来訪者管理・会議室予約・受付システムの導入事例とその効果

ここでは、企業への来訪者の管理や会議室の予約・受付などに役立つシステムの導入とその効果について、三菱自動車工業株式会社の導入事例を基にご紹介します。来訪者管理・会議室予約・受付システムの導入をご検討中の企業の方は、ぜひ本記事をご参考になさってください。

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予約業務の効率化を実現！三菱自動車工業株式会社の導入事例

三菱自動車工業株式会社は、資本金2,843億円で1970年に設立された、誰もが知る国内自動車メーカーです。高い走破性と快適性を兼ね備えた往年の名車「パジェロ」をはじめ、「デリカ」や「RVR」などの新しいジャンルの自動車を次々と世に送り出し、今なお電気自動車の研究開発など、自動車業界の最先端を走る野心的な挑戦を続けています。同社は、創業50周年を目前にした前年の2019年、港区の旧本社ビル（田町第一ビル）の老朽化をきっかけに、同区の新本社ビルへの移転を行いました。

導入の背景について

三菱自動車工業株式会社は、共に本社移転のタイミングに合わせて、来訪者登録・会議室予約システムを刷新しました。先進的なデザインと機能性を兼ね備えた新本社ビル「msb Tamachi 田町ステーションタワーS」は、社外からの来訪者はもちろん、そこで勤務する社員の働きやすさにも配慮にした様々な工夫がこらされています。そして、そのような工夫の一環として導入されたのが、UCHIDAの来訪者登録と会議室予約のためのシステムです。

システム構築のポイント

これらの受付システムを刷新するにあたり、三菱自動車工業株式会社は様々な要望が寄せられました。要望の一例として、旧来のシステムとの連携や、他の拠点やマルチデバイスでの利用の可能性も考えたシステムの高い汎用性があります。あるいは他にも、「来客用の飲み物をスムーズに提供するための機能が欲しい」「質の高い受付業務を効率的に行いたい」「多言語に対応したシステムにしたい」など、ユーザビリティとホスピタリティを重視した要望が多数ありました。

三菱自動車工業株式会社がパートナーとしてUCHIDAを選定した決定打は、ひとえにこうした複雑で多様な要件に応えられる柔軟性と、それ以前の取引実績に基づいた確かな信頼感によるものでした。

来訪者の入館から退館まで一気通貫に管理

来訪者登録システムは、来訪者の入館から退館まで一貫して管理します。来訪者登録システムの利用の流れは、以下の通りです。

登録・お知らせ
来訪者登録システムに事前登録すると、入館に必要なQRコードが付いた案内メールが送信されます。もし来訪の際にQRコードを忘れた場合は、有人受付にて来訪者を確認し、ゲストカードを発行します。
受付・入館
メールで受け取ったQRコードを無人受付機にかざすと、ゲストカードが発行されるので、それを受け取ります。セキュリティゲートを通過し、24階の受付に向かいます。
来客フロア
24階受付でゲストカードをかざすと、受付スタッフが専用端末で情報を確認します。その後、来訪者を予約会議室に案内します。
会議・打ち合わせ
予約会議室前の端末ディスプレイには、会議室の予約・利用状況が表示されています。「入室待ち」となっていることと、「予約内容・時間」の間違いがないことを確認して入室します。会議中は、部屋前端末の表示は「使用中」に変更されます。予約会議室の利用は、基本的には予約時間内に収める必要がありますが、退室後に次の予約が入っていなければ、部屋前端末には「空室」と表示され、すぐに部屋の再利用が可能になります。逆にもし次の予約が入っていれば、「入室待ち」の表示に変わります。会議室の予約・延長・終了などの手続きは、この部屋前端末を使って簡単に操作できます。
退館・データ管理
所用が終わったら3階へ移動し、セキュリティゲートのカード返却口でゲストカードを返却し、退館します。退館データは来訪者管理用のデータベースに送信され、最終的に来訪者管理システム上で管理することで、来訪者の予約から退館までを記録として残します。

