Office 2016へアップグレードしたいならOffice 365がお得?

 2016.08.08  Office365編集部

現在Microsoftから提供されている最新のOfficeアプリケーションは「Office 2016」であり、2015913日の提供開始からもうすぐ1年が経とうとしています。 

Office 2013からの大幅な機能変更はなく、レビューなどを参考にしてみるとアップグレード後も違和感なく使用できているユーザーが多いようですね。ビジネスシーンにおいてOffice 2016へのアップグレードを検討されている企業も多いでしょうが、これが案外負担が大きいのでそのままになっているケースが珍しくないでしょう。

そこでおすすめしたいのがOffice 365を活用してOffice 2016を導入するというパターンです。 

Office 365はサブスクリプションだから毎月コストかかっちゃうじゃん」 と思われることでしょうが、それだけに多くのメリットがあるのです。今回はOffice 365Officeアプリケーションのアップグレードについてご紹介します。 

Office 365ならいつでもアップグレード

これからOffice 365を契約する企業では、アップグレードも何も始めからOffice 2016をインストールすることができます。

一方以前からOffice 365を契約していて現在Office 2013を使用している企業はどうなのか?もちろんいつでも最新のOffice 2016へとアップグレード可能です。 これはサブスクリプション型で提供されているOffice 365だからこそのメリットです。

毎月費用が発生するという点にコスト増を感じるという意見も少なくありませんが、実は大きな誤解だったりします。

例えばボリュームライセンスでOffice 2016のライセンスを100個購入した場合とOffice 365で毎月100ライセンス分の費用を支払う場合とではどちらがお得だと思いますか?実はOffice 365の方がお得に利用できるのです。

Microsoft製品関連お役立ち資料

ボリュームライセンスはディスカウントがありますが1ライセンスあたり少なくとも4~5万円程度かかります。100ライセンスだと400~500万円かかることになります。

対してOffice 365100ライセンス分の契約をする場合、1ヵ月にかかるコストは136,000(Office 365 Business Premium)。年間にすると1632,000円となります。約3~4年でボリュームライセンスのコストを上回ることになります。

一見Office 365の方が高コストに思うかもしれませんが、Office 365ではいつでも最新のOfficeアプリケーションへとアップグレードすることができます。 つまり、Office 2016よりも新しいバージョンが登場すれば追加料金なしでアップグレードできるのです。 

永続ライセンス版であるボリュームディスカウントの場合は、新たなバージョンのライセンスを購入しなければならないのでその度にまとまった導入コストと面倒な導入作業が発生します。 

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アップグレード後も常に最新のOffice環境

ではアップグレード後に関してはどうでしょうか?Officeアプリケーションはパッチ適用などのために定期的にバージョンアップする必要があります。永続ランセンス版の場合管理者が対応しなけらばならないため、これがなかなか骨の折れる作業ですね。また、定期的に発生する業務でもあるので業務負担の増加は避けられません。 

対してOffice 365ではクラウドサービスということもあり自動でバージョンアップしてくれるので、管理の煩雑さから解放されます。もちろん、勝手にバージョンアップされないよう設定するなど柔軟に対応可能です。 毎月費用が発生する半面ライセンス管理の負担軽減や業務効率化といったメリットがあるので、見えないコスト削減につながっているのです。

ユーザー独自にアップグレードできるから簡単

例えばOffice 2013からOffice 2016へアップグレードしたいと考えたとき、Office 365ならユーザー独自に作業をすることができます。方法も非常に簡単でOffice 365のポータルサイトにサインインしてOffice 2016インストールオプションを選択するだけです。 

オプションが表示されていない場合は管理者によって権限が制限されているので、付与すればユーザー独自にアップグレード可能です。 こうしたユーザー独自にアップグレードできるサービスも管理者の負担を大幅に軽減してくれるでしょう。

勝手にアップグレードされたくない場合は権限をかけておけば安心です。 

Office 365ならインストール台数最大5

いつでも最新のOfficeアプリケーションへとアップグレードができる他に、SharePoint OnlineExchange Onlineといったグループウェア機能を提供しているなど多数のメリットを持つのがOffice 365です。 

その中でも特筆したいのが「Officeアプリケーションのインストール台数最大5台」ということ。これは従来ボリュームライセンスでOfficeアプリケーションを導入してきた管理者にとっては、かなり驚きなのではないかと思います。

しかも、PCだけでなくタブレット・スマートフォンに対しても最大5台ずつインストールすることができます。つまり合計で最大15台の端末へインストールできるということですね。

近年ではタブレット・スマートフォンにおけるビジネス活用はもちろん、PCだけでも12台以上使用しているケースも少なくありません。また、BYOD(私用端末持ち込み)やリモートワークを導入する企業も急増しているので、種類を問わず1つのライセンスで複数の端末にOfficeアプリケーションを導入出来るのは大きなメリットではないかと思います。 

「でも1ライセンスでそんなにインストール台数があったら逆に管理が面倒になっちゃうよ」 と思われる方もいらっしゃると思います。しかし、管理に関してもWebベースで提供される管理画面にて、シンプルかつ分かりやすくライセンス状況を確認することができます。 ポリシー適用なども一括で行うことができるので管理が煩雑化することはないのです。 

このように、Office 365では毎月かかる費用以上のメリットが非常に大きく、ボリュームライセンスと比較してもお得にOfficeアプリケーションを利用することができます。 

まとめ

現在使用しているOffice 2013(あるいはOffice 2007Office 2010)からOffice 2016へとアップグレードしたいと考えているのであれば、Office 365の導入を検討してみてはいかがでしょうか?もちろんグループウェア機能を除外してOfficeアプリケーションのみを提供するプランもあります。(1TB/1ユーザーのストレージは付与されます)

その場合1ユーザーあたりの月額費用が900円にまで下がるので、さらにコストメリットを感じるのではないかと思います。グループウェア導入のニーズがあれば、Office 2016とグループウェアを同時に導入できてしまうので一石二鳥ですね。

今回全体的にOffice 365の魅力を語ってしまいましたが、Office 2016へのアップグレードを考えているのならそれほど有効的な選択肢だということです。とは言えベストなのは自社環境に最適な形に持っていくことなので、じっくりと検討した上でOffice 2016アップグレードの方法を決めていきましょう。

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