代表的なTeams活用事例のご紹介

 2019.04.23  Microsoft 365チャネル編集部

Microsoft Teams(以下Teams)によって、円滑な組織・チームコミュニケーションを手に入れた企業は多く、それに伴い大きな労働生産性も生んでいます。しかしながら、Teamsをまだ使ったことがない人は「他のチャットツールと何が違うの?」と、Teamsのメリットをいまいち理解できていないところが多いのではないでしょうか?本稿ではTeamsの基本と、代表的なTeams活用事例についてご紹介します。

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Microsoft Teamsとは?

TeamsはMicrosoftが提供している「ビジネスチャットツール」です。チャットツールといえば、LINEを使用している方が多いかと思います。Teamsはいわば「ビジネス向けのLINEのようなもの」と考えた差し支えありません。「じゃあLINEで十分じゃない?」という意見もあるでしょうが、TeamsにはLINEのようなチャットツールにはない、ビジネス向け機能が多数備わっています。

そもそもTeamsは、Office 365に内包されているビジネスチャットツールです。Office 365はExcelやPowerPointといったOfficeアプリケーションのライセンスをサブスクリプション形式(定期購買型ライセンス)で提供し、プランに応じて多数のコラボレーションツールを提供するクラウドサービスです。

たとえばビジネスメールのExchange Onlineやファイル共有のSharePoint Online、個人向けクラウドストレージのOneDrive for Business等が提供されています。Teamsはいわば、それらコラボレーションツールの「ハブ的存在」として機能するビジネスチャットツールなのです。

Teamsには「タブ」という形で、Office 365に内包されているコラボレーションツールの機能を追加することができ、ユーザー独自にカスタマイズすることで、最高のコミュニケーション環境を実現します。

もっと見る:Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsの「チーム」「チャット」「会議」「ファイル」

Teamsの機能としてよく使用するのが「チーム」「チャット」「会議」「ファイル」の4つです。それぞれの機能について、簡単に説明します。

チーム

Teamsでのコミュニケーションは「チーム」と「チャネル」で構成されています。チームとはTeams内で構成される1つの組織であり、プロジェクトを発足した際にチームを作成したり、部署ごとにチームを作成したりします。そのため、ユーザーの多くは複数のチームに参加することになります。

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チーム内にある実際のコミュニケーションスペースがチャネルです。各チームではトピックごとにチャネルを分別することで、コミュニケーション効率を向上することができます。チームは一般的に管理者とメンバーで構成されていますが、外部ユーザーをゲストとして招待することもできます。

チャット

Teamsのチャットスペースではメッセージのやり取りだけではなく、写真や動画、ドキュメントファイルなどを共有することも可能で、音声メッセージを送信することもできます。

複数人で同じチャットスペースを使用する際は「メンション機能」が便利です。これは注意を引きたいメンバーの名前に「@」を付けくわえることにより、通知を送信したりできる機能です。これによって、複数人でのコミュニケーションも効率良く行うことができます。

会議

従来、Office 365のWeb会議はSkype for Businessが中心になっていましたが、Teamsが登場したことによってチャットスペースからWeb会議を開催することもできるようになりました。さらに、OutlookからTeamsの会議を予約したり、会議中にチャットやファイルにアクセスしたりと、Skype for Business機能の多くを受け継いでいます。

Web会議は、最大250人で行うことができ、大規模な会議やミーティング、クライアントとの土合わせ等にも利用できます。

もっと見る:Web会議

ファイル

会議中はさまざまなファイルがやり取りされます。そのため、コミュニケーションや業務を円滑に進めるためには、目的のファイルをいつでも検索・閲覧できる環境が必要であり、Teamsはダイレクトで目的のファイルに辿りつくための検索機能が備わっています。

さらに、「最近使用したファイル」ビューではOffice 365ドキュメントのすべてを表示したり、「Microsoft Teams」ビューではお気に入りのチャネルで作成したファイルをす

以上のように、Teamsには一般的なチャットツールには無い機能が多数備わっています。さらに、近年ビジネスシーンで注目されているチャットボットを登録したり、オリジナルのチャットボットを作成することも可能です。

Microsoft Teamsの活用事例

では、Office 365を導入した企業はTeamsをどのように活用しているのでしょうか?Microsoftホームページから、活用事例の一部をご紹介します。

Microsoft Teamsにコミュニケーションを一本化

法人向けのネットワーク機器販売やITサポートを展開している浅間商事株式会社(以下浅間商事)では、2017年3月にTeamsがリリースされてから、メールでのコミュニケーションを一切排除し、組織のコミュニケーションをTeamsに集約しています。

浅間商事の経営企画室管理チームマネージャーの鈴木淳一氏は、Teamsについて次のように説明しています。「メールは便利ですが、件名や文面に悩むため、時間がかかります。しかし Teams には、そのような窮屈さがありません。時候の挨拶も、かしこまった文面も不要です。普段の会話のままに、発信すればいいのです。誰かの発信に『いいね』をすれば、それが返信の代わりにもなります。この違いは明白です」。

確かに、メールでのコミュニケーションでは形式ばったやり取りばかりで話が進展せず、メッセージ作成に手間がかかるという難点があります。さらに、メンション機能が無いことでccに入れられていても、それがどれくらいのプライオリティ(優先度)なのかが瞬時に判断できません。

こうしたTeamsの特徴から得られたメリットの中で、一番大きいと実感したのは「心理的安全性の確保」だそうです。近年、組織の労働生産性を高めるためには心理的安全性が重要だとされています。これは、本来の自分を押し殺すことなく自由にコミュニケーションが取れる環境を整えることであり、Teamsがあることで組織全体が楽しくコミュニケションを取っており、心理的安全性に繋がっていると指摘しているのです。

皆さんも同社のようにOffice 365およびTeamsで楽しく、円滑に、確実にコミュニケーションが取れる環境を構築してみてはいかがでしょうか?

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