Microsoft Teamsでタスク管理(ガントチャート編)

 2020.02.04  Microsoft 365チャネル編集部

「チームワークのハブ」として活躍し、組織のコミュニケーションを大幅に効率化する。Microsoft Teams。今では、Fortune100企業の91社に採用され、に間アクティブユーザーは2,000万人を超えます。2019年7月では日間アクティブユーザー数がわずか1,300万人だったので、かなりのスピードでサービスが拡大しています。
出典:REUTERS『米マイクロソフト「Teams」、1日当たりアクティブユーザーが2000万人突破

本稿では、このMicrosoft Teamsでガントチャートを利用する方法についてご紹介します。ちなみにガントチャートとは、横軸の棒グラフで表されるタスク管理のためのフレームワークです。

一目で進捗管理ができることから、プロジェクトの全体管理にも用いられますし、個人的なタスク管理にも活用されています。Microsoft Teamsがあればかんたんにガントチャートが作成できるので、ぜひ参考にしてください。

Microsoft Teamsにプランナーのタブを追加する

Microsoft Teamsでガントチャートを使ってタスク管理を行う際は、厳密に言えば「プランナー」と呼ばれる機能を使います。プランナーはチームのタスクを計画するための機能で、Microsoft Teamsにタブとして追加することでスムーズに利用できます。

Microsoft Teamsにプランナーのタブを追加するには、チャネル上部に表示されている「タブの追加」をクリックし、「プランナー(Planner)」を選択しましょう。次に、「新しい計画」をクリックしてタスク管理を新規で始めるから、「既存の計画を使用」をクリックしてメニューの中から既存のタスク管理を選択します。

Microsoft Teamsでガントチャートを作成する

具体的に説明すると、Microsoft Teamsでガントチャートを作成するのではなく、「Microsoft Teamsのタブとして追加したプランナーからガントチャートを作成」します。プランナーを開いたら、「表示」タブの「リソースビュー」グループにある「チームプランナー」をクリックします。

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するとチームプランナーが表示され、プロジェクトリソース(ユーザー名など)ごとに1つの行が表示されますので、これをガントチャートとして管理します。

引用:『チーム プランナーでチームの作業を表示する

ご覧のように、「リソース名」「スケジュールが設定されていないタスク」「日付」の3カラム構成になっています。中央ではどこにも計画されていないタスクがあり、これを右側に移送させることでスケジュールを組んでいきます。もちろん、直接タスクを作ることも可能です。

タスクのスケジュールを変更したり、「未割り当てのタスク」を移動させたりするにはドラッグ&ドロップでタスクを移動するだけです。いかがでしょうか?非常に簡単にガントチャートが作成できますし、Excelで作成するよりも管理が大分楽になるはずです。

知っていると便利なプランナーの操作

プランナーを使うとさまざまな操作を簡単に行い、効率良くタスク管理ができます。ここでは、知っていると便利なプランナーの操作についてご紹介します。

操作内容 実行するアクション

タスクのスケジュール方法を変更する 手動のスケジュールに自動的に設定されているタスクを変更するには、タスクを右クリックした「スケジュールの自動」または「手動でスケジュール」で切り替えます。
重要な課題を優先的に解決する 「書式」タブにある「割り当て超過の防止」を選択します。これを使うとタスクの競合が発生した場合、割り当て超過を防ぐために2番目のタスクを自動的に移動します。
タスクを無効化する タスクバーを右クリックし、タスクをチームプランナーから削除します。

タスクを再度割り当てる 最も簡単な方法は、タスクを他のユーザーにドラッグすることです。または、タスクを右クリックして「再割り当て」を選択しましょう。

タスク情報を変更する タスク情報を変更するにはタスクをダブルクリックします。タスクの期日、タスクの種類などが変更可能です。
ビューを分割する 「タスク」タブで「プロパティ」を表示し、「タスクの詳細を表示」を選択します。

次に、チームプランナーのビューをより見やすくするために、ニーズに合わせて表示方法を変更する方法をご紹介します。

操作内容 実行するアクション

  • チームプランナーのバーの色を変更する 「書式設定」タブの「スタイル」グループで、色、バーの種類、境界線の色、塗りつぶしの色を変更できます。
  • テキストを表示する行の高さを展開する 「書式設定」タブの「書式」グループでテキスト行のとして使用する行数を選択します。
  • 度の詳細を表示する プロジェクトウィンドウ右下の部分にある「ズーム」スライダーで、どのくらいの時間ビューの右側に表示されるかを決めます。
  • 非稼働時間の外観を変更する ビューの右側の空白部分で右クリックをして、「非稼働時間」を選択します。
  • グループ化、フィルターを並べ替える 「リソース名」列で下向き矢印をクリックして、定義済みまたはカスタムフィルター、並べ替え、グループ、またはフィルターを選択します。
  • 不要な列を非表示する 「書式」タブの「表示/非表示」グループで表示または非表示にする列の種類を選びます。
  • チームプランナーのセクションのサイズを変更する セクション間の垂直及び水平方向のらせんをドラッグします。

Microsoft Teamsを使ってみよう!

いかがでしょうか?Microsoft Teams(プランナー)があれば、誰でも簡単にガントチャートを作成でき、様々な方法でカスタマイズすることもできます。まだMicrosoft Teamsを使っていないという方は、無料のフリーミアムプランも提供されているので一度そちらで試用してみていただきたいと思います。

また、Microsoft Teamsのメリットはガントチャートを簡単に作れるだけではありません。企業全体のコミュニケーションを大幅に効率化して、ビジネス効率も高めます。現在、他のコミュニケーションツールを利用している場合も、ぜひMicrosoft Teamsをご検討ください。

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