社内DXとは? 注目される背景や進め方、身近な事例を紹介

 2022.06.15  Microsoft 365 チャンネル編集部

企業の競争力を強化するための効果的な手段として、社内DXが注目を浴びています。この記事では、社内DXとはどのようなものか、なぜ今、注目を集めているのかについて解説します。社内DXの進め方と社内DXの身近な事例についても紹介しましょう。

社内DXとは? 注目される背景や進め方、身近な事例を紹介

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社内DXとは?

デジタルトランスフォーメーション(DX)とは、デジタル技術を使って世の中の仕組みを根本から変えることを指します。これまでアナログで行っていたことを単にデジタル化するのではなく、その先の変革を実現することが目的です。
したがって、そこから派生した社内DXとは、デジタル技術を有効に活用して、今までになかった新たな価値を創出し、会社という組織を変革させることを意味します。デジタル技術を利用して社内の業務を改善し、効率化する単なるデジタル化にはとどまりません。
企業が社内DXを導入し、時代の波をとらえて柔軟に変わり続けることで、ライバル企業に対して競争上の優位を確立できるでしょう。

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社内DXが注目されている理由

少子高齢化にともない労働人口が減少し、将来にわたって深刻な労働力不足が懸念される日本において、2025年は危機に直面する節目の年として認識されています。
というのも、現在多くの日本企業では、自社システムのブラックボックス化が生じ、そのメンテナンスや修正が困難な状態に陥っています。そして今、このレガシー化した自社システムを支えているのはベテランのIT人材です。2025年にはその多くが定年を迎え、同じタイミングで、多数の企業で採用されているシステムのメーカーサポートが終了すると言われています。
この2025年に予想されている事態への対策として、社内DXが注目されています。社内DXを推し進めることで、自社システムのブラックボックス化を解消するとともに、今後のブラックボックス化を回避し、システム障害やセキュリティ上のリスクに備えられるでしょう。

また近年は、労働力不足の影響を緩和するために、多様な働き方を認め、生産性を上げる「働き方改革」の必要性が叫ばれています。社内DXによって社内業務の一元化やデジタル化、組織改革が進めば、時短勤務やテレワークが可能になるなどして、これまで就業条件がネックになっていた人材の労働力を確保できるでしょう。
さらに、社内DXの推進によって環境の変化に柔軟に対応できるようになれば、自社のリソースを強化することにつながります。それは、IT部門に頼らずに、ITの専門知識を持たない社員がツールを用いて自力でアプリケーション開発を行う、市民開発の推進にもつながるでしょう。

社内DXの進め方

具体的にどのように社内DXを進めていけばよいのでしょうか。ここでは、社内DXを進めるうえで重要なポイントを3つに絞り、社内DXの進め方を解説します。

経営戦略への組み込み

最初にやるべきことは、社内DXを自社の経営戦略に組み込むことです。企業が社内DXによって業務を改善し、その先の大きな変革を成し遂げるためには、全社が一丸となって取り組めるような、わかりやすい目標設定が必要です。
そこでまず、経営陣は社内DXによって自社をどのように変革するのかを決定し、明確なビジョンを示します。そして、ビジョンをもとに全社員にDXの重要性を訴え、DXの推進を社内の隅々まで浸透させていかなければなりません。経営陣が掲げた目標を実現するためには社員の協力が不可欠です。

人材の確保

次にやるべきことは、社内DXを進めるために必要な人材の確保です。
社内業務をデジタル化して目標とする変革を推し進めるために、DX人材の確保は急務です。社内でIT人材が不足している場合には、外部のエンジニアと契約するなどして、人材を確保しなければなりません。
外部のエンジニアと契約する際には、自社の業務に関する知識や経験を相手に的確に伝える、橋渡し役の社員が必要になるでしょう。

