容量無制限のオンラインストレージとは?

 2019.04.04  Microsoft 365チャネル編集部

「容量無制限で使えるオンラインストレージがあるって本当?」タイトルを見て本稿にアクセスした方の中には、こんなことを持っている方も多いのではないでしょうか?容量無制限のオンラインストレージは確かに存在します。しかも、無料で使えるものまで。

基本は有料サービスになり、容量無制限のオンラインストレージを提供しているサービスはかなり限られます。本稿では、容量無制限で使えるオンラインスストレージについてご紹介します。

有料で使える容量無制限のオンラインストレージ

有料で使える容量無制限のオンラインストレージのほとんどは、単にストレージ領域を提供しているだけではありません。ビジネスユースを想定した様々な機能を備わっており、有料で使用するだけの価値が十分にあります。それではさっそくご紹介します。

OneDrive for Business

Microsoftが提供する個人向けのオンラインストレージであるOneDrive。そのビジネス向けサービスがOneDrive for Businessです。同サービスには2つのプランがあり、プラン1はユーザーあたり1TBのストレージ容量が使用できます。容量無制限で使用できるのはプラン2であり、ユーザーあたり月額1,090円と安価に使用できるのが大きな特徴です。Officeオンラインなども使用でき、高度なDLP(データ損失防止)機能によって機密情報を含んだファイルを識別し、監視と保護を行います。さらに、インプレースホールド機能により、削除済みや編集済みのドキュメントを電子情報開示に備えて保持するため、コンプライアンスも維持できるオンラインストレージです。同じMicrosoft製品のExcelやPowerPointといったOfficeドキュメントもOneDrive for Business上で編集できます。

 

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G Suite Business

正確にはオンラインストレージではなく、Googleが提供するコラボレーションサービスがG Suiteです。プランは全部で3つあり、そのうちBusinessプラントEnterpriseプランは容量無制限で使用できます。スタンダードなプランであるBusinessプランでは、ユーザーあたり月額1,200円でオンラインストレージだけでなく、ビジネス向けのGmailやハングアウトでのWeb会議なども行えます。ただし、5ユーザー未満の場合はユーザーあたりのストレージ容量が1TBとなるのでご注意ください。

Microsoft製品関連お役立ち資料

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Dropbox Advanced

元祖オンラインストレージであるDropboxが提供する、容量無制限のプランがDropbox Advancedです。正確には、必要に応じた容量追加が可能なプランなので、いつでも際限なくストレージ領域を使用できるわけではありません。シングルサインオンとの統合によってサービスアクセスの手間を省けたり、セキュリティを向上できたり、ビジネスユース向けの管理機能が多数備わっています。Microsoft Office 365との統合もサポートされているため、Officeアプリケーションを操作し、Microsoft Office 365のストレージ領域としても使用できます。月額はユーザーあたり2,000円です。

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box Business

Dropboxと同じような操作感で使用できるオンラインストレージです。容量無制限で使用できる上に、ユーザーレポートやセキュリティレポート、Active Directoryとシングルサインオンとの統合、データ損失防止機能などビジネスユースで役立つ機能を多数備えています。API(Application Program Interface)も利用でき、様々な機能を実装することができます。

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無料で使える容量無制限のオンラインストレージ

数あるオンラインストレージの中でも、唯一無料で容量無制限ストレージが使用できるサービスがFirestorageです。アップロードしたファイルのURLを保管し、共有するタイプのサービスなので、正確にはストレージ領域にどんどんファイルを保存していくというサービスではありません。

無料で使用する場合の最大アップロードサイズは250MBなので、アップロードできるファイルは限られます。ただし、容量無制限ストレージを無料で使用できるというのはやはり大きなメリットなので、様々な活用方法が考えられます。

有料会員になれば最大アップロードサイズを2GB~8GBに拡張できます。

容量無制限のオンラインストレージを使用する際の注意点

ビジネスシーンにて情報は常に増え続ける一方で、情報の価値が上がり、長期間保存するニーズも大きくなっています。しかし大量のデータを保存するためのネックになるのがやはりストレージコストですね。無限に増え続けるデータを前に、将来的なストレージコストに頭を抱えている企業も多いかと思います。

そうした環境の中に容量無制限のオンラインストレージがあると、頭痛の種を簡単に解消してくれるため、どんな企業にもメリットがあります。ただし、使用するにあたっての注意点もあります。

まず注意していただきたいことは、容量無制限だからといってどんなデータもオンラインストレージの保存してしまうことです。

オンラインストレージはアクセスするデバイスやネットワークを問わないので、使い勝手の良いサービスです。だからといって全てのデータを保存すると、重要ファイルとの分別が付きにくくなってしまい、内部要因による情報漏えいが起きる可能性が否めません。

オンラインストレージを契約したからといって、既存のファイルサーバー等を排除するわけではないでしょう。なので、最重要ファイル等に関しては引き続きファイルサーバーに保管し、ビジネスで頻繁に使用するファイルをオンラインストレージにアップロードするようにしましょう。

次に注意していただきたいのが、不要なファイルまでアップロードしないことです。新しくオンラインストレージを契約するということは、既存のファイルを整理するタイミングでもあります。整理せずすべてのファイルをアップロードするとなると、工数がより多くかかってしまい、かつオンラインストレージ情報ファイル管理も大変です。

既存のファイルサーバーからオンラインストレージへファイルを移行する際には、今も将来的にも不要なファイルを特定し、必要なファイルだけをアップロードするよう心がけましょう。

各サービスの特徴に注目しよう!

有料で使える容量無制限のオンラインストレージは、それぞれにビジネスユースを想定した機能を備えています。大切なのは、それぞれのサービスがどんな機能を提供し、それが自社環境とどうマッチするかを考えることです。各サービスの機能をしっかりと比較し、環境に合ったサービスを選択しましょう。

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