Microsoft Teams Roomsとは? Teamsとの違いやメリットなどを解説

 2022.04.19  Microsoft 365チャネル編集部

技術の進歩や環境の変化に応じて、多様な働き方が実現しつつある現代では、ハイブリッドワークの導入へと多くの企業がシフトしています。Microsoft社のTeams Roomsは、効果的なハイブリッドワークを実現するために欠かせないソリューションです。Microsoft Teams Roomsとは何か、導入するメリットや必要なデバイスなどを解説します。

Microsoft Teams Roomsとは? Teamsとの違いやメリットなどを解説
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Microsoft Teams Roomsとはハイブリッドワークを実現するソリューション

Microsoft Teams Roomsは、現代の働き方に適したソリューションです。多くの企業が導入を進めている「ハイブリッドワーク」は、Microsoft Teams Roomsの利用により、さらなる効率化が期待できます。

9割以上の企業が選択する「ハイブリッドワーク」

ハイブリッドワークとは、オフィスワークとリモートワーク両方を組み合わせた働き方のことです。オフィスワークとリモートワークそれぞれのメリットを活かした働き方ができる、効率的な働き方として現在注目を集めています。

新型コロナウイルスの感染拡大、働き方改革などの影響によりリモートワークを導入する企業が急激に増加しましたが、リモートワークへの切り替えによって生じる問題もありました。単純なリモートワークの場合、家では仕事がなかなか進まないといったケースや会社でしかできない仕事があるなどの問題点に突き当たることがあります。これに対して、ハイブリッドワークの場合は、リモートワークで仕事を行うのが難しい際にはオフィスワークも選択できます。

2021年7月にIT専門調査会社 IDC Japan 株式会社の公表したデータによると、新型コロナウイルスのワクチンが普及したあとには、9割以上の企業がオフィスワークを基本にリモートワークも取り入れるハイブリッドワークを行う可能性が高いと予測しています。

ハイブリッドワークは、リモートワークとオフィスワークどちらかのみを取り入れるのではなく、それぞれの特徴を活かした働き方ができることから、今後採用すべき働き方として選択されるケースが増加しています。

Microsoft Teams Roomsがハイブリッドワークに向いている理由

Microsoft Teams Roomsは、コンピューター・カメラ・マイク・スピーカーなどを最大限に活用するソリューションです。Teamsアカウントと連携させたTeams Roomsデバイスを会議室に設置するだけで、簡単にWeb会議や研修を実施できます。オフィスで働いているチームメンバーは会議室ごとWeb会議に参加し、リモートワーク中のメンバーは一人ひとりの画面で同じ会議に参加できます。

オンライン会議の設備を使用するには、設置に高額の費用がかかる上、設置した会議室でしか使用できない、もしくは在宅中の社員が会議システムを使用できないなどの問題がありました。そのため、リモートワーク中の社員も参加するためのWeb会議は、TeamsやZoomなどを使って開催されることが主流でした。オフィスからの参加者は会議室にパソコンを持って集まり参加し、リモートワーク中の参加者はそれぞれ自宅にあるパソコンで接続・参加しているケースが一般的だったのです。

Microsoft Teams Roomsを利用すると、会議室にいるメンバーがまとめてWeb会議に参加できるため、パソコンを持って集まる必要がなくなります。マイクやカメラなどの複雑な設定が不要で、ワンタッチするだけで会議への参加が可能です。会議室・講義室変更時にはデバイスを変更先の部屋へ移行させるだけで簡単にWeb会議を開始できます。

ハイブリッドワーク実現のためには、社員同士のコミュニケーションをスムーズに行える会議の実現が必要です。会議室のハイブリッド化により、会議やミーティング環境をどこからでも変わりなく参加できるものに変革し、より有意義なものとするのが大切です。オフィスでの参加者とリモート参加者が使用する資料も、画面の共有により同様に閲覧できるなど、さまざまなメリットが得られます。

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Microsoft Teamsとの違いは?

Microsoft Teamsは、デイリーユーザーが1,300万人を超える世界的なコミュニケーションソリューションです。どちらもMicrosoft社のコミュニケーションソリューションですが、Microsoft TeamsとMicrosoft Teams Roomsの大きな違いは、Microsoft Teamsの場合ライセンスが個人に付与されているのに対し、Microsoft Teams Roomsの場合にはライセンスがデバイスに付与されている点です。

Microsoft Teamsでは個人が自分のライセンスを使用して会議に参加しますが、Microsoft Teams Roomsの場合はWeb会議に接続できる機能を搭載したデバイスにライセンスが付与されています。Microsoft Teamsでは基本的に会議に参加する個人一人ひとりがライセンスを保有している必要がありました。

ところが、Microsoft Teams Roomsを使用する場合には、参加者が個人でOfficeアカウントを持っていなくてもデバイスのライセンスがあれば会議に参加できます。また、個人のパソコンがないときでも、会議用デバイスとカメラやマイク、制御用のパソコンを準備すれば、簡単に会議に接続することが可能です。