企業のDX推進を適切に支援できるIT人材は日本中で不足しています。そのため、社員教育を行い、独自にIT人材を育成していくことも重要です。社員教育によって社員全体のITスキルが向上すれば、社内DXの成功に向かって確実に前進できるでしょう。

ツールの導入

DXツールの導入も社内DXをうまく進めるための鍵となります。自社が解決すべき課題を明確にしたうえで、それを解決して業務を効率化するのに適したツールを自主的に選んで導入しましょう。
社員たちが自ら選んだツールを利用することで、効率よく業務がこなせることを皆が実感できれば、DXのメリットも感じられるはずです。例えば、単純なルーチンワークをロボットで自動化するRPAツールを導入すれば、手入力によるミスを防止でき、こなせる業務量もアップして、デジタル化の効果を体感できるでしょう。

部署ごとに異なるシステムを使用している場合には、業務効率化のために社内システムを統一することも大事です。長期間利用し続けてシステムがブラックボックス化している場合には、システムを刷新して、ブラックボックス化を解消しておきましょう。
システムを刷新する際には、社内に設備を置いて管理し続けなければならないオンプレミス環境から、クラウド環境へ移行するのがおすすめです。クラウド環境に移行すれば、システムのメンテナンスや管理はクラウドサービスの提供会社が担当します。自社のシステム管理部門の負担が減って、コストも抑えられるでしょう。
導入するクラウドサービスを上手に選択すれば、高度なセキュリティ対策を行いながらDXツールを一元管理できるので、業務を安全に効率化できます。

社内DXの身近な事例

社内DXに取り組みたいけれども、何をしたらよいのかわからないという場合には、身近なところから手をつけるとよいでしょう。以下に、社内DXの身近な例を3つ紹介します。

ペーパーレス化

ペーパーレス化は、オフィスで取り組みやすく、効果を実感しやすいDX事例です。ペーパーレス化を実践すれば、紙代と印刷代を節約できるのはもちろん、書類をデータ化して一元管理することで、大量の書類を管理する手間も省けます。時間や場所に縛られずに必要な書類にすばやくアクセスできるようになるので、テレワークなどの多様な働き方の導入や生産性の向上にもつながるでしょう。
書類が多すぎるために手作業でのスキャンが困難な場合には、スキャン作業などを代行してくれるアウトソーシングサービスもあります。スキャンしたデータを保存し、一元管理するまでの作業を一括して行えるツールを導入するのも効果的です。

勤怠管理システム

勤怠管理システムの導入も効果的な事例です。具体的には、出勤簿やタイムカードといったアナログ方式の勤怠管理から、スマートフォンやPCを用いて打刻を行うデジタル方式に変える方法が考えられます。
勤怠管理システムを導入すれば、従業員がわざわざ出社してタイムカードを押すという文化がなくなり、テレワークやフレックス制など多様な働き方に対応しやすくなります。
また、勤怠の一元管理を可能にするので、担当者が勤怠データをまとめる手間が省けて、スムーズに業務を進められます。

カスタマーサポート

カスタマーサポートも社内DXの恩恵を受けられる代表的な事例です。
顧客対応にカスタマーサポートツールをうまく活用することで、コストを削減できるだけでなく、顧客満足度を上げられるでしょう。
例えば、自社のウェブサイトにFAQを掲載し、チャットボットを設置すれば、顧客が自力で問題を解決できる可能性が高まります。そうなれば、カスタマーサポートの担当者が対応するべき顧客数を減らすことにつながり、サポート業務の効率化が実現できます。
また、寄せられた問い合わせを一元管理するツールを利用すれば、問い合わせ内容の分析なども可能になり、サービスの向上につなげられるでしょう。

まとめ

社内DXを推進すれば、企業は環境の変化に柔軟に対応できるようになり、企業の内製リソースと競争力を強化できます。例えば、Microsoft365で使える、PowerAppsのような業務アプリ作成ツールを使用すれば、ITの専門知識がなくてもアプリ開発ができ、市民開発の推進にもつながります。

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