皆さんはMicrosoft Teamsというサービスをご存知でしょうか？すでに社内で「Office 365」を利用している方であれば「知っている」という方も多いでしょう。しかしまだOffice 365を導入してない会社では、2017年3月にリリースされた比較的新しいサービスということもあって知らない方も多いのではないでしょうか。
Microsoft Teamsは簡単に言えばOffice 365で利用できるチャットツールです。ただし単なるチャットツールではないので、同じくOffice 365で提供される「Skype for Business」とは大きく異なります。
詳しい違いについては割愛しますがSkype for BusinessはWeb会議サービスであり、その機能としてインスタントメッセージを備えています。そのためMicrosoft Teamsリリース以前のチャットツールといえばSkype for Businessでした。
「Web会議」について調べてみよう！
それに対してMicrosoft Teamsはチャットベースのワークスペースと定義されています。Microsoft Teamsを統括するコーポレートバイスプレジデント(CVP)であるBrian MacDonald氏はMicrosoft Teamsについて次のようにコメントしています。
“Teamsを、チャットベースのワークスペースと捉えている。さまざまな種類のチームやコラボレーションがあり、それぞれに対して異なる種類のツールがある。Outlookはユーザーの業務におけるハブであり、Teamsもユーザーの業務におけるハブだ。”(マイクロソフト、Slack対抗のコラボツール「Teams」をリリース--「Outlookと連携」より抜粋)
今回はまだOffice 365やMicrosoft Teamsを使用していない方に向けて、その素晴らしさを伝えるために概要をご紹介します。
Microsoft Teamsは何ができる？
チャットツールといえば開発者に人気の高いSlackやChatWorkが有名ですね。これらの製品や個人やグループで会話できるチャットスペースの他に、タスク管理や音声通話およびビデオ通話、さらにサードパーティ製アプリケーションとの連携と提供することでチームのコミュニケーションと仕事を効率化するためのものです。Microsoft Teamsもこれらのチャットツールとほとんど同じと考えるとイメージしやすいでしょう。
ただしその開発コンセプトから大きな違いがあります。SlackやChatworkといったチャットツールはメールを不要にするというコンセプトがあり、メールはすでに古いコミュニケーション方法だと位置づけています。確かに、最近ではチャットツールを活用してビジネスコミュニケーションを取ることが多くなってきました。
それに対してMicrosoft Teamsはメールを不要とは考えてはおらず、むしろOutlookと深い連携を取ることでビジネスコミュニケーションをより円滑にしようと考えています。
チャットツールは素早いコミュニケーションを実現する上で素晴らしいツールですが、フォーマルなコミュニケーションツールとしてメールが無くなることはないでしょう。無くなるどころか、今後はチャットツールとメールを上手く使い分けてコミュニケーションを取る時代が到来します。
従ってメールを古いものと切り捨ててしまうのは得策ではありません。皆さんの会社の取引先でも、チャットツールよりもメールでのコミュニケーションを好むという会社が多いかと思います。
では、Microsoft Teamsは結局のところ何なのか？正確に言うとチャットツールをベースにOffice 365が提供する様々なサービスを連結し、コミュニケーションを一ヵ所にまとめてチームや組織の情報共有と個人の仕事を効率化するためのサービスになります。
Microsoft Teamsがリリースされる以前もOffice 365では様々なサービスが提供されていました。ビジネスメールのExchange Online、ファイル共有スペースのSharePoint Online、Web会議のSkype for Businessなどすべては組織・チーム・個人のコミュニケーションを促進するためにあります。
しかし、これらのサービスはそれぞれ単体で稼働しており、一部機能は連携しているものの一ヵ所からすべての機能にアクセスするというのは不可能でした。これがMicrosoft Teamsの登場によってOffice 365のコミュニケーションツールが一ヵ所に集約され、それまで以上に組織内やチー内のコミュニケーションが促進されるようになったのです。
Microsoft Teamsを導入するとユーザーは一ヵ所から次のようなツールにアクセスできます。
≪Microsoft Teamsで使えるツール≫
- チャットメッセージ
- ビデオ通話会議
- 音声通話会議
- ファイル共有
- ファイル共同編集
- メモアプリ
- プロジェクト管理
- ツール連携
Microsoft TeamsはOffice 365のハブであり、チャットベースのワークスペースを提供することで皆さんの情報共有、仕事を効率化し、高い生産性ともたらすサービスなのです。
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Microsoft Teamsが使用できるプランは？
Microsoft Teamsにスタンドアロンサービスは無く、使用するためにはOffice 365の特定のプランを契約する必要があります。そのプラントは次の5つのうちいずれかです。
|
プラン |
特徴 |
ユーザー数 |
1ユーザー/月額※ |
|
Business Essentials |
複数のコミュニケーションツールを提供。Officeライセンスのサポートは無し。 |
最大300名 |
540円 |
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Business Premium |
Busienss Essentialsが提供するサービスに加えてOfficeライセンスとMicrosoft StaffHub等の管理ツールを提供。 |
1,360円 |
|
|
Enterprise E1 |
Busienss Essentialsが提供するサービスに加えてMicrosoft StaffHub等の管理ツールを提供。Officeライセンスのサポートは無し。 |
無制限 |
870円 |
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Enterprise E3 |
