Microsoft Teamsのファイル共有機能とは

 2019.12.26  Microsoft 365チャネル編集部

ビジネスチャット界の2大ツールといえば、SlackとMicrosoft Teams(以下Teams)です。Slackの初版がリリースされたのは2013年8月、Teamsは約4年後の2017年3月にリリースされました。ビジネスチャット市場は長らくSlackの独走状態でしたが、Teamsはマイクロソフトならではの戦略でユーザー数をグングンと伸ばして、2019年7月に発表した情報では1,300万人の日間アクティブユーザー(DAU)がおり、Fortune100企業のうち91社に利用されているそうです。
出典:TechCrunch『マイクロソフトのTeamsがDAU1300万人でSlack超えへ

そして2019年10月でのSlack公式ブログによると、SlackのDAUは1,200万人を突破したとの情報を発表しています。つまり、DAU数ではTeamsがSlackを超えているということです。
出典:INTERNET Watch『SlackのDAUが1200万人を突破、週間アクション総数は50億件、日間アクティブ登録開発者数は60万人

実は、Office 365を利用している企業やマイクロソフト社製品を中心に扱っている企業では、Teamsを利用することで全従業員を1ヵ所で管理できる「ユニファイドコミュニケーション」が推進できるとのことで、SlackからTeamsへの移行が進んでおり、これが大きな理由だと考えられます。

本稿を読まれている方の中にも、Slackや他のビジネスチャットツール・コラボレーションツールからTeamsへの移行を検討している方も多いのではないでしょうか?

本稿では、Teamsを利用するにあたって知っておきたいファイル共有機能の使い方についてご説明します。Teamsのファイル共有機能はシンプルかた多彩な共有方法によってビジネス効率を大幅にアップできるので、ぜひ参考にしてください。

Teamsの基本:チャットを開始する

ファイル共有機能についてご説明する前に、まずはTeamsの基本となるチャットの始め方をご説明します。

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Teamsには「チーム」と「チャネル」というグループ単位があります。チームは大分類、チャネルは小分類と考えてください。たとえば「マーケティングチーム」というチームがあった場合、その中に「プロモーション戦略」「予測分析」「データ分析」「ROI」など複数のチャネルが存在し、各チャネルにてチャットを利用します。もちろん、チーム単位でチャットを開始することも可能です。

チーム全体とのチャットを開始したい場合は、Teamsのホームページから「チーム」ボタンをクリックして、会話したいチームを選択します。メッセージを入力するボックスが表示されるので、入力したら「送信」ボタンをクリックしましょう。これを同じ手順で表示されたチャネルから特定のモノを選び、メッセージを送信すればチャネルでのチャットが開始されます。

特定のユーザーだけとチャットを開始したい場合は、Teamsのアプリ上部にある「新しいチャット」ボタンをクリックし、「宛先」フィールドに会話したいユーザーの名前を入力しましょう(複数可)。メッセージボックスが表示されるので、内容を入力したら「送信」ボタンをクリックします。また、この手順に従って「宛先」フィールドにチーム名やチャット名を入力してもチャットを開始できます。

Teamsでファイルを共有する

以上の手順で会話を開始できたら、次にファイルを共有してみましょう。最もかんたんな共有方法は「ドラック&ドロップ」です。

Teamsのホームページから「チーム」ボタンをクリックして、表示されたチャネル一覧からファイルを共有したいチャネルを選択してください。次に、「ファイル」タブを確認したらそこにアップロードしたいファイルをドラック&ドロップで投下します。これでファイル共有は簡単です。さらに、「ファイル」タブに表示されている「アップロード」ボタンをクリックすれば、ファイルを選択してアップロードすることも可能になります。

チャット画面からファイルを共有する方法もご説明しましょう。ファイルを共有したいチャットを開いたら、メッセージを入力するボックスに共有したいファイルをドラッグ&ドロップで投下し、送信するだけで完了です。あるいは、ボックスの下にあり「クリップアイコン」をクリックし、そこからファイルを選択してアップロードすることも可能です。

アップロードしたファイルは、自動的に「ファイル」タブに反映されるので手動でアップロードし直す必要はありません。

複数のファイルを一度に共有したい場合は、前述の手順でファイル選択画面に移行し、「Shift」キーを押下したままファイルを選択しましょう。すると、複数のファイルを一度に指定してアップロードできます。

いかがでしょうか?ファイルの共有方法はいってかんたんですし、これなら従業員ごとにITリテラシーの差がある環境でも、誰もが素早くファイル共有を行えます。ただし、共有したファイルはどんどん「ファイル」タブに溜まっていくので、定期的に整理しておくとより効率的に共有が行えるでしょう。

また、Teamsでは動画ファイルもチャット画面で共有できます。最近ではビジネスシーンで動画を活用する機会も増えています。特に教育現場では動画の有用性が認められているので、新入社員教育用のチャネルを作り、そこに講義動画などを共有してEラーニング的に活用するのもよいでしょう。

誤って削除してしまったファイルの復元方法

Teamsのファイル共有機能の嬉しいポイントは、誤って削除してしまったファイルも復元できることです。「ファイル」タブや「SharePoint」タブから重要ファイルを誤って削除してしまうことはよくあります。そんな時もあわてずに、ファイルを復元しましょう。

ファイルを共有していたチャネルまたはタブを開き、「SharePointで開く」をクリックしてください。SharePointサイトが表示された、画面左にある「ごみ箱」をクリックすると、削除したファイルが保管されています。

ただし、削除したファイルを復元するにはデスクトップアプリまたはWebアプリからしか実行できません。モバイルアプリからの復元はできないのでご注意ください。

Teamsをもっと活用しよう!

ファイル共有機能は、Teams全体のほんの一部です。他にもチームや組織のコミュニケーションを円滑にするための機能が多数提供されていますし、今なお改善を繰り返しています。まだTeamsを使ったことがないという方は、フリーミアムプラン(無料で一定機能が使えるプラン)も提供されているんで、一度試用してみてはいかがでしょうか?

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