それぞれが違う場所から会議に参加するのがMicrosoft TeamsのWeb会議ですが、Microsoft Teams Roomsは会議室内の人が対面で話し合い、リモートワークの人は個別でオンライン参加する形式で行われます。全ての参加者がリモートワーク中ではなく、オフィスワークの人も混在しているハイブリッドワークを取り入れている企業に適した形式のWeb会議を実施できます。

Microsoft Teams Roomsを利用するメリット

Microsoft Teams Roomsには、導入しやすい、リモート参加者との一体感がある、ホワイトボードが有効活用できる、会議室が最適化できるなどのメリットがあります。

導入のしやすさ

ビデオ会議システムと比較して、Web会議システムは導入費用が高額になりにくいというメリットがあります。従来では、遠隔地の相手とビデオ会議システムを使った会議が行われていました。ビデオ会議はISDNなどの専用回線を利用して、遠隔地のビデオ会議システムを導入している場所と接続して、映像や音声データを送る形で会議を行います。専用の機器や回線などを準備する必要があり、導入には高額な費用がかかるデメリットがあります。設置した部屋でしか使用できないといった導入後の制限もあり、コストや使用方法などの問題から導入するのが難しい場合もあるかもしれません。

対して、Microsoft Teams Roomsは、遠隔地同士をインターネットでつなぎ、映像や音声をやり取りするWeb会議用のソリューションです。Web会議をするためには、Microsoft Teams Roomsのほかに、インターネット回線とWeb会議用のカメラやマイク、画面を表示するモニターや制御に必要なパソコンなどが必要です。会議に必要な機器はビデオ会議システムの場合と比べて低価格で揃えられるため、導入しやすいのが特徴です。

Web会議に接続するための機能が搭載されていて、周辺機器のセットアップやネットワークへの接続が簡単に行えます。ビデオ会議で専用回線を使う場合のような配線が不要で、インターネットがつながる場所であれば、違う部屋に持ち運んで簡単な操作をするだけで会議を行えます。ワンタッチで会議を開始でき、映像や音声が最適化された状態で始められるため、パソコンやソフトウェアの複雑な設定が苦手な社員しかいない場合でも、容易に会議が始められます。

リモート参加者との一体感

従来のビデオ会議システムでは、オフィスの会議室同士をつないだWeb会議には適していますが、リモート参加者はビデオ会議システムに参加できないという課題がありました。Microsoft Teams Roomsの場合、インターネット回線があれば、リモート参加者も個人のパソコンから会議に参加可能です。

Microsoft Teams Roomsを使用すると、会議室にいる参加メンバーは全員がデバイスのアカウントでまとめてログインして会議に参加し、リモート参加者はそれぞれがパソコンから参加できます。従来のシステムとは異なり、リモート参加者も会議室のモニターに全員が表示されるため、参加者全員が会議室に揃っているような一体感のある会議が開催できます。

Microsoft Teams Roomsを使用したWeb会議では、会議室で各個人のパソコンを使用する必要がありません。会議用システムに接続する高性能なオーディオ製品やカメラ、マイクが使用できるため、全員の発言を逃さずに収音し、エコーやハウリングなどの問題を解決してクリアな音声を届けられるというメリットがあります。会議室の天井に設置する高機能マイクは全体の音をバランスよく収音できるため、スムーズな進行につながります。

Web会議では、実際に誰が発言しているかわからないといった問題が発生するかもしれません。この問題には、AIで発言者をトラッキングするカメラの導入などにより対応可能です。また、会議全体の様子をパノラマ映像で映し出し個々の表情は別画面で確認できるなど、高性能カメラを導入することで会議の臨場感が増し、会議参加者の意欲向上にもつながります。

ホワイトボードの有効活用

Microsoft Teams Roomsでは、カメラで映したホワイトボードを画面上で活用できます。ホワイトボード機能では、会議室内にあるホワイトボードを検出して画面上に映し出し、会議参加者全員でボードの内容を共有可能です。

検出されたホワイトボードはトリミングされ、画面上に個別のフレームで表示されます。遠隔地にいるリモート参加者も会議室にある手書きのホワイトボードを画面で共有できるため、解説とともに書き込まれるホワイトボードの内容を全員がリアルタイムで確認でき、理解度を高められます。

Microsoft Teams Roomsデバイスにタッチディスプレイを接続、もしくはSurface Hubを導入すると、デジタルホワイトボードを使用可能です。Microsoft Whiteboardアプリを活用して利用するデジタルホワイトボードは、会議室内の参加者からリモート参加者まで全員がアイディアを書き込み、共有できます。

人工知能を取り入れたコンテンツカメラは、実際のホワイトボードの内容をキャプチャして、常に画面上に映し出す機能を持っています。会議では、ホワイトボードに発言者が重なるケースが多々ありますが、コンテンツカメラを利用している場合には発言者の映像が背景になるため、ホワイトボードの内容が見えないなどの問題は生じません。

