社員の仕事はどこまで可視化できるか?

 2021.05.27  Microsoft 365 チャンネル編集部

リモートワークを取り入れたものの、社員の業務進捗を把握しにくい、稼働状況がわからないと頭を抱える経営者の方は少なくありません。社員の稼働状況が把握できないと、業績悪化につながるおそれもあります。

本記事では、社員の稼働状況を可視化するメリットや、おすすめのツールについて詳しく解説します。

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仕事の稼働状況が見えない事によるリスクとは!?

従来のようにオフィスで業務を行うのなら、管理者は常に社員の動きを確認できます。しかし、社員がオフィス以外で業務を遂行するリモートワークでは、今までのようにはいきません。まずは、仕事の稼働状況が見えないことによるリスクを理解しましょう。

生産性の低下

社員の稼働状況が把握できないと、生産性の低下につながるおそれがあります。個々の社員へ管理者の目が行き届かないため、非効率なことが行われていたとしても発見が遅れてしまうからです。

たとえば、特定の業務に時間を使いすぎている状況が挙げられます。本来なら1時間程度で終わるはずの業務に、2~3時間、それ以上かけてしまっているようなケースです。

問題なのは、そのような状況を管理者が把握できず、放置してしまうことです。リモートワーク環境下においては、個々の社員がどのように業務を遂行しているのか正確に把握できません。それゆえに発見が遅れ、生産性の低下につながってしまうのです。

優先すべき業務を進められていない、効率の悪い進め方をしている、といったことも考えられるでしょう。オフィス勤務ならその場ですぐ指摘して改善できることも、リモートワーク環境下では難しく、労働生産性の低下につながってしまいます。

組織マネジメントの質の低下

個人の業務稼働が可視化できていないと、組織マネジメントの質を低下させてしまうおそれがあります。それぞれの社員が今何をしているのか、どのように仕事を進めているのかがわからず、ミーティング時間の調整や協業も難しくなってしまうのです。

チームでプロジェクトを進める場合、定期的なミーティングは、進捗の報告や新たなアイデア創出などのため欠かせません。しかし、各々の稼働状況がわからなければスケジュールの調整は難しいでしょう。

また、プロジェクトを進める中で、メンバーの協力が必要になるケースも多々あります。このようなケースにおいても、メンバーの稼働状況が把握できなければ、必要なタイミングで調整がつかないという状況が発生してしまいます。

このようにコミュニケーションや連携が不足してしまうと、組織マネジメントの質が低下します。その結果、企業としての競争力低下にもつながってしまうおそれがあるのです。

仕事の稼働状況を可視化するメリット

生産性や競争力の向上、人材や組織の強化につながることが大きなメリットです。また、個人のマネジメントスキル強化を実現できるのも、メリットといえるでしょう。

生産性と競争力の向上につながる

個々の社員がどのように働いているのかを可視化できれば、無駄な業務の早期発見につながります。早期発見できれば、管理者から具体的な指摘ができ、改善が可能です。

また、全体の稼働状況を把握できれば、どの業務へ注力すればよいのかも見えてきます。リソースの注力ポイントを把握できるため、そこへ集中的に人的資源を投入することも可能です。その結果、組織の労働生産性を高めることができ、なおかつ競争力の向上にもつながります。

人材や組織の強化につながる

作業量や業務プロセスなどの可視化に成功すれば、ミーティングや連携がしやすくなり、社員同士のコミュニケーションも活発化します。チームで協力し合ってプロジェクト成功に向けて進むことができ、よい関係性を構築できるのです。

個々の業務やプロジェクトの進捗を把握しやすくなり、モチベーションもアップします。「もっと頑張ろう!」と前向きになることができ、エンゲージメント向上効果も期待できるのです。

また、稼働状況の可視化により、進捗のよくない社員に対して適切な指導ができるため、人材育成の質も向上します。きちんと成果を上げている社員には、それに見合った評価ができ、モチベーションやさらなるパフォーマンスアップも期待できるでしょう。

結果として、組織マネジメントの質をトータルでアップさせられます。自社の利益を最大化し、他社との差別化を図るためにも、トータルでの組織力強化は避けて通れません。稼働状況を可視化すれば、組織マネジメント力を高め組織そのものを強化できるのです。

個人のセルフマネジメント支援

業務の見える化により、社員間における仕事量を平均化できます。個々の社員が、1人でどれくらいの仕事を抱えているのかを把握でき、同時に進捗もチェックできるからです。

特定の社員に業務が集中してしまうと、負担が大きくなりパフォーマンス低下につながります。各社員の進みにばらつきが生じてしまい、トータルでプロジェクトの遅れを生む原因にもなってしまうでしょう。

業務を可視化できれば、どの社員に負担がかかりすぎているのか一目瞭然です。負担の大きい社員が抱える仕事の一部を、ほかの社員に任せる、数人で協力して終わらせる、といったことが可能になるのです。

個々の社員におけるパフォーマンスを数値化できるため、改善圧力も働きます。「自分ももっと頑張らなければ」という気持ちをもたせることができ、パフォーマンス向上につながります。

このような理由から、業務の可視化は社員のセルフマネジメントスキル強化にも効果が期待できます。社員一人ひとりが自己管理を徹底し、自ら考え動けるようになれば、管理者の負担もずいぶん軽減されるでしょう。

Coo Kai 活動分析でリモートワーク下の稼働を可視化

Coo Kai 活動分析は、株式会社PSCがリリースしているカレンダーソリューションです。個人や組織における活動データを可視化でき、生産性の向上効果が期待できます。

Coo Kai 活動分析は、Microsoft 365(旧Office 365)と連携したサービスであるのも特徴です。そのため、すでにMicrosoft 365を活用している企業、これから導入を予定している組織におすすめです。

カレンダーに業務区分を入力すれば、簡単に活動データの集計や取得ができます。また、データを蓄積してBIツールへインポートすれば、移動時間や会議回数などの活動区分も個別に可視化できるのです。

社内の活動を正確に可視化できれば、無駄な業務を大幅に削減できるでしょう。その結果、注力すべき業務へ人的資源と時間をより多く割けるようになります。

メリットや特徴

Coo Kai 活動分析の特徴として、組織階層からユーザー検索できることが挙げられます。社内の組織を階層で表示できるため、部門ごとにユーザーを検索できるのです。やみくもに一人ひとりユーザーを探す必要がなく、スピーディに目的ユーザーを見つけ状況を確認できます。

シンプルで見やすいインターフェースを採用しているのも特徴です。階層表示されている部門をクリックすれば、複数人の予定が一覧で表示されます。また、チームメンバー一覧からも予定を確認できるため、一目で業務の進捗や状況を把握できるのもメリットといえるでしょう。

各種BIツールを使った分析ができるのもメリットのひとつです。ビッグデータを活用した経営分析や営業分析など、さまざまなシーンでBIツールが活用されています。Coo Kai 活動分析は、各種BIツールへデータをインポートできるため、より高度な分析が可能です。

リモートワークだけでなく、オフィスワーク時にもCoo Kai 活動分析役立ちます。例えば、会議室の空き状況を確認できる機能では、誰が何時から何時まで使用しているのか、グラフで簡単にチェックできるため、バッティングする心配がありません。会議のスケジュールも組みやすくなるでしょう。

まとめ

リモートワーク環境下では、管理者が状況を正確に把握できず、生産性や個々のパフォーマンス低下、マネジメントクオリティの低下につながるおそれがあるため、注意が必要です。

株式会社PSCのCoo Kai 活動分析なら、業務の可視化が実現します。リモートワーク環境下におけるさまざまな課題の解決に、一役買ってくれるでしょう。

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