Microsoft Teamsの通知設定

 2019.03.13  Office365編集部

組織やチームのハブとして複数のコミュニケーションツールを統合したMicrosoft Teams。「Office 365」ユーザーはMicrosoft Teamsを使用することでチャットメッセージやビデオ通話、ファイル共有といったツールを一ヵ所から使用でき生産性が向上します。

もっと見る:Microsoft Teamsとは

ただMicrosoft Teamsを使用していてもチームメンバー同士がメッセージのやり取りをしている際、見落としによってコミュニケーションが円滑に進まないことがあります。そこでコミュニケーションに遅延が発生しないよう通知機能を設定しましょう。

Microsoft Teams並びにOffice 365にはいくつかの通知設定が用意されているので、それの設定方法を本稿でご紹介します。

Microsoft Teamsで通知機能を使用する

Microsoft Teamsのチャットメッセージでは個別に通知設定を行う必要はなく、@メンション機能を使用すると自動的に通知を送信したり届いたりします。@メンション機能は単価記号(@)の後に通知を届けたいメンバーやチャネル、またはチームの名前を入力してメッセージ本文を送信します。たとえば開発チーム全体に通知を送りたい場合はメッセージ冒頭に「@Development」といった具合に@メンションを付け加えるだけです。@メンションに指定されたメンバーやチャネル、またはチームはメッセージの通知を受け取ります。

ただし、チームに対して@メンションで通知を送る際は場合によって設定が必要です。チームページに移動してチーム名横にある省略記号をクリックしチームを表示を選択し、さらに設定≫@メンション<の順に選択します。@チームまたは @[チーム名] のメンションを許可しますチェックボックスをオンにしましょう。

Teams メンション」について調べてみよう!

ちなみに@メンション機能は自分の名前を付け加えておくと、自身で通知を受け取ることも可能です。

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@メンション機能以外で通知を確認する方法もあります。チャネルに未読のメッセージおよび未確認のアクティビティが存在すると、チャネル名が太字で表示されているので一目瞭然です。チャネルはお気に入りに追加しておくと一覧に表示されたままなので、定期的に確認したいチャネルはお気に入りに追加しておくと便利でしょう。ただし@メンション機能と違って特定のメンバーやチャネル、チームに対して通知を送信するわけではないのでご注意ください。

すべての通知を一覧で表示したい場合はアクティビティフィードをご確認ください。

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スクリーンリーダーを使用して通知を設定する

Microsoft TeamsではキーボードとJAWSなどのスクリーンリーダーを使用して各種通知を検出できます。JAWSは視覚障害者向けに開発されたWindows音声化ソフト(スクリーンリーダー)です。これを使用すると画面に表示されている内容をソフトが読み上げてくれるので、視覚障害を持った人でもMicrosoft Teamsでチームメンバーとコミュニケーションが取れます。

この機能を使用するためには「JAWS for Windows」を使っていることが前提になります。

ユーザーが受け取るすべての通知はアクティビティフィードに表示されます。通知が表示される条件は自分が@メンションされる、所属するチャネルやチームが@メンションされる、自分が参加している会話に返信される、自分のメッセージに返信されるのいずれかです。

まずアクティビティフィードを開くにはAlt+1キーを押します。すると「フィード、ドロップダウンオプション」と読み上げられるので、フィードの最初の通知が読み上げられるまでTabキーを押します。「<Sender info, notification content and details, the number and position of the selected notification in the list>、その他オプション」と読み上げられます。

その他のオプションメニューを開くためにはスペースキーを押します。「既読としてマーク」または「未読としてマーク」と読み上げられます。メニュー内で移動するには上方向キーかした方向キーを押しましょう。選択するにはEnterキーを押します。メニューを終了するにはEscキーをしましょう。通知のリスト内を移動するのも上方向キーまたは下方向キーを押します。

アクティビティフィードにフィルターをするとフィードの表示される通知を選択できます。たとえば他のメンバーが自分のメッセージに返信したときに通知を受け取るようにするには、まずAlt+1キーを押してアクティビティフィードを開きます。「フィード、ドロップダウンオプション」と読み上げられるので、Tabキーを押しましょう。「フィードフィルターボタン」と読み上げられたらスペースキーを押してフィルターメニューを開きます。

メニュー内を移動するには上方向キーまたは下方向キーを押します。選択するにはEnterキーを押します。するとフィードに選択した項目についての通知のみが表示されるようになります。

フィルターを解除するには「フィードのフィルターの解除ボタン」と読み上げられるまでTabキーを押し、その後スペースキーを押します。

さらにアクティビティフィード、メールあるいはバナーでどの種類の通知を受け取るか細かく調整できます。Microsoft Teams内の任意の場所でAlt+Gキーを押し設定メニューを開きましょう。

通知ボタンが読み上げられるまで下方向キーを押しEnterキーを押します。「通知設定メニュー」と読み上げられるのでTabキーを押してメニュー内を移動します。オプションの一覧を展開するにはスペースキーを押し、リスト内を移動するには上方向キーまたは下方向キーを押します。選択するにはEnterキーを押しましょう。通知設定メニューを終了するにはEscキーを押します。

以上がスクリーンリーダーを使用した際の通知設定方法です。Microsoft Teamsではスクリーンリーダーを使用すれば、この他にも様々な機能を使いこなすことができます。各機能を呼び出したり使用するための方法については「Microsoft Teams で使用するショートカット キー」をご参考ください。

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通知でコミュニケーションを円滑に

Microsoft Teamsで通知設定をする際は、特定のツールにもとづいて設定することをおすすめします。どんな通知でも受け取るよう設定していると逆にコミュニケーションを阻害する原因になるかもしれません。通知設定に関してはチーム内でルールを決め、コミュニケーションが円滑に進むよう図りましょう。

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