Office 365のWeb会議で、サービスの質はココまで進化する

 2016.01.25  Microsoft 365チャネル編集部

はじめに

Office 365でWeb会議を実現するSkype for Business(旧Lync)は、場所や距離を選ばないコミュニケーションによって、ビジネスの現場で多くの成果を発揮しています。これまで、会議室がとれないとか、出張で参加できないとか、多くの理由で開催や意思の疎通が難しかった会議が、Skype for Businessによって劇的に変わります。その数々のサクセスストーリーをマイクロソフトのウェブサイトに公開されている事例の中から紹介していきましょう。

100~999人の多様なビジネスがSkype for Businessを採用した理由

Office 365のSkype for Businessは、クラウドサービスなので社員が数名の小規模な会社から、数千人以上の大企業まで、等しく導入できます。その中で、国内に数多くある100~999人の規模で事業を推進している5社に注目してみましょう。この5社が、なぜSkype for Businessを選び、ビジネスをどのように変革したのか、その理由を知ることは、次にあなたの会社が成功するための大きなヒントとなるでしょう。

株式会社ヨシカワ

Skype for Business や OneDrive for Businessなど、Office 365 の機能をフルに活用して、働きやすい環境を実現
最新の Office、大容量ストレージ、そして Web 会議まで、すべてを提供

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/yoshikawa.aspx

株式会社グラフィニカ

別々のシステムだったメールとグループウェアを Microsoft Office 365 で統一。業務を効率化させ、クリエイターを作品制作に集中させることで、ジャパニメーションのさらなる進化を実現

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/graphinica01.aspx

アスクル株式会社

Microsoft Lync と Microsoft Exchange Online の組み合わせでコミュニケーション基盤を刷新。災害時の事業継続性確保とワーク スタイル変革を同時に実現

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/askul.aspx

社会医療法人 敬和会 大分岡病院

Microsoft Office 365 の導入により、グループ全体のコミュニケーションを活性化し、地域医療、チーム医療、遠隔医療の高度化にも貢献

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/ooita-oka2.aspx

バニラ・エア株式会社

新生「バニラ・エア」の IT システムにマイクロソフト製品を全面採用
セキュアで一貫性のある基盤を短期間で実現、Lync によってコミュニケーションも円滑化

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/vanilla-air.aspx

株式会社ヨシカワ

株式会社ヨシカワ (以下、ヨシカワ) は、建設機器のレンタル・販売・修理を行う、北陸最大級の企業です。北陸 3 県を中心に、新潟、そして東北・東海に 合わせて 42 拠点を展開しています。

ヨシカワでは、Windows 搭載タブレットをノート PC の代わりに配布するとともに、各自が "気付き" を 得られるように、1 つの仕掛けを計画していました。それが、独自の「業務ポータル」です。
「自分宛のメールが何通届いているか、更新された資料がどれだけあるかなど、今まではそれぞれのアプリケーションを開かなければ分からず見落としがちでした。そこで、メールや業務システムと連携し、タブレットを起動したら ”自分のた めの情報“が何件更新されているか、簡単に気付くことのできるポータルの構築を検討しました」といいます。

「一般的に、社内環境の不便さを補う目的で社員がフリーツールなどを無断使用し、セキュリティ インシデ ントにつながる傾向があります。それを防ぐためには "便利なものがすべて揃っている環境" が必要です。その点 、Office 365 には、当社が必要としているものすべてが揃っていました」と説明します。

そして、「当社の営業はかなり遠くまで移動しますので、夕方、会議のために帰社するのは、大きな負担になります。そこで、Web 会議システムの導入も検討していたのですが、Office 365 には、その機能まで揃っていました。Skype for Business があれば移動時間を削減し、余計な残業を減らすことにもつながります」と評価しています。

株式会社グラフィニカ

CG や VFX 映像制作を行う株式会社グラフィニカは、世界から注目される日本のアニメ (ジャパニメーション) のデジタル化に成功したスタジオです。

現在、グラフィニカでは、全体で 220 人ほどのユーザーが Office 365 をシングル サインオンで使っています。Exchange Online でメールとスケジュール管理、会議室予約を行い、Lync Online で札幌のスタジオのスタッフとの進捗確認などの会議や、クリエイター向けの講習会を行っています。