画面上にパワーポイントなどのプレゼン資料を表示した場合、これまでの会議システムでは発言者やホワイトボードなどの表示が隠れてしまうため、画面の切り替えが面倒でした。画面をわざわざ切り替える手間なく確認できる状態にするには、全ての画面を同時に映し出せる機能がおすすめです。Microsoft Teams RoomsにSurface Hubをコーディネート参加させることで、参加者をそれぞれのフレームに表示するとともにホワイトボードや資料も個別に表示できるため、画面を最大限に有効活用できます。

会議室の最適化

従来のビデオ会議システムでは、会議室で大人数がマイクを使用することによりマイクが干渉し、ハウリングが起きやすいといった問題がありました。さらにパソコンをWi-Fiにつないだ場合に会議システムの回線が干渉されて通信が遅くなるケースもあります。Microsoft Teams Roomsを利用した場合、Microsoft Teams Roomsデバイスがビーコンで周囲のTeamsアプリを検出します。さらにアプリ側が自動的に干渉を避けるため、通信速度に影響を与えることはありません。

回線の導入から会議システムのセットなど、システムの構成が決まっているビデオ会議システムは、基本的に小さな会議室や大会議室などに最適化しにくいという特徴があります。小さな会議室への導入には規模に対してコストがかかりすぎ、大会議室では十分なスペックが用意できません。Microsoft Teams Roomsは、さまざまな会議デバイスを活用してシステムを構成できるため、会議室の大きさや必要な機能に合わせてシステムをセットアップできます。

会議システムの場合には、万が一トラブルが発生したときにリモートからその利用状況やトラブルの内容などが確認できません。対して、Microsoft Teams Rooms利用時には、クラウド上のTeams管理センターで利用状況を監視し、トラブルの発生状況が確認できるため、トラブル発生時にもリモートでの対応が可能です。

Microsoft Teams Roomsに必要なライセンスと価格

Microsoft Teams Roomsの利用に必要なライセンスには、Microsoft Teams Rooms StandardとMicrosoft Teams Rooms Premiumがあります。どちらのライセンスもデバイスに紐づいているため、Web会議を利用する人の個人ライセンスは関係なく、誰でも随時利用できます。ライセンスは年間契約のサブスクリプションです。価格は毎月固定で、税込みの月額がStandardで1,630円、Premiumは5,440円に設定されています。

Standardのライセンスでは、会議のスケジュール設定、会議への参加、コラボレーションデバイスの制御など、会議に必要な機能全般と基本的なセキュリティ、管理機能が利用できます。さらにTeams、Skype for Business Online、Intuneの利用に必要なライセンスも付属し、電話会議の利用も可能です。

PremiumはStandardで利用できるものに加え、高度なセキュリティ、管理機能、マネージド型の運用まで、全ての機能が利用できるライセンスです。マネージド型の運用では、会議室の運用システム、ソフトウェアの監視、アラートの通知、リモート対応の代行など、必要なサービスの提供が受けられます。Standardに付属するTeams、Skypeなどのライセンスも全て含まれているため、安全性が高い状態で多様な使い方ができます。

Microsoft Teams Roomsに必要なデバイス

Microsoft Teams Roomsでハイブリッド会議を開催する際には、会議室のサイズや用途に合わせてさまざまなデバイスを使う必要があります。ハイブリッド会議室に必要な基本のデバイスは、適したサイズのコアデバイスと本体、マイク、スピーカー、カメラ、ディスプレイなどです。

Web会議で使用される「Microsoft Teams共用デバイス」には「Microsoft Teams Rooms」「Microsoft Teams コラボレーションバー」「Surface Hub」などがあります。音声、映像、コンテンツなどの共有を可能にする「Teams Rooms」、小規模な会議室向けのマイク、スピーカー、カメラ機能が搭載されたシンプルなオールインワン型会議室デバイス「Microsoft Teams コラボレーションバー」、オーディオ、カメラ、デジタルホワイトボード機能を搭載するインタラクティブディスプレイの「Surface Hub」などを組み合わせることで、機能的なWeb会議を開催できます。

例えば、広めの個室などで5名以下の小会議やプレゼンテーションを行う場合には、「Microsoft Teams コラボレーションバー」だけでも会議の開催が可能です。同様の規模で会議と共同作業を行う場合には「Surface Hub」のみで実現できます。

5~7名程度の会議を開催する場合には、「Teams Rooms」デバイスに会議の規模に適したWebカメラ、マイクなどのデバイスを合わせた構成が適しています。会議と合同作業の際には、「Surface Hub」にスピーカー、カメラなどのAVアクセサリーを追加した構成がおすすめです。

中会議室、大会議室など、広い会議室で10名以上の参加者がいる会議では、「Teams Rooms」デバイスに適した規模に対応するAVアクセサリー、または「Teams Rooms」デバイス、「Surface Hub」などを構成することで、音声や映像を有効活用するハイブリッド会議の開催が可能です。

まとめ

Microsoft Teams Roomsとは、会議をハイブリッド化できるツールです。手軽に導入できたり、リモート中の社員を交えた会議を開催できたりするなどのメリットがあります。リモートワークなどで低下しやすい社内コミュニケーションの向上にもつながるMicrosoft Teams Roomsは、これからの企業活動における効率化のために取り入れたいツールだといえるでしょう。

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