Microsoft TeamsとSharePoint Onlineを連携させてみた

 2019.12.24  Microsoft 365チャネル編集部

Office 365を利用すると、マイクロソフトが手掛けるビジネスチャットツール「Microsoft Teams」も同時に利用できます。Microsoft Teamsは「チームワークのハブ」として、Office 365で提供されているさまざまなアプリケーションを繋げる力があり、一カ所から必要な機能が使えるようになります。

もともと、ビジネスチャットツールとしての役割はSkype for Business Onlineが担っていましたが、こちらには各種アプリの機能を単一画面から使うことはできなかったので、機能ごとに画面を開く必要がありました(例:メール⇒Exchange Online、ファイル⇒SharePoint Oline、タスク管理⇒Planner)。

この問題を解消するために登場したんがMicrosoft Teamsであり、今ではSkype for Business Onlineに代わる新しいビジネスチャットツールとして活躍し、同時にSkype for Business Onlineは2021年7月31日にサービス終了が決定されています。

本稿でご紹介するのは、そんなMicrosoft TeamsとSharePoint Onlineを連携する方法です。ファイル共有およびサイト作成といった機能が搭載されたSharePoint OnlineとMicrosoft Teamsを連携させることで、情報共有がさらに促進され、チームワークが協力になります。

すでにOffice 365を使っている方は連携方法について知り、まだOffice 365を使っていない方はMicrosoft TeamsとSharePoint Onlineを連携することでどれくらい利便性が向上するのかに着目してください。

Microsoft TeamsとSharePoint Onlineを連携させる

「連携させる」といっても、そこまで難しい作業は要りません。そもそも、Microsoft TeamsとSharePoint Onlineは連携が取れています。というのも、SharePoint OnlineはOffice 365にて保存・共有されるファイルを保管するための場所なので、Microsoft Teams上でファイルのやり取りをするとそのファイルは自動的にSharePoint Onlineへ保存されます。

連携にあたり、まずはMicrosoft Teamsの「ファイル」画面に移動してください。ファイルの画面上部に「SharePointで開く」というメニューがあるので、そこをクリックします。するとSharePoint Onlineが起動されます。これで連携は完了です。

SharePoint OnlineにはMicrosoft Teamsで作成したチャネル(グループの単位)に応じてフォルダが作成されており、チャネルにアップロードしたファイルはすべてそこに保存されています。

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Microsoft TeamsとSharePoint Onlineを連携させるメリット

Microsoft Teamsではチャネルごとにアップロードされたファイルを確認できますし、もちろん閲覧も編集もできます。では、わざわざSharePoint Onlineと連携させるメリットとは何でしょうか?

誤って削除・更新したファイルを復元できる

チャネル上でメッセージやファイルのやり取りをしていて、誤って重要ファイルを削除してしまった…。そんな時も安心です。SharePoint Onlineのチャネルフォルダには、Microsoft Teamsでやり取りされたファイルの更新履歴が確認できるので、誤って削除したファイルを復元することも、更新したファイルを前のバージョンに戻すこともできます。

SharePoint Onlineからグループメールが作れる

SharePoint Onlineのチャネルフォルダを開くと、画面右上に「グループ会議」の項目があるので、そこをクリックするとグループメールが作成されます。SharePoint Onlineでチャンルフォルダを開いていてチームにメッセージを送る必要性があったら、わざわざMicrosoft Teamsを開かなくてもよいのです。こうした、ちょっとした効率化の積み重ねが生産性を向上させるカギになります。

SharePoint Onlineから会議を開ける

さらに、そのまま会議を作成することで、Web会議を実施することもできます。Microsoft Teamsは「チームワークのハブ」として機能するアプリケーションですが、Microsoft Teamsが登場したことで他のアプリケーションとの相互連携が可能になり、Microsoft TeamsからSharePoint Onlineを、SharePoint OnlineからMicrosoft Teamsを利用するなどの利便性が向上しています。

こうした相互連携というメリットは、Office 365に搭載されているMicrosoft Teamsならではのものです。世界中で人気のあるビジネスチャットツールとしてSlackですが、Slackはサードパーティ製ツールと多彩に連携できるものの、総合連携はできません。

ちなみに、Slackが2019年7月に発表した日間アクティブユーザーの数は1,300万人なのに対し、同年11月にマイクロソフトが発表した日間アクティブユーザーは2,000万人を突破しています。Microsoft TeamsはすでにSlackの規模を超えており、多くの企業やユーザーがMicrosoft Teamsの有用性を認めています。
出典:REUTERS『米マイクロソフト「Teams」、1日当たりアクティブユーザーが2000万人突破

Microsoft Teamsを使うにはどうすればいいの?

本稿を読まれて、少しでMicrosoft Teamsに興味を持っていただけたのなら幸いです。では、実際にMicrosoft Teamsを使うにはどうすればいいのか?方法は3つあります。

まず、Office 365を契約することです。クラウドコラボレーションツールのOffice 365には、プラン内にMicrosoft Teamsが含まれており、多彩なアプリケーションと同時にMicrosoft Teamsを利用できます。

次に、Microsoft Teamsを単体で契約する方法があります。この場合、Office 365のように様々なアプリケーションと連携させることはできませんが、高機能なビジネスチャットツールとして利用し、一部連携もできます。

そして最後に、Microsoft Teamsを無料で使う方法です。Microsoft Teamsの単体サービスにはフリーミアムプランが用意されているので、機能がある程度制限された形でMicrosoft Teamsを無料で使うことができます。初めてMicrosoft Teamsを使うという方は、こちらで試用してみるのもよいでしょう。

この機会にぜひ、Microsoft Teamsの利用を検討してみてください。

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