会議日程調整の煩わしさから開放する「会議一発調整アプリ METIS AMI」の威力とは?

 2021.05.21  Microsoft 365チャネル編集部

働き方改革の推進や新型コロナウイルスの影響により、リモートワークを利用する企業が増えました。それに伴い、オンライン会議を導入する企業も増えていますが、参加者全員のスケジュール調整に時間がかかる、と感じている方も多いことでしょう。本記事では、オンライン会議における課題や、日程調整の煩わしさを解決する方法をお伝えします。

リモートワークトレンドでオンライン会議が増加している?

近年では、さまざまな事情を鑑みて多くの企業がオンライン会議を導入しています。オンライン会議とは、Webを活用した会議システムのことです。システムをインストールしたデバイスとインターネット環境が整っていればオンラインで会議ができる優れものです。オンライン会議のメリットは、社員が一堂に会さずとも会議を行えることです。あらかじめ会議を開始する時間を決めてさえおけば、場所に縛られることなくミーティングができます。オンライン会議を導入する企業が増えているのは、利便性が高いというだけではなく、いまだ収束の兆しが見えない新型コロナウイルスの影響も大きいと言えます。

今までリモートワークを導入していなかった企業でも、新型コロナウイルス対策の一環として、リモートワークでオンライン会議を実施しています。リモートワーク環境下では、従来のように対面での会議はできません。感染リスクが大幅に低下しない限り、今後もオンライン会議の需要は高まり続けると考えられます。

オンライン会議を実施する上での課題

会場費などの削減、非接触、多様な働き方の実現など数々のメリットがあるオンライン会議ですが、課題があるのも事実です。日程調整作業が煩わしい、参加者のスケジュール調整に時間がかかるなどが挙げられます。詳しく見ていきましょう。

オンライン会議調整作業が煩わしい

会社に出社して勤務をする従来のスタイルなら、経営者や担当者が個々の社員へ会議を行う旨を通知するだけで問題ありませんでした。基本的に社員はオフィスにいるため、情報を伝達しやすく参加可否の確認も容易だったのです。

一方、リモートワーク環境下においては、個々の社員が自宅やサテライトオフィスなどで業務に従事するため、管理者の目が行き届きません。対面でのコミュニケーションがとれず、情報伝達や意思の疎通をしにくい状況が生じます。オンライン会議を開催する場合には、招待メッセージを送信して参加の可否を確認する必要があります。管理者は、返信をチェックしつつスケジュールを組まなければなりません。

社員がすぐに返信をしてくれれば問題ありませんが、なかなか返信がないケースも考えられるでしょう。オフィスなら直接本人のもとへ足を運び確認できますが、リモートワーク環境下ではそれもできません。さらに、設定した会議の管理も必要となるため、管理者の行うべき作業は従来よりも増えてしまいます。会議参加者が多くなるほど調整に時間がかかり、管理者の手間や作業時間が増えてしまうのです。

参加者のスケジュール調整に時間がかかる

会議参加者のスケジュール調整は、もっとも時間のかかる作業です。オフィスとは異なり、個々の社員を管理下に置きにくいからです。社員に一定の裁量を与えているケースでは、業務の時間配分も各々がある程度自由に設定しています。

そのため、チームのメンバー全員が空いている時間をピンポイントで見つけ、会議を設定することは困難です。先述した通り、会議に参加する人数が多くなればなるほど、空いている時間を調べ調整するのに時間がかかります。重要な会議ともなれば、1人でも欠けるわけにはいかないため、全員が参加できるタイミングをピンポイントで探りつつ調整しなければなりません。

オンライン会議を実施する上での対策やコツ

メリットの多いオンライン会議ですが、先述したような課題を抱えている経営者、管理者の方は少なくありません。そこで、ここからは実施するうえでの対策やコツなどを解説します。

オンライン会議の開催日の固定化

あらかじめ、会議を行う日を固定化しましょう。毎週月曜日の15時から開催する、毎月15日の13時からスタートするなど。開催日時を固定化することにより、日程や時間調整の手間を大幅に軽減できるでしょう。

オンライン会議の日程調整が大変なのは、その都度企画しているからです。社員にも都合があり、業務の進捗状況によっては参加できないこともあります。突然会議を開催する旨を通知されても、対応するのは難しいでしょう。いつ開催するのかを固定しておけば、このような問題を解決できます。会議を定例化すれば、各社員の業務進捗状況も正確に把握できるでしょう。月に数回の会議を定例化しておけば、コミュニケーション不足に陥る心配もありません。

管理者は、その都度会議の設定や社員のスケジュール調整をせずともよくなるメリットがあります。負担が軽減されるため、本来の業務にも注力できるようになるでしょう。

オンライン会議調整ツールの導入

ITツールの導入により、会議調整の手間や時間を大幅に軽減できます。現在では、さまざまなオンライン会議調整ツールがリリースされているため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。参加者の時間を自動調整できるシステムを実装したツールもあります。

このようなツールなら、従来のように管理者が手動で時間検索をする手間を省けます。たとえば、参加予定者のリストを作成し、招待メールを一斉送信できるものもあります。情報共有が可能なツールであれば、個々の社員ごとにスケジュールを確認する手間もかかりません。ツールの導入においては、いくつか注意点もあるため覚えておきましょう。

先述したように、現在ではさまざまなツールがリリースされており、機能性や操作性、費用などがそれぞれ異なります。現場の問題を解決できるのに必要な機能が備わっているか、既存の機能との連携はできるのか、費用はどれくらいかかるのかをチェックしましょう。

費用については、導入時だけでなくランニングコストも併せて考慮する必要があります。また、ツールを導入しても、管理者や社員が使いこなせないようでは意味がありません。複雑なツールは使いこなすための教育、研修が別途必要になる可能性があるため、操作性、使い勝手のよさをチェックすることも忘れないでください。

JBSのMETIS AMIでオンライン会議調整を最適化

JBSのMETIS AMIは、スムーズな会議開催を実現してくれるアプリケーションです。少ないステップで会議の依頼メールを作成でき、返信された情報や会議室の空き時間情報などから、最適なミーティング時間を自動で抽出してくれます。

そのため会議のスケジュール調整にかかっていた作業時間を大幅に軽減できます。また、自動で依頼メールを作成できる機能が備わっているため、メール作成の負担を軽減できるのもメリットです。過去に開催した会議情報も履歴として残されているため、その情報を用いれば同じ条件で依頼メールを作れます。

その他、依頼メールはテンプレートに沿ってアジェンダやゴール、出席者の役割などを設定できます。これらを事前に全員で共有できるため、会議自体の質向上も期待できます。初期費用として200,000円が必要です。それとは別に、月々発生する費用があります。月額費用は、利用するユーザー数によって変化します。499人までは1ユーザーあたり月額300円、500~999人で260円、1,000~2,999人で220円、3,000~4,999人で180円、5,000人~は150円です。なお、最低契約本数が50ユーザーからとなっているため注意しましょう。最低契約期間は3ヶ月と設定されています。ある程度まとまった初期費用が必要ですが、得られるメリットに比べると高価すぎるとはいえないでしょう。管理者の負担を大幅に軽減でき、スムーズな会議の開催を実現できるのであれば、適切な出費といえるのではないでしょうか。

まとめ

オンライン会議の日時設定には、出席者のスケジュール調整や会議室の空き時間確認など、多くの時間と手間を要します。「会議一発調整アプリ METIS AMI」を導入すれば、無駄な時間をかけず、より効率的に会議調整作業が行えます。会議設定の手間を削減して質の高い会議を目指すためにも、この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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