Office 365 ProPlusが、迅速な意思決定を一層加速する

 2017.04.07  Office365編集部

はじめに

Office 365 ProPlus / Business は、クラウド化したOfficeです。Office 365 ProPlus / Businessでは、クラウド上で最新版に切り替わると自動的にインストールが実行されるため、システム管理者はアップデート業務などで煩わされることがありません。常に最新の機能、最新のセキュリティ更新プログラムが適用された Office アプリケーションを取得することができます。Office 365 ProPlus / Businessを採用した数々のサクセスストーリーをマイクロソフトのウェブサイトに公開されている事例の中から紹介していきましょう。
Office 365の全ラインナップを比較検討される方は「Office 365の賢い選び方(法人向け):7つのプランの違いがわかる」を参考にしてください。

100~999人の多様なビジネスがOffice 365 ProPlus / Businessを採用した理由

Office 365 ProPlus / Businessは、クラウドサービスなので社員が数名の小規模な会社から、数千人以上の大企業まで、等しく導入できます。その中で、国内に数多くある100~999人の規模で事業を推進している5社に注目してみましょう。この5社が、なぜOffice 365 ProPlus / Businessを選び、ビジネスをどのように変革したのか、その理由を知ることは、次にあなたの会社が成功するための大きなヒントとなるでしょう。

株式会社エイコー

Office 2003 のサポート終了を契機に Office 365 ProPlus を導入、メール サーバー負荷と情報共有の課題を一気に解決

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/eicoh.aspx

京急建設株式会社

管理コスト軽減、コンプライアンス、セキュリティ対策に最適なソリューションとして E3 プランを選択。さらに Office 365 ProPlus の自動アップデートにより管理負荷を軽減。

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/keikyu-kensetsu.aspx

三友プラントサービス株式会社

メールやグループウェアでだけでなく最新の Microsoft Office が含まれライセンスコストを低減できることが導入の決め手に。

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/g-sanyu.aspx

魚沼市

マイクロソフトのクラウド サービス Office 365 ProPlus を導入し、互換性、操作性、BCP、セキュリティなど、自治体の課題を一気に解消

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/city.uonuma.niigata.aspx

株式会社 gloops

Yammer で社員どうしが気軽にやりとりすることで、会社全体の一体感が高まり知識共有も活発化
Office 365 ProPlus の導入で Office の展開もスムーズに

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/gloops2.aspx

株式会社エイコー

株式会社エイコーは、「ドキュメント ソリューション」「IT ソリューション」「環境エネルギー ソリューション」を 3 つの柱に事業展開している企業です。オフィスにかかわるあらゆるモノ/サービスを提案できるトータル ソリューション プロバイダーとしてビジネスを拡張してきた同社は、Office 2003 のサポート終了をきっかけに、Office 365 ProPlus を導入。

Microsoft製品関連お役立ち資料

「Office 365 ProPlus であれば、常に最新の Office を利用できるだけでなく、当社が抱えていた 2 つの課題を同時に解決できると判断しました。まず、Exchange Online を活用すれば、メール サーバーの負荷を下げられます。また、SharePoint Online を使えば、仮想デスクトップに頼らなくても、情報にスピーディにアクセスできると判断しました」といいます。

また、「万が一、災害が発生すると、社員が出社できない状況もありえます。しかし、Office 365 ProPlus であれば、1 ライセンスで 5 台のデバイスまでインストールできますから、自宅の PC にインストールし、業務を継続することが可能です」と評価します。

そして、「以前は、購入ライセンス数はわかっていましたが、そのうちいくつ利用されているかを把握するのは困難でした。しかし、Office 365 ProPlus であれば、管理者用のポータル サイトでライセンスの使用状況がひと目でわかるので、とても便利です」 という成果を得ています。

京急建設株式会社

京急電鉄グループの総合建設会社である京急建設株式会社 (以下、京急建設) は、京浜急行電鉄株式会社および京急電鉄グループはもちろん、京急沿線や首都圏近郊の官公庁、鉄道事業者、民間企業などをお客様として、軌道工事部門を持つ総合建設会社です。同社では、複数の現場や事務所が存在し、短期の事務所や事務所外で働く社員とのコミュニケーションや情報共有をスムーズに行うことが 1 つの課題となっていました。

