業務効率化を進めるツールと手法

 2022.01.31  Microsoft 365チャネル編集部

組織としての生産力を高めるには、「業務効率化」が欠かせません。ただ、業務効率化を進めるにも、どのように進めればよいのか、何から着手すればよいのかわからず悩んでしまう方も多いようです。そこで本記事では、業務効率化の概要や取り組むメリット、具体的な手法のほか、取り組みを進めるのに役立つツールもご紹介します。

業務効率化を進めるツールと手法

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業務効率化とは?

「業務効率化」とは、業務で発生しているムリ・ムダ・ムラを改善し、スムーズに仕事ができる環境を構築することです。ムリ・ムダ・ムラの排除により、従業員は快適かつ効率的に業務を遂行でき、組織としての生産性向上にもつながります。

たとえば、業務に取り組む中で、従業員にムリが生じているとしましょう。この場合、従業員の心身に過度な負担がかかり、ケガや病気のリスクが高まります。また、過度な負担から集中力の低下を招き、ミスの誘発や作業の遅延も引き起こしかねません。

業務でムダが生じているケースでは、余計なコストの増加が問題といえるでしょう。ムダな作業や人員の配置、設備の投入などでコストが増大すると考えられ、組織の財政を圧迫するおそれがあります。さらに、不要な作業や重要度の低い業務に時間をとられてしまい、コア業務が疎かになる可能性もあるのです。

業務におけるムラの発生も、改善すべき課題のひとつです。たとえば、従業員によって作業品質が大きく異なる、といったケースが考えられます。商品やサービスの品質にばらつきが生じると、二度手間やクレームの発生を招くおそれがあるうえ、それらに対処するために余計な作業時間がかかってしまい、従業員の負担も増加します。

これらのムリ・ムダ・ムラを解消できれば、作業品質の向上やコストダウン、労働時間の短縮、従業員のモチベーション向上などの実現が可能です。取り組みを進め、従業員が快適でかつ安全に効率よく働ける環境を整えることは、採用力の強化や離職防止にも役立つでしょう。次項からは、業務効率化の取り組みを進めるメリットや効果を、より具体的に解説していきます。

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業務効率化を進めるメリット・効果

取り組みを進めるメリットのひとつとして、コスト削減が挙げられます。企業が自社の利益最大化を目指すうえで、コスト削減は避けて通れない問題です。なぜなら、十分な売上を得ていても、業務でコストがかかりすぎていると、利益が少なくなるためです。

ムダなコストを削減できれば、得られる利益を増やせます。利益が増えれば、新たなリソースの投入や事業の拡大なども視野に入れやすくなるでしょう。従業員にも十分な報酬を還元できるようになり、モチベーションの向上も実現します。

また、組織としての生産性を高められるのもメリットです。効率よく業務を遂行できる環境や体制が整えば、少ない人員で今まで通り、もしくは今まで以上の成果を得られるようになります。少ない人員で現場を回せるようになれば、余った人員をほかの業務に割り当てることも可能です。

少子高齢化が進む我が国においては、今後ますます労働力の確保が難しくなると考えられています。そのため、限られた人員で効率よく業務を遂行できる環境の構築は、多くの企業にとって急務といえるでしょう。将来的に人材の確保が難しくなることを前提として、今から効率化に取り組み、生産性を向上させる必要があるのです。

そのほか、従業員のワークライフバランス向上を実現できるのも、取り組みを進めるメリットです。効率化が進めば、個々の従業員にのしかかる負担が軽減し、心身ともに健康的で快適な労働が可能になるでしょう。業務効率化により労働時間が短縮すれば、きちんと休暇もとれるようになるため、仕事とプライベートの双方が充実しやすくなります。

業務効率化を進める手法

取り組みを成功させるには、まず業務のプロセスや方法などを見直し、ムダの抽出から始めることが大切です。非効率の原因となっている部分を把握できなければ、改善への道筋を立てられません。現状どのような流れで作業に取り組んでいるのか、方法や人員の数は適切かなど、あらゆる方向からチェックしてみましょう。

