にホワイトボートに書き込みながら会議を進められるため、会議の生産性も向上するでしょう。また、データはクラウド上に保存されるためいつでもアクセスできます。
カメラ目線を補正できる
会議で自分がプレゼンターとして進行する場合、どうしても手元にある原稿を読んで進めるため、目線が落ちてしまいがちです。目を伏せて会議を進行したのでは、相手にいい印象を与えられません。
そんな問題を解決してくれるのが、Surface ProXに搭載された、カメラ目線を自動補正してくれるEye Contact機能です。カメラ目線の状態をAIが認識し、自動的にカメラ目線の画像を補正して相手に送信してくれるので、たとえ目を伏せた状態であっても、相手の画面上にはカメラ目線の姿が映ります。
この機能を使うことで進行しているときの印象も格段によくなり、効果的なプレゼンテーションがおこなえるでしょう。
セキュリティが考慮されている
Surfaceでは、チップからクラウドまで、多層的な保護環境を一元的に実現しています。
UEFI（Unified Extensible Firmware Interface）を独自開発しているため、サプライチェーン攻撃のリスクがなく、ブートの行程から脆弱性を制御できます。
また「Windows Hello」といった生体とPINの多要素認証によって、パスワードレスでセキュアかつシームレスなログインを実現してくれます。
これはセキュリティの問題が懸念されるテレワーク環境においても安心して利用できるといえるでしょう。
Microsoft Teamsの特長
上記ではSurfaceの特長について解説しましたが、続いては、Microsoft Teamsの特長についてみていきましょう。
「絆モード」が搭載されている
Microsoft Teamsには「絆モード」と呼ばれる機能が搭載されています。これは1つの背景に出席者を全員並べて表示するモードで、大学の講義室をイメージしてもらうとわかりやすいでしょう。
出席者を画面上で一望できるようになっているので、スピーカーは出席者のうなずきや手を挙げる、などといったジェスチャーに気づきやすくなり、円滑なコミュニケーションが実現できます。
出席者を並べるのは他のソフトウェアでもできますが、出席者それぞれが異なる背景を設定している場合、どうしても画面上でがちゃがちゃした印象を与えてしまいます。絆モードではそれを防ぐことが可能です。
ノイズの抑制ができる
テレワーク環境においてはどうしても会議中の生活音が気になってしまう、という方も多いのではないでしょうか。
Microsoft Teamsならば、伝えたい音声以外の音を抑制したり、エアコンやファンといった低レベルの永続的なノイズを抑制したりする機能が備わっています。このノイズ抑制機能は、ハードウェアに依存することがありますが、Surfaceとの組み合わせならばきちんと機能してくれます。
まとめ
テレワークを導入する企業が増えているのと比例して、業務効率化や生産性の向上を目指すことも求められています。テレワークでのオンライン会議を効率的におこなうためには、この記事で紹介したSurfaceやMicrosoft Teamsの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