京急建設が Office 365 の E3 プランを採用した理由には、Exchange Online のメール機能や SharePoint Online の情報共有を活用するだけでなく、Office アプリケーションを利用できることも選択理由の 1 つでした。同社は、2014 年 4 月 9 日にサポート終了となる Windows XP を入れ替え、全社の OS を Windows 7 にすることを推し進めており、同様にサポート終了となる Office 2003 も最新のバージョンにする必要がありました。また同社では、複数バージョンの Office アプリケーションが混在していましたので、管理面からも Office のバージョンを統一したいと考えていたのです。Office アプリケーションの活用では、インストールや展開のすばやさ、常に統一された最新バージョンでの管理のしやすさだけでなく、ライセンス管理の面でも大きなメリットがあります。「1 ユーザーで 5 台まで利用できるので、常設の事務所に設置している共有 PC などで複数拠点を行き来して数台の PC を使うユーザーも安心して利用できます」といいます。

Office のバージョンを揃えることで、環境によってマクロが動かないといったこともなくなります。Office 365 ProPlus で提供される Office アプリケーションは、以前のバージョンの Office と共存できるため、対応していないマクロがあった場合もライセンスを保有している Office 2007 や、2014 年 4 月まで利用できる Office 2003 を一時的に利用し、Excel 2003 などで動作していたマクロを Excel 2013 に対応させるまで待つことが可能です。

三友プラントサービス株式会社

三友プラントサービス株式会社は、1948 年に設立された環境リサイクル企業です。1960 年代から廃棄物処理を手掛けており、この分野の草分けといえる存在です。

「廃棄物処理に関するデータ解析に Microsoft Excel を使用しており、営業担当者は Microsoft PowerPoint でプレゼンテーションを行っています。Office は業務に欠かせないツールなので、これからも使い続けることになります。Office 365 なら Office を低価格で入手できるうえ、月額課金で年間一括払いも可能なので、予算化も容易。メール環境の刷新だけではなく、Office のコストが低減できれば、一石二鳥です」といいます。

また Office 365 は、常に最新版の Office が自動アップデートされるため、バージョン管理やインストールの負担が軽減できるという期待もあったと、いいます。以前の PC 環境では、社員の増加や PC 故障のタイミングで PC を増設しており、その度に各種アプリケーションのインストールやデータ移行の作業が発生していました。そのために 1 台あたり、丸 1 日の時間が費やされていたと振り返ります。また Office のバージョンを全社で統一する必要もあり、そのための管理工数もかかっていたのです。

Office 365 への移行によって、IT コストの低減が可能になりました。
社内システムが不要になることで、災害発生時の事業継続 (BCP) も容易になりました。

PC 環境の維持および管理に必要な作業負担も軽減されています。まず新規 PC の準備を行う際に、Office のインストール作業を行う必要がなくなりました。常に最新版の Office を、インターネット経由で入手できるからです。

「これからの IT で重要なのはハードやマシンではなく、どのようなアプリケーションやサービスを使い、価値を生み出していくのかということだと考えています。社員全員がこの新しい環境を積極的に活用し、成果につなげていくことに期待しています」と評価しています。

魚沼市

魚沼市は、2004 年 11 月 1 日に堀之内町、小出町、湯之谷村、広神村、守門村、入広瀬村が合併して誕生した人口 39,277 人、世帯数 13,462 世帯 (2014 年 4 月 1 日現在) の自治体です。

「当市が策定した情報システム最適化計画に基づいて、自前でシステムを抱えるのではなく、積極的にクラウド サービスを活用するようにしています。例として、地理情報システム(GIS;Geographic Information System) や電子申請、公共施設予約システムなどはすでにクラウド サービスを活用しています。Office 365 ProPlus についても、基本的な採用理由は同じです。さらに言えば、常に最新バージョンの Office が提供されるため、PC の更新時期に左右されることなく、庁内の業務環境を一定に保てる点も魅力的でした。」といいます。

クラウド サービスとして提供される Office 365 ProPlus は、PC のローカル ディスクにインストールして「クイック実行」という方法で利用することができます。 そのため、「パッケージで購入した場合と使用感を比較しても、まったく遜色がない」と評価しています。