「拠点が東京と札幌というように離れていたり、何か所もあったりしても、全スタッフが同じフロアにいるような環境で、高い品質の作品を作りだすことを目指しています。そのための基盤として、Office 365 はたいへん大きな役割を果たすと思いますし、安定して運用されていますので、業務負荷の軽減と大きな安心感を得ることができました」といいます。

Office 365 導入前、グラフィニカでは Skype を使って札幌と Web 会議を行っていました。しかし、紙媒体の資料を確認しながら打ち合わせを行う際に、資料が今ひとつ鮮明に見えないという問題がありました。

Lync Online を使うようになってから、画質面での問題は解決され、非常にクリアな画像で会議ができるようになりました。

アスクル株式会社

アスクル株式会社は、オフィスに必要なモノやサービスを「明日お届けする」、トータル オフィス サポート サービスの会社です。同社ではコミュニケーション基盤が、Lync と Office 365 (Exchange Online) によって刷新されています。その目的は BCP の実現とワークスタイル変革です。

同社では、「離れた場所にいる場合でも円滑にコミュニケーションできる基盤の存在が不可欠」と考えて、「コミュニケーション基盤を見直すのであれば、ワークスタイル変革にも寄与するものにしたいと考えました」といいます。

さらに、「アスクルでは、女性社員の活用はもちろん、介護なども含め女性の働き方の多様性を支援する取り組みも行っています。産休後の復職率もほぼ 100% に達しており、その前後は時短勤務の人も少なくありません。コミュニケーション基盤を見直すことで在宅勤務が可能になれば、育児のために出社できない人も働くことが可能になります」と考え、2011 年 6 月には Lync と Office 365 の Exchange Online の採用を決定しました。そして、Lync と Exchange Online を組み合わせることで、社内外どこからでも、電話やメール、オンライン会議、テキスト チャットが行える環境が実現しました。Lync が提供する機能も高く評価されています。

「特に便利だと感じたのが、デスクトップの共有です」という意見もあります。資料を共有しながら話をすることで、スムーズなやり取りができるのだと説明します。またプレゼンス機能の存在も、相手の状態がわかるだけではなく、在宅側の状況を相手に伝えることもできるため、連絡を取りやすいと指摘します。「以前は "連絡する必要がある場合でも、自宅にいる人には電話しにくい" と言われることが多かったのですが、今ではそのようなことはありません。必要なときにはすぐに連絡がもらえるので、疎外感や罪悪感もなく、安心して在宅勤務が行えます。本社にいる社員とのやり取りで使うことが多いのはデスクトップ共有ですが、テキスト チャットを行いながら作業を進めることも少なくありません」という働き方を実現しました。

一方で、「プレゼンス機能を使うことで、相手と直接会って話す機会も増えています」とも説明します。現在のアスクル本社は 1 つのビルに集約されているため、本社内であれば相手のいる場所に行って話をする、といった行動パターンが広がっていると言うのです。「相手が在席していることが事前にわかれば、その場所に足を運んでも無駄足にはなりません。内線電話の使用は以前に比べて減りました」という効果も生まれています。

社会医療法人 敬和会 大分岡病院

地域医療連携、救急医療、独自の高度専門医療を 3 本柱として、大分市東部地区の地域医療を牽引する社会医療法人 敬和会 大分岡病院。同病院は、近隣地域の連携先病院と電子カルテの Web 共有をはかるなど、IT を活用した医療の質向上に取り組んでいます。

同院では、「SharePoint Online で学会の資料や各種申請書などを共有していますが、アクセス制御で必要な人だけに公開できるので安心して利用できます。また、地域に 4 拠点ある敬和会グループの老人保健施設では、拠点間のビデオ会議を毎朝行うため独自にシステムを導入していたのですが、このランニングコストが運用上の問題になっていました。今回 Office 365 の全面導入を機に Lync Online へ切り替えの目途がついたことで、コストの削減につながりそうです」といいます。

