社員居場所検索システム「Smart OfficeNavigator」|働き方の多様化を支援

 2021.02.15  Microsoft 365チャネル編集部

「SmartOfficeNavigator」は、とりわけフリーアドレスのオフィスを利用する企業にとって有用な社員の所在確認システムです。以下では、SmartOfficeNavigatorとは、どのようなサービスか、その活用シーンも含めて解説します。

社員の居場所を確認する「SmartOfficeNavigator」とは

「SmartOfficeNavigator(スマートオフィスナビゲーター)」は、オフィスにおける社員の位置情報を検索・提供するシステムです。ビーコンなどの新しい機器を導入しなくても、既設のWi-Fi環境を流用して利用できます。

社員に固定席を定めない「フリーアドレス」を採用しているオフィスのように、社員の出入りや動きが流動的な企業においても、SmartOfficeNavigatorを利用すれば、社員の居場所管理が容易に行えます。

社員居場所検索の必要性-オフィスの多様化

現在、企業の新たな経営戦略や働き方改革として、フリーアドレスを中心に「オフィスの多様化」が進んでいます。以下では、フリーアドレスのメリットとデメリットを紹介し、なぜそこでSmartOfficeNavigatorが必要とされるのか解説します。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスとは、社員にそれぞれの専用デスクを設けず、各社員がその都度のニーズに合わせて自由に働く場所を選択するワークスタイルです。たとえば、営業職や出向社員が多く、人の出入りが激しいオフィス、あるいは、テレワークの採用などに伴い、出社する社員が減ったオフィスでは、社員各自に固定席を設ける従来のオフィスデザインは、経済的・空間的な効率が悪くなります。その点、社員がその都度空いている席で働くフリーアドレスは、オフィススペースを有効活用しやすいシステムだと言えるでしょう。

オフィス全体を共有空間にするフリーアドレスは、社員の美化意識を高めることにも繋がります。フリーアドレスにおいて、社員は退勤時に自分の荷物を各自のロッカーに片づけることになるため、自然とデスクの整理やペーパーレス化が進むのです。

さらに、席の移動が自由なので、部署や役職の垣根を越えた多様なコミュニケーションやコラボレーションを促し、企業の有機的な組織構造の構築にも役立ちます。とりわけ、柔軟な発想が求められるナレッジワーカーにおいては、こうした自由で新鮮な職場環境や人間関係が、新たなインスピレーションの源泉となることが期待されます。

フリーアドレスのデメリット

このように、フリーアドレスは企業と社員の双方にとって恩恵の多いオフィス形態ですが、まったく欠点がないわけではありません。社員が特定の座席に縛られないフリーアドレスの自由さは、管理者にとって、マネジメントの難しさと表裏一体だからです。

たとえば、特定の社員に用事があるとき、フリーアドレスを採用していると、その社員が広いオフィスのどこにいるのか見つけるのは手間になります。

また、社員個々人が自由に作業場所を選ぶことで、かえって利用率の低いデッドスペースを生み出してしまうことも考えられます。社員がフリーアドレスの意義を十分に理解していなければ、結局いつも同じ席を使うようになってしまうこともありえるでしょう。

このような問題点の改善に役立つのが、社員の居場所や動きを簡単かつ俯瞰的に検索・記録できるシステム「SmartOfficeNavigator」なのです。

「SmartOfficeNavigator」の4つ特長

社員居場所検索システム「SmartOfficeNavigator」は具体的にどのような機能を持ったシステムなのでしょうか。以下ではSmartOfficeNavigatorの特長を主に4つに分けてご紹介します。

1.既存のスマホやPCを利用し社員の居場所を確認

SmartOfficeNavigatorはWi-Fi電波を通して、オフィスにいる社員が持つスマートフォンやパソコンの位置を検出します。SmartOfficeNavigatorにキャッチされた居場所は、フロアマップ上に表示されるので、誰が今どこにいるかをチェック可能です。

2.オフィスの混雑状態を可視化

SmartOfficeNavigatorではオフィスの各エリアに出入りする人数をカウントします。エリアの混雑状況はヒートマップ上に表示され、どのエリアが混んでいるのか、空いているのかを一目で見分けられます。

3.居場所ログからスペースの利用効率を高める

社員の居場所や各エリアの混雑状況などのログはシステム上に保存されます。このログを利用して、各フロアやエリアの滞在状況が分析されるため、今後のオフィス環境の改善や、デッドスペースの活用などの参考資料として役立ちます。

4.PC用Wi-Fi環境を利用可能

SmartOfficeNavigatorを利用するにあたって、ビーコンなどの端末機器を新しく導入する必要はありません。SmartOfficeNavigatorによる位置情報検索は、既存のPC用Wi-Fi環境を流用できるため、お手軽に導入できます。

※ただし、Wi-Fiの構成、利用している機器によっては、新たな環境構築や変更が必要となります。

社員居場所検索システム「SmartOfficeNavigator」の活用シーン

SmartOfficeNavigatorは、誰がどこにいるのか、探し人の居場所を迅速に見つけるのに役立つほか、さまざまな用途に活用できます。たとえば、一人で集中して作業したいときには、ヒートマップで人の少ない場所を見つけるのもいいでしょう。

また、管理者はヒートマップや人の動き、滞在状況のログなどを参照することで、オフィス内のエリア利用率や、部署やチーム間のコミュニケーション量を、定数的に把握することが可能です。自社がフリーアドレスというワークスタイルをどれほど活用できているのか、その根本的な見直しと改善にSmartOfficeNavigatorが役立てられるでしょう。

SmartOfficeNavigatorは、社員の居場所管理が難しいというフリーアドレスのデメリットを克服すると共に、現状のオフィスにおける課題を発見し、改善するための分析ツールとしても活用できます。

まとめ

社員居場所検索システム「SmartOfficeNavigator」は、とりわけフリーアドレスオフィスの運用管理において非常に有用なシステムです。社員の居場所が可視化されるだけでも、フリーアドレスの有効性は格段に上がります。フリーアドレスを活用している企業はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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