コロナ禍だから求められるWeb会議システムとは?

 2020.08.11  Microsoft 365チャネル編集部

5月25日に緊急事態宣言が全国で解除され、従来ほどではないにせよ、都心では多くの人が行き交う光景が数ヶ月ぶりに見られるようになりました。しかし安心したのも束の間、7月に入り東京都で感染者数100名以上が連日続き、「コロナ禍第2波」の予感がひしひしと伝わってきます。

再び自粛要請が出される可能性も高い中で、現在も注目を集めているのが企業のテレワーク実施です。コロナ禍によって強制的にテレワーク実施せざるを得なかった企業でも、その効果について実感し、今後も継続的な実施を検討しているところが多いようです。

第2波が来る可能性を考慮すれば、今テレワークへの取り組みをストップしてしまうのは危険かもしれません。本記事でご紹介するのは、「コロナ禍である今、求められているWeb会議システム」についてです。未だ終わりの見えない戦いの中で、どのようなWeb会議システムを選べば良いのでしょうか?

Web会議システムはなぜ必要なのか?

テレワークを実施するにあたり、電話やメールなどの連絡手段によって社員同士が連絡を取り合いながら仕事をこなしているケースは少なくありません。その効率性の低さについては、テレワークを実施している当人が痛感しているところかと思います。

テレワークにWeb会議システムを活用する最大の目的はやはり「コミュニケーションの効率化」です。仕事の効率性というのは、社員同士のコミュニケーションのしやすさ、そして質によって左右されます。社員1人で完結する仕事というのは稀ですし、大半はチームを組んで仕事をするため、社員同士がコミュニケーションをどう取るかによって仕事のスピードも質も決まるわけです。

Web会議システムにはチーム全員が対面しながら会話するためのビデオ通話、電話の代わりに素早く繋がる音声通話、メールよりも遥かに素早いチャットメッセージ、そして資料を簡単に共有するファイルスペースが用意されています。これらの機能を駆使することで、オフィスにいた時とほとんど同じくらいの効率でコミュニケーションを取り、その質も維持できます。

だからこそテレワークにはWeb会議システムが必要であり、ひいてはコロナ禍においてWeb会議システムは必須ツールとも言えるべきものです。

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Web会議システムのメリット

では、Web会議システムを導入する具体的なメリットとは何でしょうか?まず、コミュニケーションの効率性と質が向上することにより、社員全体の生産性が向上します。そもそもテレワークというのは在宅での仕事環境を整えることで通勤の必要性を無くしたり、より仕事に集中できる環境を用意したりして生産性を高めるための取り組みです。コロナ禍の影響とはいえせっかくテレワークを実施するのですから、Web会議システムによるコミュニケーション効率化及び質向上のメリットを享受しない手はありません。

Web会議システムはチームメンバーが議論するための会議室を押さえる必要がありませんし、重要会議を実施するにあたっても特別なグループを作成し会議を実施するだけです。これまで「コミュニケーションを取るために費やしていた時間」が圧倒的に削減されることから、コミュニケーションコストが下がるのもメリットだと言えます。

他にもたくさんのメリットがあります。Web会議システムを導入していれば、対面した会うことができない顧客とコミュニケーションを取りビジネスの関係を維持し、かつ顧客の要望や意見を積極的に取り入れることが可能です。これはコロナ禍が収束しても有効的で、遠方に所在する顧客とコミュニケーションを取ったり、企業の商圏範囲を広げてビジネスを展開することも可能です。

何よりのメリットは、Web会議システムによってテレワークを継続することで社員のワーク・ライフ・バランスが整うことです。週に1日だけでもテレワークを実施することで社員がプライベートに費やせる時間は格段に増え、家族と過ごす時間に充てたり、趣味やスキルアップに繋がる取り組みに時間を費やしたりと、有効的に時間が使えるようになります。

社員のワーク・ライフ・バランスが整うということは、その分仕事に対するモチベーションが向上するきっかけになり、パフォーマンスと生産性が向上する可能性が高いでしょう。このように、Web会議システムを導入・活用することで企業はたくさんのメリットを享受できるわけです。

おすすめWeb会議システム

一口にWeb会議システムをいっても多様な製品が提供されており、それぞれに特徴が異なります。ここでは、おすすめできるWeb会議システムをいくつかご紹介します。

1. Microsoft Teams

Microsoft TeamsはWeb会議システムを含む総合的なコミュニケーションツールです。もともとはMicrosoft 365(旧Office 365)内にて提供されていたツールですが、スタンドアロンサービスを無料で使用することが可能になっています。

無料版Microsoft Teamsでは無制限のチャットメッセージと検索、個人・グループ・チームで利用可能な音声及びビデオでの通話、チーム用のファイルストレージ10GBと1人あたり2GBの個人用ストレージ、共同編集が可能なOfficeアプリ(Office Online)、Adobe・Evernote・Trelloをはじめ250個を超えるビジネスアプリとの連携、組織の内外を問わないコミュニケーションが提供されています。

また、無料版から有料版にアップグレードするにあたり全ての情報が保持され、従来の環境通りにウェブ会議システムを利用できるのも大きなメリットです。

2. Zoom

無料から利用できるウェブ会議システムとして人気の高いツールです。一時期セキュリティの問題が話題になりましたが、パスワードを設定することで第三者による会議介入は防ぐことができます。Zoomは安定した映像と音声に定評がり、ユーザー数は2020年に入り2億人を突破しました。コロナ禍による緊急的なテレワーク実施において、暫定的にZoomを利用している企業も多いでしょう。

有料版ではレポーティングや細かい管理者コントロール機能などが追加されるので、本格的に利用する場合はやはり有料版が必須となるでしょう。

3. Google Meet

Google Meet(旧Googleハングアウト)はGoogleが提供する総合的なコミュニケーションツールのG Suiteに搭載されているWeb会議システムです。無料版の提供はありませんが、14日間Google Meetを含むG Suiteを試用できます。

Googleサービスは日頃から使い慣れている方も多いため、同じインターフェースを備えるGoogle Meet並びにG Suiteが使いやすいを感じる方もまた多いでしょう。

Web会議システムはいずれも無料版やトライアルが提供されているので、一度使ってみてから検討するのも良いでしょう。その際は、各種製品を正しく比較するためのチェックリストを作成しておき、細かく比較した上で価格なども考慮しながら自社にとって最適なWeb会議システムを選んでいきましょう。

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