Office 365 ProPlus は、既存の資産管理ツールを活用して、2014 年 1 月に導入作業を実施。あっという間に 120 台への展開が完了したと言います。

「当市では魚沼市の合併時から活用している資産管理システムと組み合わせて、『クイック実行』という方法でOffice 365 ProPlusを展開しました。具体的には、庁内のサーバーにソフトウェアのイメージを置いて、庁内 LAN 経由で PC にインストールしたのです。アクセス集中による遅延を防ぐための工夫でしたが、結果として、この展開方法がベストだったと思います。」という成果に加えて、「万一の災害が起きた時こそ、自治体が機能することが重要です。その点、Microsoft Office がクラウド化されたことで、端末を選ばずに業務遂行に活用できることは、BCP (Business Continuity Planning) の観点からも、プラスになっていると思います。」という期待もあります。

さらに、「タブレットに Office が入っていれば、手書き入力でメモを取ることも容易になります。Microsoft Surface など高性能なタブレットも出てきています。コスト パフォーマンスや BCP 対策など、さまざまな観点から今後タブレットを本格的に活用する場合にも、タブレット上でも利用できるオフィス ツールがすでに整っているということは、大きなポイントだと思います。」と述べています。

株式会社 gloops

株式会社gloopsは、ソーシャル ゲームをはじめとするさまざまなサービスを提供している、モバイル エンターテインメント企業です。Microsoft Office 365 ProPlus も採用され、Microsoft Office の展開も円滑化。以前は 3 日かかっていた Office の展開をクラウドからすぐに行うことが可能になり、展開にかかる労力と時間を大幅に削減、新機能もすぐに利用できるため、データ分析などの便利な機能をタイムリーに使えるようになりました。

「以前は Microsoft Office と OpenOffice を併用しており、Microsoft Office は主にパッケージ ライセンスで使用していました」といいます。

しかし OpenOffice は機能が十分ではないため、2012 年 7 月に Microsoft Office への集約を行ったと言います。この段階で Enterprise Subscription Agreement (ESA) を締結。ライセンス管理もボリューム ライセンス センターによる集中管理へと移行します。

その後さらに、オフィス製品のコスト効率と管理性の向上に向けた検討を実施。2013 年 5 月にマイクロソフトから Office 365 ProPlus の提案を受け、これへの移行を決定します。

「最近は社員が複数のデバイスを所有していることも多く、ユーザー単位のライセンスである Office 365 ProPlus に移行したことで、ライセンス料がさらに安くなりました。またボリューム ライセンス センターではできなかったユーザーごとの導入状況の管理も可能になっています」と評価しています。

さらに、「以前は新入社員が使う PC に Office を入れるために、数が限られたインストール用の CD-ROM を回して、順次導入してもらう必要がありました。ノート PC の場合には CD-ROM ドライブを内蔵していないケースもあり、この場合には CD-ROM ドライブも貸与しなければなりません。そのため Office の展開に時間がかかり、一度に 30 人が入社した時には 3 日かかったこともあります。しかし今では Office 365 上からすぐに Office をダウンロードして使い始められます。アップデートが自動的に行われるのも、ユーザーにとって便利です」という成果も得られています。

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成果をあげる企業に共通したポイント

Office 365 ProPlus / Businessを採用して成果をあげている企業に共通しているポイントは、大きく3つあります。

一つは、コスト面でのメリットです。Office 365 ProPlus / Businessは月額のクラウドサービスなので、コストパフォーマンスに優れています。また、Office 365 ProPlus / Businessの導入をきっかけに、ライセンスを統一することにより、コストを削減できるケースもあります。

二つ目は、運用管理にかかる負担の軽減です。Office 365 ProPlus / Businessのインストールは、インターネットを経由して行われるので、DVDやCD-ROMなどのデバイスを使って導入する手間や負担がなくなります。また、アップデートも自動的に行われるので、バージョン管理の手間も削減されます。

三つめは、マルチデバイス対応です。1ライセンスで複数のPCにインストールできるだけではなく、タブレットやスマートフォンでも利用できるので、Office 365 ProPlus / Businessを使ったビジネスの利便性や機動性が高まります。特に、営業部門や複数の拠点で作業をするような業務であれば、マルチデバイス対応はとても便利に活用できます。

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