社員の働き方を見える化するカレンダー「Coo Kai 活動分析」

 2020.12.21  Microsoft 365チャネル編集部

テレワークの導入に伴い、社員の勤務状況が見えないことによる労務リスクが懸念されています。テレワーク下で社員を効率的にマネジメントするには、社員の働き方を可視化できるツールの活用が有効です。そこで本記事では、社員の働き方を可視化するツール「Coo Kai活動分析」の概要やメリットについて詳しく解説していきます。

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テレワークにより社員の働き方の見える化が急務

社員の働きぶりが見えにくいテレワークにおいては、社員の働き方を可視化することが重要です。なぜ働き方の可視化が求められているのか、以下の2つのポイントから解説します。

社員の業務状況を把握する

オフィス以外の場所で働けるテレワークには、通勤に使っていた時間を有効利用できるなどのメリットがありますが、社員それぞれの業務状況や勤務態度が把握できないため、別の問題が生じています。

例えば、周囲に同僚や上司の目がないことから、社員が仕事を「さぼる」可能性があります。また、プライベートとの切り替えが難しくなり、オフィス勤務よりもかえってモチベーションや生産性が低下してしまうことも懸念されます。

サービス残業や長時間労働のリスク

定時で仕事が終わらない場合、テレワークでも残業が発生してしまうでしょう。会社にいれば上司が促して仕事を切り上げさせることもできますが、テレワークは労働時間の管理が困難です。社員の勤務時間や残業時間を把握できる仕組みを作らない限り、サービス残業や長時間労働の温床となりやすい点が問題です。

Coo Kaiの活動分析で社員の働き方の見える化が可能となる

このようなテレワークの課題を解決するためには、仕事を見える化できるツールの活用が効果的です。

「Coo Kai(クーカイ)活動分析」は、株式会社ピーエスシーが展開するクラウド特化型の業務支援サービス「Coo Kai」のサービスの一つで、社員の働き方を見える化するカレンダーアプリケーションです。

カレンダーに予定を登録するだけで個人および組織全体の活動状況を可視化できるほか、Office365やGoogle Workspaceなどのクラウドグループウェアと連携し、機能をカスタマイズすることもできます。

Coo Kaiの機能

Coo Kaiは、主に「組織階層型カレンダー」と「活動分析」の2つの機能を搭載しています。

組織階層型カレンダーとは、社内の同僚や上司、プロジェクトメンバーの予定と、会議室や備品の予約状況とを一覧表示し、それぞれの空き時間を確認しながら予定の設定、登録ができる機能です。Office365と連携すれば、Office 365に登録してあるグループ、もしくはユーザーのスケジュールを階層構造(ツリー)で表示できます。

活動分析は、個人や組織の時間の使い方を見える化できる機能です。予定表に登録する活動区分はリストから選ぶか、文字入力をして予定表に登録します。例えば「資料作成」「事務作業」「会議」「出張」「在宅勤務・テレワーク」「外出」「研修・教育」「移動」「休憩」といった活動区分を登録すると、どの業務にどれぐらいの時間をかけているかを集計し、グラフで表示する仕組みです。

蓄積した活動データは、活動区分や期間などを指定してCSV出力できるので、ExcelやPower BIツールなど様々なアプリで分析できます。また「Cognitive Services」などのAIサービスと連携すれば、より高度で柔軟なデータの活用ができるでしょう。

Coo Kaiの導入作業は最短3営業日で終わるため業務への支障が少ないほか、毎日使う予定表のデータを使って働き方を分析することから、社員に余分な負担をかけることもありません。

スマホ表示にも対応しており、外出先でもすぐに予定表を確認できます。予定表は週単位と1日単位で表示でき、社員の予定を知りたい場合や、その日の細かいスケジュールを知りたい時にも便利です。

Coo Kaiの活動分析を導入するメリット

Coo Kai活動分析を導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

無駄時間の可視化で生産性向上

個々の業務にかかった時間から移動時間、会議時間までを細かく分類してグラフや表にまとめるため、社員の時間の使い方が一目瞭然です。活動状況が可視化されることで時間の使い方や無駄な時間が明確になると、課題や取るべき対策がわかり、生産性の向上が期待できます。

例えば、社内調整を短縮してクライアントとの商談により時間をかければ、営業成績アップにつなげられます。ミーティングに時間をかけすぎている場合はビジネスチャットを導入してより気軽に情報共有できるようにする、移動時間が多い場合はWeb会議にシフトして自宅や出先からでも会議ができるようにするなど、工夫次第で時間の効率化が図れるでしょう。

チーム活動の可視化で組織マネジメント向上

チーム単位での活動状況が可視化でき、効率的な組織マネジメントが可能です。チーム単位の活動状況は、メンバーそれぞれの時間の使い方を基に、それらを集計して表示します。会議の回数や累計時間、会議内容の内訳もわかるため、省略できる会議がないかなどを再検討できます。

テレワークではほかのメンバーの働きぶりが見えないため、お互いに協力しながら働くのが難しいという問題があります。しかし、活動分析を使えば、各メンバーの業務時間の合計も分かるので、余裕がありそうなメンバーに仕事を割り振ったり、反対にタスクが溜まっているメンバーのサポートに入ったりといったこともできます。一人で働いている感覚に陥りやすいテレワークでも、チーム意識の低下を防げるでしょう。

個人活動の可視化と最適化でセルフマネジメント支援

Coo Kaiの活動分析は、社員一人ひとりのセルフマネジメントもサポートします。個人がパフォーマンスを発揮する上でも時間の管理は重要です。特に上司の監視が薄くなるテレワーク下では、なおさら高いセルフマネジメント能力が求められます。

Coo Kaiのカレンダー機能では予定を登録する際、活動内容を移動や休憩も含めて細かく選択できるので、自分が何にどれくらいの時間をかけているのか、稼働時間はどれくらいか、具体的な活動状況を可視化できます。時間をかけすぎている業務があれば、より短時間で作業を終えられる効率的なやり方に変えていくことができるので、残業時間の削減にもつながるでしょう。

まとめ

テレワークを行う上では、チームや個人の業務状況を可視化することが欠かせません。Coo Kai活動分析なら、個人の時間の使い方を分析できるだけでなく、チーム全体の業務状況も共有できます。テレワークにおける社員のマネジメントや業務効率の改善を課題としている企業の方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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