そして、老人健康施設で訪問看護の際、看護師がタブレットから Lync Online で写真や動画を使い医師と相談する遠隔医療への応用がはじまったり、大規模災害時に対応する DMAT (災害派遣医療チーム) がスマートフォンやタブレットから Office 365 で情報共有を行うなど、幅広い活用がなされ、これまでにない効果が上がっています。

バニラ・エア株式会社

バニラ・エア株式会社は、日本のロー・コスト・キャリア (LCC) です。
バニラ・エアにおけるシステム再構築の検討が始まったのは 2013 年 7 月。まずは既存の社内システムが抱えていた課題を洗い出し、何を採用すべきなのかが模索されていきました。最終的にマイクロソフトの採用を決定。その理由は大きく3つありました。

まず第 1 は、セキュアで一貫性のあるシステムを構築しやすいことです。第 2 は、ユーザーにとって馴染みやすいことです。そして第 3 が Lync の存在です。「Lync があれば、Web 会議やインスタント メッセージング (IM) などのリアルタイム コミュニケーションを、簡単に実現できます。また音声通話の機能を活用すれば、電話も IT の中に取り込むことができ、電話システムを個別に立ち上げる必要もありません。今回のシステム更新における最大の悩みはコールセンターの構築でしたが、Lync ならこれも短期間で実現できると考えました」といいます。

「Office 365 と Azure を活用することで、初期投資が大幅に削減できました。すべてオンプレミスで構築する場合に比べ、投資額は 1 桁小さくなっているはずです。運用負担も小さく、運用に必要なコストも他社ソリューションの 1/2 ~ 1/3 だと思います。またユーザーあたりのコストの見える化も可能になり、経営層への説明も行いやすくなりました」

さらに、Lync によってコミュニケーションが円滑化されたことも、大きなメリットだと指摘しています。

航空会社のスタッフは自社オフィスだけではなく、空港内のチェックイン カウンターや整備場など、さまざまな場所で活動しており、勤務場所となる空港も複数あるため、お互いに連絡を取り合うことが容易ではありません。しかし Lync を利用すれば、端末と通信環境さえあれば、どこででも通話ができます。相手が海外にいる場合でも、電話番号は国内と変わりません。また IM や Web 会議で対話することもでき、資料の共有も簡単です。さらにプレゼンス機能を使うことで、相手の状況もすぐにわかります。Lync を本格的に活用するようになってから、会議中の相手に電話をかけてしまうといったことも減っていると言います。

「以前は空港間のコミュニケーションというと電話がメインだったのですが、IM や音声、Web 会議を組み合わせることで、よりリアルタイムかつ正確な情報連携が可能になりました。これによってお客様に対しても、より良いサービスを提供できるようになったと実感しています」と評価しています。

成果をあげる企業に共通したポイント

Skype for Business(旧Lync)を導入して成果をあげている企業に共通したポイントは、コミュニケーションの活性化です。複数の拠点や作業場を構える企業では、その経営規模の大小に関わらずに、離れた場所にいる社員同士のコミュニケーション・ロスは、ビジネスに多大な影響を与えます。反対に、場所に関係なく常に円滑なコミュニケーションがとれるようになれば、意志の疎通が加速して、業務がスムーズに遂行されます。それに加えて、問題解決の知恵や新しいビジネスのアイディアなども、緊密なコミュニケーションから生まれるかも知れません。

特に、Skype for Business(旧Lync)を上手に活用している組織では、IM(インスタントメッセージング)と呼ばれるリアルタイムで相手の在籍状況を確認したり、ちょっとした問い合わせなどをチャットでやり取りできるサービスを使いこなしています。IMが社員に浸透すると、社内外を意識することなく、手早く確実に目的の相手とコミュニケーションがとれるようになります。さらに、将来的にはテレワークなどで活用することで、全社的なワークスタイル改革にもつながります。

その評価は、「IM や音声、Web 会議を組み合わせることで、よりリアルタイムかつ正確な情報連携が可能になりました。」という表現に象徴されています。

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