業務を1つにまとめるのも効果的です。個別に遂行している業務がある場合、本当に分ける必要があるのかどうかを考えてみましょう。たとえば、複数の担当者が顧客からの問い合わせ対応をしている場合は、窓口を一本化してみるのはどうでしょうか。日報と週報どちらも提出しているのなら、週報のみに変えてみるのも有効です。

作業時間を短くする工夫もしてみましょう。たとえば、チャットツールを導入すれば、スピーディーに社内で情報共有できるため、連絡や周知にかかる時間を短縮できます。また、軽快に動作するハイスペックなPCを導入すれば、作業スピードが上がり時間短縮につながります。
マニュアルの作成もおすすめです。作業の標準化や品質の均一化につながるほか、育成コストの削減も実現できます。紙ベースではなく電子マニュアルを導入すれば、ペーパーレス化も実現できるでしょう。

そのほか、業務で発生したミスをそのままにするのではなく、フィードバックして活用するのも効率化に役立ちます。ミスの原因を追求し、適切な対応を行えば、同じミスが発生するリスクを軽減できます。発生したミスをきちんとフィードバックし、次に活かせるような環境を整えましょう。

業務効率化ツールの選定のポイント

業務効率化をスムーズに進めたいのであれば、ツールの導入がおすすめです。ツールを選定するときは、現状で抱えている課題を明確にし、そのうえで適切なものを選びましょう。課題によって導入すべきツールが異なるため、事前の課題把握は大切です。

また、現場の従業員が使いこなせるかどうかも重要なポイントです。操作性が悪かったり、難易度が高く使用できる人が限られたりするようでは、なかなか上手に活用できません。従業員のスキルも見極めたうえでツールを選びましょう。事前に試用できるツールであれば、機能性や操作性をチェックできるためおすすめです。

導入にあたり、多大な負担が発生しないかどうかも要チェックです。たとえば、導入に数十万円や数百万円といった費用がかかる場合、そう簡単には決断できないものです。大枚をはたいて導入した結果、うまく使いこなせなかったり、課題を解決できる機能が実装されていなかったりすると目も当てられません。無料トライアルが設けられたツールも多いため、費用が気になる場合は、そのような製品から始めるとよいでしょう。

そのほか、ツールの連携性も着目すべきポイントです。新たなツールの導入に伴い、既存のシステムを入れ替える必要があるとなると、コストが増大してしまいます。自社システムとの連携が可能かどうか、事前にチェックしておきましょう。

業務効率化を手伝うツールの紹介

最後に、業務効率化に役立つツールを目的別にご紹介します。気になるツールがあれば、公式サイトもぜひチェックしてみてください。

  • コミュニケーションツール
    スムーズな情報共有を実現できるツールです。たとえば「Microsoft Teams」は、チャットや通話でコミュニケーションを図れるだけでなく、オンライン会議やファイルの共有、共同作業などが可能です。
    また「Chatwork」もおすすめです。こちらは中小企業向けのビジネスチャットツールで、タスクやファイルの管理なども行えます。
  • プロジェクト管理
    プロジェクト管理の効率化を支援するツールです。代表的なツールとしては「Asana」が挙げられます。プロジェクト全体の管理はもちろん、個々のタスク管理や定型作業の自動化、チャットによるやり取りなどが可能です。
  • 営業活動支援
    効率的な営業活動をサポートしてくれるツールです。たとえば「Dynamics 365」なら、顧客情報の一元管理ができ、その時々に応じた適切な対応が実現します。無料トライアルも用意されているため、実際に使用してから導入の可否を検討できるのも魅力です。
  • 顧客管理支援
    顧客管理の効率化には、「Sansan」がおすすめです。名刺を電子化したうえでデータベース化でき、必要に応じて閲覧できます。多言語に対応しているのも特徴です。また、上述のDynamics 365も、リードの追跡や営業の進捗確認、顧客へのサポート機能など、顧客管理効率化に役立つ機能を備えています。

まとめ

業務効率化に取り組めば、生産性向上や従業員の負担軽減など、さまざまなメリットを得られます。ツール選びにおいては、課題の解決に役立つかどうか、操作性やスモールスタートが可能かどうかなどをチェックしましょう。導入による費用対効果をきちんとシミュレーションしておくことも大切です。

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