Enterprise E1が提供するサービスに加えてOfficeライセンスとインプレース保持や電子情報開示などコンプライアンス機能を強化。 |
2,180円 |
|
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Enterprise E5 |
Enterprise E3が提供するサービスに加えてATPなどのセキュリティ機能と高度な分析機能を提供。 |
3,810円 |
※料金はすべて年間契約時のものです。
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おすすめはOffice 365 Business Premiumです。Microsoft Teamsを含む様々なコミュニケーションツールを使用できる他、1ユーザーごとに「Excel」や「PowerPoint」などのOfficeライセンスが付帯します。このライセンスでは最大15台の端末(パソコンまたはMac5台、スマートフォン5台、タブレット5台)にOfficeをインストールでき、ライセンス管理は管理センターにて簡単に行えます。
Microsoft Teamsを導入すると同時にOfficeライセンスのコスト問題や資産問題、管理問題などを一気に解消できます。
ただしプランによって特徴が違うので、自社に最適なプランを選択しつつMicrosoft Teamによる組織・チーム・個人のコミュニケーションと仕事の効率化を図っていただければと思います。
Microsoft Teamsの機能
チャットメッセージ
Microsoft Teamsでのコミュニケーションの中心になる機能です。よくSlackはChatWorkと比較されており、その特徴はタブ付けという形で様々なツールを連携できることです。たとえばメモアプリのOneNoteをタブ付けすると、適宜溜まったメッセージを整理したり、チャットでミーティングを行っている最中に考えをまとめたりと様々な用途があります。何をタブ付けするかはユーザー独自に選べるので使いやすくカスタマイズ可能です。
Web会議
Office 365が提供するWeb会議といえば「Skype for Business」です。Microsoft TeamsとSkype for Businessはすでに強力な連携が進んでいて、ゲストアクセスなどの機能も追加されました。Microsoftとしては今後Microsoft TeamsとSkype for Businessの統合を強化していくようです。
参考：Techcrunch「MicrosoftはOffice 365のチャットでTeamsに全力――Skype for Businessはやがて消え行く」
もっと見る：Web会議
ファイル共有
従来のファイル共有といえばSharePoint Onlineを使用していました。ファイル共有スペースとして大変素晴らしいツールですが、Microsoft Teamsの登場によって同ツール上でのファイル共有が可能になっています。チームで関連資料を共有する際はMicrosoft Teamsを使用した方が効率良く共有できるでしょう。
「SharePoint Online」について詳しくご覧ください！
ファイル共同作業
共有資料としてアップロードしたファイルは共同作業による編集ができます。Web会議を開催しながらファイル編集をすることで議事録作成にも役立つでしょう。
プロジェクト管理
Office 365でプロジェクト管理を提供しているのはMicrosoft Plannerですが、これをMicrosoft Teamsと連携することでタスクやサブタスクを作成し、それをメンバーに割り当てることでプロジェクト管理ができます。
ゲストアクセス
外部ユーザーをMicrosoft Teamsに招待したコミュニケーションを取るための機能です。2018年3月にリリースされたばかりで、有効なメールアドレスを所持していれば誰でもチャットスペースに招待できます。独自ドメインメールだけでなくGmailなどコンシューマ向けのメールアドレスでも招待可能です。
会議スケジュール
Microsoft Teams上で作成した会議スケジュールは自動的にOutlookに同期されます。
Wiki
社内Wikiとして様々な重要情報の蓄積に使えます。
ツール連携
タスク管理ツールの「Trello」やカスタマーサポートツールの「Zendesk」、開発者向けツールの「GitHub」などMicrosoft Teamsは多様な連携先を持ちます。こうしたサードパーティ製ツールとの連携も取り入れることで、より効率良く仕事を遂行できるでしょう。
≪Microsoft Teamsで連携できるツールの一例≫
- Asana(プロジェクト管理)
- Assistant @ Zoom.ai(生産性)
- Bing News(ニュース + 天気など)
- Bitbucket(開発者ツール)
- Dynamics 365(販売 + マーケティング)
- Egnyte(生産性)
- Emojify(ライフスタイル)
- Google Analytics(分析)
- GoSquared(開発者ツール)
- Jenkins(開発者ツール)
- Jira Cloud(プロジェクト管理)
- KAYAK(旅行 + ナビゲーション)
- New Relic(開発者ツール)
- Trello(プロジェクト管理)
- Twitter(SNS)
- YouTube(画像 + ビデオ ギャラリー)
- Zendesk(カスタマー サポート)
- Zenefits(人事 + 採用)
ボット
Microsoft Teamsでは「Microsoft Bot Framework」を使って様々なボットを作成できます。
Microsoft Teamsの活用方法
いかがでしょうか？Microsoft Teamsの機能についてご紹介しました。しかし、まだ活用のイメージが湧かないという方も多いかと思います。そこで活用方法として、社内の一部のチームだけではまずはMicrosoft Teamsを運用してみましょう。チームのコミュニケーションをすべてMicrosoft Teamsに移行した上でどういった効果があるのか、さらには従来通りのコミュニケーションで問題ない個所を特定します。いきなり全社導入は難しいので、まずは一部だけでMicrosoft Teamsを活用してみて、そこでノウハウを蓄積してから全社導入するのが得策でしょう。
「Microsoft Teams 使い方」について調べてみよう！
初期段階ではあれもこれもと機能を使用せず、チャットツールとビデオ通話だけでなど機能を限定するのもよいでしょう。
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