Office 365のユーザー管理とその方法

 2018.01.18  Microsoft 365チャネル編集部

ブラウザ経由でOfficeライセンスや様々なコミュニケーションツールを提供するOffice 365。従来のOfficeライセンスやサーバ製品と違って、Office 365の管理センターにてすべてのライセンスやサービスを管理できるため、IT担当者の負担が一気に軽減するというメリットがあります。

今回は、そんなOffice 365のユーザー管理とその方法についてご紹介します。

Office 365の管理体系とは

Office 365の管理体系や、テナント管理者がアクセスできる管理センターが起点です。管理センターで提供されている機能は次の通りになります。

≪Office 365の管理体系≫

機能

詳細

ダッシュボード

中小企業向けのプランでは設定、ユーザーの追加、サービスの正常性に沿った支払など、標準的な作業を行うためのリンクが表示されます。大企業の場合は、サービスの正常性、お問合せ、メッセージセンターが表示されます。管理センターの各機能へスピーディにアクセスするためのダッシュボードです

セットアップ

Office 365をセットアップするために、基本セットアップと拡張セットアップが用意されています。サービスをすぐに開始するには、基本セットアップを試用してユーザーの作成、Officeアプリの設定、メールの設定、Web会議の構成を行います。

ユーザー

組織のユーザーを作成、更新および削除します。さらにユーザーごとのアクセス権レベルの設定、Officeライセンスの割り当て、またはパスワードのリセットなども行えます。

連絡先

組織全体の共有連絡先を作成および管理します。管理者が予め共有連絡先を作っておけば、組織内のコミュニケーションを促進できるため、設定必須な機能の一つです。

共有メールボックス

共有メールボックスはグループに属しているユーザーがアクセスできる同一のメールボックスです。例えば顧客サポート連絡先に設定しておけば、サポート部の全員が同じメールボックスを確認できます。

グループ

組織のセキュリティグループを作成、管理します。グループを作成すると、複数ユーザーに同一アクセス許可を割り当てられ、セキュリティポリシーを簡単に適用できます。

ドメイン

サーバドメイン名を追加および削除し、DNS設定を表示してドメイン関連の問題のトラブルシューティングを行います。さらに、ドメインを使用して企業のメールアドレスおよびWebサイトアドレスをカスタマイズします。

一般向けWebサイト

GoDaddyやWix.comなど、パートナーが提供するWebHostサービスを使用するか、サブスクリプションを購入した時期によってはOffice 365に含まれるWebサイトエディターを使用して、一般向けWebサイトを作成します。

支払い

組織が現在契約しているOffice 365サブスクリプションを表示し、追加購入やキャンセルが行えます。さらに、年月を指定して過去の請求書を確認したり、個別のユーザーに割り当て済みのライセンス数を確認したりすることもできます。

外部共有

ユーザー向けの外部共有の有効・無効を切り替えます。

サービス設定

メール、サイト、Skype for Business、アップデート、ユーザーソフトウェア、パスワード、コミュニティ、モバイルとユーザーの一般的なサービス設定を変更できます。

レポート

メール、使用法、Skype for Business、SharePoint、OneDrive、監査、保護、ルールなど、すべてのサービスのレポートを表示します。レポートを確認することで、Office 365の利用状況を一目で確認できます。

サービスの正常性

Office 365、Exchange、SharePoint、Skype for Business、Identity、Officeのサービスの正常性を一目で確認できます。

サポート

Office 365利用に関する重要な問題点を素早く表示します。サポートへの連絡もここから行えます。

サービスの購入

Microsoft Social Engagementなどの追加サブスクリプションを購入します。

Message Center

サービスや新機能、重要なアップデートの変更内容が常に通知されるようにします。ユーザーが目にする前に変更内容を知れます。

ツール

解析ツールを使用してサービスの正常性、準備状況、接続性を評価します。

管理者

Exchange、Skype for Business、SharePoint など各サービスの個別の管理センターを開きます。たとえばExchange管理センターではメール、予定表、配布グループなどのセットアップと管理を行います。SharePoint管理センターではサイトコレクション、サイト設定、OneDrive for Businessの作成と管理を行えます。

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Office 365でユーザーを追加・削除する方法

Office 365では自由にユーザーを追加・削除できます。割り当て可能なライセンスがあれば、割り当てや解除も自由に行えるので、組織内のライセンス管理が簡単です。Office 365のユーザー追加に関しては「Office 365のユーザー追加時の考慮点」をご確認ください。

ここでは、Office 365でユーザーを削除する方法について紹介します。

まずは「Office 365」にテナント管理者のアカウントでサインインして、画面左上にあるアプリランチャーをクリックし一覧から「管理」を選択します。

管理センターにアクセスしたら「ユーザー」をクリックし、さらに「アクティブユーザー」をクリックしてページを移動します。「アクティブユーザー」ページで削除するユーザー名を指定して、「ユーザーの削除」をクリックします。これでユーザーの削除は完了です。

ただし、ユーザーを削除してもライセンスの支払いは継続しているので、ライセンスを削除したい場合は次の手順に従ってください。

先述した手順で管理センターにアクセスしたら、「課金」「サブスクリプション」の順に選択します。「ライセンスの追加または削除」というページが表示されるので、「ライセンスの総数」ボックスにライセンスを削除した場合の総数を入力します。現在契約しているライセンス数が10個で5個のライセンスを削除したいのであれば。ボックスには「5」と入力します。

最後に「送信」をクリックしてライセンスの削除を完了しましょう。

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まとめ

いかがでしょうか?Office 365なら、様々な設定を管理センター一つで行え、ライセンスの追加と削除も非常に簡単です。これは従来のOfficeライセンスやサーバ製品にはなかった機能なので、ライセンス管理について悩んでいるという企業は、ぜひOffice 365導入をご検討ください。

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