生産性向上とは? 実現するための取り組みやメリットを簡単に解説

 2022.07.30  Microsoft 365チャネル編集部

企業は付加価値の創出を通じて利益を得ることで発展する組織であり、いかにして生産性を高めるかが重要な経営課題となります。そこで本記事では、「生産性」という概念の意味や指標について解説するとともに、生産性向上によって得られるメリットや具体的な取り組みをご紹介します。

生産性向上とは? 実現するための取り組みやメリットを簡単に解説

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生産性向上とは

事業領域における「生産性」とは、人的資源・物的資源・資金など、経営資源の投入量に対する成果の比率を示す指標です。インプットに対するアウトプットを定量化した指標であり、生産性を算出する際の基本的な数式は「生産性=産出量÷投入量」となります。つまり、生産性向上とは、同等のリソース投入量でより多くの付加価値を産出する、または従来よりも少ないリソース投入量で、同等以上の成果を生み出すことを意味します。

業務効率化とは

生産性向上と業務効率化は同義と思われがちですが、厳密には定義が異なる概念です。業務効率化とは、作業工程の能率化や短縮化、省人化、自動化など、業務プロセスの改善を意味します。生産性を向上するためには、いかにして少ない投入量で産出量を増加させるかが課題であり、そのためには業務プロセスの効率化が欠かせません。つまり、業務効率化は生産性向上をもたらす手段のひとつであり、組織全体の生産性を向上させるためには業務効率化への取り組みが必須となります。

生産性向上の分析に使う指標(KPI)

生産性という概念にはいくつかの種類があり、なかでも代表的な指標として挙げられるのが「労働生産性」です。労働生産性は従業員一人あたりが創出する産出量を指し、「労働生産性=産出量÷労働投入量(従業員数×労働時間)」という数式で算出されます。さらに労働生産性は大きく分けると、「物的労働生産性」と「付加価値労働生産性」の2種類に分類されます。この物的労働生産性と付加価値労働生産性を算出しKPIとして設定することで、従業員が生み出す労働生産性を具体的な数値で定量化し目的を明確化できます。

物的労働生産性は、人材が創出する生産物の産出量や産出額を表す指標です。主に従業員一人あたりが生み出す作物の個数や製品の重量などを成果物として算出する際に用いられます。付加価値労働生産性は、従業員一人あたりが創出する付加価値額を表す指標です。付加価値額とは、事業活動を通じて産出された付加価値を数値化したもので、一般的には売上総利益とほぼ同様の意味として扱われます。各指標の計算式は以下の通りです。

  • 労働生産性=産出量÷労働投入量(労働者数×労働時間)
  • 物的労働生産性=生産量÷労働投入量(労働者数×労働時間)
  • 付加価値労働生産性=付加価値額÷労働投入量(労働者数×労働時間)

生産性向上によって得られるメリット

企業にとって生産性向上は非常に重要な経営課題であり、その実現によって主に以下のようなメリットを組織にもたらします。

コストを削減できる

先述したように、生産性の向上は、従来と同等の投入量でより多くの付加価値を産出するか、従来よりも少ないリソース投入量で同等以上の成果を生み出すことを意味します。生産性が高まれば業務負荷の軽減につながり、余った人的資源を企業価値の向上に直結するコア業務に集中できます。また、労働時間を効率化することで残業代が減り、人件費や光熱費などのコスト削減につながる点も大きなメリットです。

人材不足で困りにくくなる

生産性の向上は長時間労働や残業の削減に寄与し、ワークライフバランスの整った職場環境を構築できます。働きやすい職場になることで従業員のエンゲージメントやロイヤルティが高まり、人的資源の定着率や離職率の改善効果が期待できます。また、より少ない人的資源で業務をこなせるようになるため、少子高齢化に伴う人材不足に対応できる点も大きなメリットです。

競争力を強化できる

競争力の強化も、生産性を高めることで得られるメリットのひとつです。公益財団法人日本生産性本部が発表した「労働生産性の国際比較 2021」によると、日本の就業者一人当たりにおける労働生産性はOECD加盟38ヶ国中で28位となっており、世界第三位の経済大国でありながら非常に低い数値となっています。企業の生産性向上は国内市場における競争優位性の確立につながるのはもちろん、ひいては国際競争力の強化にもつながります。

働き方改革の実現につながる

2018年6月29日に「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」、いわゆる「働き方改革関連法」と呼ばれる労働関連法改正が成立し、2019年4月1日より順次施行されました。これによって、企業は労働環境の抜本的な変革が求められています。生産性を高めることで従業員にとって働きやすい労働環境を提供できれば、ワークライフバランスの充実に寄与し、従業員満足度の向上に伴って働き方改革の実現につながります。

生産性向上を実現するための取り組み

生産性向上を実現する方法はいくつかあります。代表的なものとしては、「業務の見える化」や「従業員個人のスキルアップ」など、以下の5つが挙げられます。

業務の「見える化」

生産的な仕事環境を整備するためには、業務プロセスの継続的な見直しや改善が欠かせません。そこで重要となるのが、業務プロセスの見える化です。マインドマップやフローチャートなどを活用し、業務プロセスを俯瞰的な視点から分析することで、作業工程の無駄を発見したり、属人化を防いだりといった効果が期待できます。

コア業務の投資とノンコア業務のアウトソーシング

組織全体における生産性を向上するためには、売上の向上や収益性の改善に直結するコア業務にリソースを投入しなくてはなりません。伝票の記帳や請求書の作成といったノンコア業務を可能な限りアウトソーシングすることで、企画や営業、商談などの業績向上につながるコア業務に人的資源を集中できます。

従業員個人のスキルアップ

どれだけテクノロジーが発展してもビジネスは人と人との関係性で成り立っており、組織が中長期的に発展していくためには従業員のスキルアップが不可欠です。個々の従業員がスキルアップすることで作業の能率化や業務の効率化に寄与し、生産性の向上につながるため、人材の教育・研修制度をいかにして充実させるかが重要な課題となります。また、定期的にミーティングを実施し、情報を共有することで各個人のパフォーマンスを効率的に向上させることが可能です。

適切な人材配置

生産性の向上を目指す上で欠かせない施策のひとつが、人材配置の最適化です。従業員にはそれぞれ得手不得手があり、人によって適した分野が大きく異なります。人的資源のパフォーマンスを最大化するためには、人材のもつ特性や能力を客観的な視点から分析し、適材適所に配置する戦略的な人材マネジメントが求められます。

テクノロジーの導入

変化が急激な現代市場のなかで競争優位性を確立するためには、テクノロジーの活用による業務プロセスの効率化が不可欠です。たとえば、ERPによる基幹業務の統合管理やRPAによる定型業務の自動化、CRMによる顧客情報の一元管理、Microsoft 365を活用したOfficeソフトの連携など、デジタル技術を活用することで作業効率の大幅な向上に寄与します。

まとめ

生産性は経営資源の投入量に対する成果の比率を示す指標です。生産性を向上させるためには、同等のリソースでより多くの成果を生み出す必要があり、業務プロセスの効率化が欠かせません。生産性向上を推進する企業は、Microsoft 365のような業務効率化に寄与するクラウドサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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