昨今、ビジネスシーンにおいて、「コンプライアンス」という言葉の使用機会が増えています。しかし、コンプライアンスは幅広い範囲で使用される言葉なので、曖昧な理解に留まっている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、コンプライアンスの意味や、重視される背景、コンプライアンス違反を防ぐための対策を紹介します。
コンプライアンスとは？
コンプライアンスとは、日本語にすると「法令遵守」という意味の言葉です。とはいえ、現代において「コンプライアンス」と言うとき、そこで求められるのは単に政府・行政が決めた法律を守ることに留まりません。たとえば、社内の規則や業界の規制、あるいは社会的な規範やモラルなど、一種曖昧なものまでもが含まれるのです。要するに、企業やその従業員が広い意味で社会的責任（CSR）を果たすことがコンプライアンスの指し示す意味です。
コンプライアンスが重要視されるようになった背景
日本においてコンプライアンスが重視されるようになったのは、1970年代のことと言われています。その頃、日本政府は日米貿易摩擦をきっかけに内需促進へ経済政策を転換しました。
それを象徴する出来事が、1980年代の電電公社、専売公社、国鉄からなる3公社の民営化です。あわせて日本政府は規制緩和によって、民間企業が従来以上にさまざまな事業分野に参入し、企業間の競争、ひいては経済の活性化を促すために法環境を整備しました。
言うまでもなく、電力や鉄道は国民の生活を根底から支えるインフラ基盤です。これらを運営する際に、企業が自社の利益だけを求めて好き勝手するようでは国民生活が破綻してしまいます。実際、1990年代以降、日本では大企業の不祥事が相次いで生じており、国民は過度に利益を追求する企業の姿勢に不安を感じ始めていました。
たとえば2000年前後に起きた有名な不祥事としては、自動車メーカーのリコール隠しが挙げられます。同社はリコールを要する不具合を立て続けに隠し、その結果死亡事故を引き起こしてしまいました。
また、食品製造会社が本来廃棄すべき飲料を製造・流通させてしまい、1万人以上の被害者を出す大規模な食中毒事件を発生させています。しかも当時の社長が記者会見で不用意な発言をしたため、事件の波紋はさらに広がりました。
その他にも、2000年代には急成長していたIT企業の粉飾決算発覚など、企業に対する国民の不信感を煽る不祥事が頻発していました。
このように、社会における民間企業の影響力と、それに対する国民の不安が同時に高まる中、日本政府が2000年代以降に取り組み始めたのが企業のコンプライアンス推進です。たとえば、2000年には行政改革大網において、企業に自己責任体制の確立と情報公開の徹底を要求することを明言しました。
また、2006年の公益通報者保護法では、自社の不正を内部告発した従業員が解雇などの不利益を被らないように法整備が行われています。さらに同年の会社法改正では、一定以上の資本規模を持つ企業に対して、適正な仕方で業務を遂行できる体制づくりをすることが義務付けられました。
こうした政府の施策と共に、国民のコンプライアンス重視の意識も高まってきたため、これに反する企業は経営的にも大きな不利益を受けるようになりました。特に近年はICTの発展普及によって、あらゆる情報があっという間に世間に広がるようになっています。企業がコンプライアンスを重要視するようになった背景は、このような事情に基づくことです。
コンプライアンス違反が起こる主な原因
上記で紹介したようなコンプライアンス違反はなぜ発生してしまうのでしょうか。
その主な原因としては、第一にコンプライアンスに関する意識・知識の低さが挙げられます。コンプライアンスは、法律の制定や改正、あるいは社会的な価値観の変遷と共に変わるものです。経営者や従業員がそうした社会情勢の変化に疎かったり、コンプライアンスの重要性を軽視したりしている場合、故意・過失問わずコンプライアンス違反が起こる可能性はおのずと高くなります。
第二には、職場環境や組織体制の面で、コンプライアンス違反を防ぐ環境が整っていないことが挙げられます。たとえば、コンプライアンスを守れているか管理・チェックする仕組みや情報セキュリティシステムが整っていなければ、組織のガバナンスは自然と緩んでしまうでしょう。あるいは、過度に利益やノルマを求める職場や、安全配慮などが十分になされていない職場は、従業員の心身を追い詰め、過失や不正によるコンプライアンス違反を招きやすくなります。
今すぐ実施したい企業のコンプライアンス対策
つづいては、上記で説明したコンプライアンス違反の発生要因を改善するために実施すべき対策について解説します。
社内規則・マニュアルの作成
対策その1は、社内規則やマニュアルの作成です。コンプライアンスを推進するには、どのようなことを守るべきか、注意すべきかを明文化し、全社的に共有することが欠かせません。そのためには、社内規則やマニュアルの作成・見直しを行うのが一番の近道です。特に法令違反に関連する取り組みに関しては、法に詳しい弁護士に協力してもらうことをおすすめします。
定期的な研修・教育の実施
対策その2は、定期的な研修や教育の実施です。制度やマニュアルに落とし込むだけでは、コンプライアンス意識を従業員へ十分に根付かせるのは難しいでしょう。また、先述のようにコンプライアンスは社会状況の変化の影響を受けるので、制度やマニュアルの整備がそれに追いついていないかもしれません。
それゆえ、従業員に対して定期的にコンプライアンス研修を実施することには大きな意義があります。近年はコンプライアンス意識の高まりから、外部研修やセミナーなども充実しているので、そうした社外のサービスを利用するのもよいでしょう。
相談窓口の設置
対策その3は相談窓口の設置です。従業員の中には、自社や周囲の人間のコンプライアンス違反に気付いていながら、それを他の人に相談や報告できない人もいるかもしれません。そこでそうした従業員向けに、内部通報者の相談先を設置するなど、上層部が不正に気づきやすい仕組み作りをすることも大切です。こうした相談窓口を設けることで、組織の自浄作用を高められるでしょう。
Microsoft 365が提供するコンプライアンスソリューション
Microsoft 365には、企業のコンプライアンス体制を促進するためのソリューション「コンプライアンスセンター」という管理機能が存在します。このソリューションは、大きく「外部リスク対策」と「内部リスク対策」の2つに分けることが可能です。
ここでいう外部リスクとは、社外からのサイバー攻撃による情報漏洩リスクなどを指します。Microsoft 365では、細やかなID・アクセス管理機能により、不適切なユーザーが組織の情報に触れることを防ぐことができます。また、端末-クラウドサービス間の通信を高度に暗号化しているので、テレワーク環境においても、通信データの盗聴リスクを下げることが可能です。こうした機能によって、外部からの脅威に対して組織の情報を保護します。
他方、内部リスクとしては、コンプライアンス違反や内部不正が挙げられます。たとえば、Microsoft 365では、内部不正に繋がる可能性のあるユーザーの行動を分析し、リスクの検出や調査を効率的に行うことが可能です。また、詳細な監査ログを長期保存できるので、不正操作によってインシデントが発生した際には素早くその原因を特定できます。これらの機能により、Microsoft 365は組織内のユーザーによる情報漏洩などの不正行為を抑止し、適切なコンプライアンスポリシーを実現します。
まとめ
コンプライアンスとは、法令や社内外のルール、社会規範などを遵守することを意味します。組織のコンプライアンスを高めるには、規則や組織体制などの整備の他、システム的な情報保護対策も重要です。
Microsoft 365には、組織の情報を内外の脅威から守る豊富な機能があります。コンプライアンス促進のため、ぜひご活用ください。