システム導入前の課題と導入効果

以下では、三菱自動車工業株式会社が以前からどのような課題に直面していたのか、そして来訪者管理・会議室予約の新システムの導入後にはどのように改善されたのかをご紹介します。

システム導入前の課題

元々、三菱自動車工業株式会社が旧オフィスで使っていた来訪者システムは、あまり有効活用されていなかったとのことです。事前にシステムで予約してから入館する来訪者は、全体の約３割に留まり、それ以外の来訪者は、その場で必要書類を記入して入館手続きを行っていたため、混雑する時間帯には受付前に行列ができてしまうことが課題として挙げられていたのです。

受付での混雑は、お客様にとって時間のロスになるばかりか、受付スタッフにとっても負担が重く、好ましい状態ではありません。三菱自動車工業株式会社が新しいシステムの導入を決意したのは、まさにこうした課題へのソリューションを求めてのものでした。

さらに、来訪者の非効率な受付システム以外にも問題になっていたのは、来客会議室の予約状況で発生する過剰な混雑でした。来客会議室の予約が非常に取りづらく、時期によっては１ヶ月以上先でも予約が取れないことがあったのです。

これらの混雑を見越した社員は、来客が確定していなくても早めに会議室を予約するようになり、結果的に「空予約」が増えたため、さらに悪循環が発生しました。アポイントメントがなくなっても会議室の予約をキャンセルする手間を惜しむ社員も多く、実際には空室なのにもかかわらず、必要な人が会議室を使えないという状態が続いていました。

三菱自動車工業株式会社が来訪者登録システムと連動した会議室予約システムを導入したいと考えたのは、まさにこうした課題を解決するためでした。

システム導入後の効果

UCHIDAの協力の下、管理システムを導入したことで、三菱自動車工業にとって様々な効果が上がりました。例えば、来訪者が事前にシステム登録をしないケースが激減したり、事前に誰が来るのかが把握できるため、受付スタッフがより効率的に質の良い対応ができるようになったりしました。また、ほとんどの来訪者が入館手続きを無人受付機で行うようになったため、受付での混雑や待ち時間が減り、受付スタッフの負担軽減にも成功しました。この受付システムは来訪者からの評判も上々で、自社にも取り入れたいと興味を示す方さえいるほどです。受付に先進的なシステムを導入したことで、企業そのもののイメージアップにも繋がっているようです。

また、受付にゲストカードがなければ通れないセキュリティゲートを設置したことで、防犯性も非常に上がりました。つまり、新たな来訪者管理システムは、来訪者に対するホスピタリティのアップや業務効率性の向上に加え、セキュリティ対策も備えた一石三鳥の効果を生んだのです。

また、来客会議室の空予約の問題も、会議室予約と来訪者登録の両システムを連携させることで改善しました。つまり、来訪者管理システムで来訪者が予約登録しない限り、来客会議室の予約も取れない仕組みにしたのです。これに加えて、予約時間を10分以上過ぎても入室がない場合は、予約が自動的にキャンセルされる機能も実装したことで、急に来訪者が来られなくなった際の不要な空予約の発生も激減しました。これら2つの機能の相乗効果によって、今では来客会議室の予約が非常に簡便化し、当日予約の利用さえ可能になりました。

会議室のムダ削減と利便性を向上させる「SmartRooms」

UCHIDAと連携して三菱自動車工業株式会社が導入したシステム「SmartRooms」（スマートルームズ）は、業種を問わず 300社 / 9,000室以上の導入実績を持っています。SmartRoomsは10室未満から100室以上まで、様々な規模・室数のオフィスで活用されており、会議室の利用者はその場で簡単に会議室予約の受付・確認・変更が行えます。また、SmartRoomsは会議室の利用者ログを収集し、会議室の実際の利用状況を可視化します。これによって会議室の管理を行う総務の方は、会議室の利用状況を的確に把握し、今後の効率的な管理運用に役立てることができます。こうした様々な便利機能によって、SmartRoomsは効果的なオフィス運用を可能にしてくれます。