Microsoft Teamsのメンションって何が出来るの?

 2019.03.15  Office365編集部

素早いコミュニケーションで組織やチームの情報共有力強化、仕事効率化を図るためにチャットツールが普及しています。2017年4月に行われた調査によれば従業員数200名以上

売上規模100億円以上の企業では28.1%が一部あるいは全社的にチャットツールを導入しています。

引用:伊藤忠テクノソリューションズ「大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査

従業員数200名以下の企業も含めればチャットツールの導入率はさらに高いでしょう。ベンチャーや中小企業ほどチャットツールの素早いコミュニケーションに着目しているためです。

Office 365」が提供するチャットツールといえばMicrosoft Teamsです。2017年3月にリリースから早1年以上が経過し、15%~30%という急速な伸び率でユーザー数を増やしています。

引用:ビジネスネットワーク,jp「Office 365ユーザーは使わなきゃ損!Teamsでチームワークは劇的に変わる

Microsoft Teamsはいわゆるただのチャットツールではなく、Office 365で提供されているコミュニケーションツールを連結・統合するためのハブとなります。従来からOffice 365には生産性向上効果の高いコミュニケーションツールが提供されていますが、それぞれのツールは独立しており各機能が一ヵ所にまとまったインターフェースはありませんでした、

Microsoft製品関連お役立ち資料

それがMicrosoft Teamsの登場により、各機能が一ヵ所に集約されたことでユーザーはより効率良くコミュニケーションを取ったり仕事をこなせるようになったのです。今回は、そんなMicrosoft Teamsの機能と活用方法についてご紹介します。

Microsoft Teamsの機能

チャットメッセージ

Microsoft Teamsでのコミュニケーションの中心になる機能です。よくSlackはChatWorkと比較されており、その特徴はタブ付けという形で様々なツールを連携できることです。たとえばメモアプリのOneNoteをタブ付けすると、適宜溜まったメッセージを整理したり、チャットでミーティングを行っている最中に考えをまとめたりと様々な用途があります。何をタブ付けするかはユーザー独自に選べるので使いやすくカスタマイズ可能です。

Web会議

Office 365が提供するWeb会議といえば「Skype for Business」です。Microsoft TeamsとSkype for Businessはすでに強力な連携が進んでいて、ゲストアクセスなどの機能も追加されました。Microsoftとしては今後Microsoft TeamsとSkype for Businessの統合を強化していくようです。

参考:Techcrunch「MicrosoftはOffice 365のチャットでTeamsに全力――Skype for Businessはやがて消え行く

もっと見る:Web会議

ファイル共有

従来のファイル共有といえばSharePoint Onlineを使用していました。ファイル共有スペースとして大変素晴らしいツールですが、Microsoft Teamsの登場によって同ツール上でのファイル共有が可能になっています。チームで関連資料を共有する際はMicrosoft Teamsを使用した方が効率良く共有できるでしょう。

SharePoint Online」について詳しくご覧ください!

ファイル共同作業

共有資料としてアップロードしたファイルは共同作業による編集ができます。Web会議を開催しながらファイル編集をすることで議事録作成にも役立つでしょう。

プロジェクト管理

Office 365でプロジェクト管理を提供しているのはMicrosoft Plannerですが、これをMicrosoft Teamsと連携することでタスクやサブタスクを作成し、それをメンバーに割り当てることでプロジェクト管理ができます。

ゲストアクセス

外部ユーザーをMicrosoft Teamsに招待したコミュニケーションを取るための機能です。2018年3月にリリースされたばかりで、有効なメールアドレスを所持していれば誰でもチャットスペースに招待できます。独自ドメインメールだけでなくGmailなどコンシューマ向けのメールアドレスでも招待可能です。

会議スケジュール

Microsoft Teams上で作成した会議スケジュールは自動的にOutlookに同期されます。

Wiki

社内Wikiとして様々な重要情報の蓄積に使えます。

ツール連携

タスク管理ツールの「Trello」やカスタマーサポートツールの「Zendesk」、開発者向けツールの「GitHub」などMicrosoft Teamsは多様な連携先を持ちます。こうしたサードパーティ製ツールとの連携も取り入れることで、より効率良く仕事を遂行できるでしょう。

≪Microsoft Teamsで連携できるツールの一例≫

  • Asana(プロジェクト管理)
  • Assistant @ Zoom.ai(生産性)
  • Bing News(ニュース + 天気など)
  • Bitbucket(開発者ツール)
  • Dynamics 365(販売 + マーケティング)
  • Egnyte(生産性)
  • Emojify(ライフスタイル)
  • Google Analytics(分析)
  • GoSquared(開発者ツール)
  • Jenkins(開発者ツール)
  • Jira Cloud(プロジェクト管理)
  • KAYAK(旅行 + ナビゲーション)
  • New Relic(開発者ツール)
  • Trello(プロジェクト管理)
  • Twitter(SNS)
  • YouTube(画像 + ビデオ ギャラリー)
  • Zendesk(カスタマー サポート)
  • Zenefits(人事 + 採用)

ボット

Microsoft Teamsでは「Microsoft Bot Framework」を使って様々なボットを作成できます。

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Microsoft Teamsの活用方法

いかがでしょうか?Microsoft Teamsの機能についてご紹介しました。しかし、まだ活用のイメージが湧かないという方も多いかと思います。そこで活用方法として、社内の一部のチームだけではまずはMicrosoft Teamsを運用してみましょう。チームのコミュニケーションをすべてMicrosoft Teamsに移行した上でどういった効果があるのか、さらには従来通りのコミュニケーションで問題ない個所を特定します。いきなり全社導入は難しいので、まずは一部だけでMicrosoft Teamsを活用してみて、そこでノウハウを蓄積してから全社導入するのが得策でしょう。

Microsoft Teams 使い方」について調べてみよう!

初期段階ではあれもこれもと機能を使用せず、チャットツールとビデオ通話だけでなど機能を限定するのもよいでしょう。

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