ワークスタイル変革とは? 導入後に得られるメリットと注意点

 2022.06.28  Microsoft 365チャネル編集部

多様な働き方へのニーズが高まる近年、企業には「ワークスタイル変革」が求められるようになりました。この記事では、ワークスタイル変革の概要や、必要とされるようになった背景について詳しく解説します。また、変革を実行するとどのようなメリットやデメリットがあるのか、具体的に取り組むためのポイントについてもご紹介します。

ワークスタイル変革とは? 導入後に得られるメリットと注意点

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ワークスタイル変革とは?

「働き方改革関連法」が順次施行されてきていることからもわかるように、日本企業では近年、これまでの定型的な働き方を見直す動きが高まっています。これは「ワークスタイル変革(働き方改革)」と呼ばれ、企業側・労働者側のどちらからも大きな注目を集めてきました。

そもそもワークスタイル変革とは、個々の従業員が希望する形でいきいきと働ける環境を整備し、柔軟な働き方を促すことで、その活躍による成果を企業成長にもつなげていこうとする考え方のことです。

ワークスタイル変革によって、従業員一人ひとりの生産性が向上し、ひいては企業の業績や経営にもよい影響をもたらすと考えられます。

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ワークスタイル変革が求められるようになった背景

では近年、なぜワークスタイル変革の重要性が説かれるようになったのでしょうか。その要因としては、以下の2つが挙げられます。

労働人口の減少

厚生労働省が発行した「令和3年版 厚生労働白書」によると、日本は少子高齢化の傾向が止まらず、15~64歳の生産年齢人口も年々減少傾向にあることがわかります。

そのため、企業は慢性的な人手不足の課題を抱え、従来と同じ業務量を数少ない従業員数でこなそうとすると、1人あたりの生産性を上げなければなりません。つまり、個々の働き方を見直し、各自が働きやすい環境や条件を提供することでモチベーションを上げ、ワークスタイル変革の対応策を講じる必要があるのです。

優秀な人材の流出

ワークスタイル変革によって労働環境を整備すると、従業員の満足度はおのずと上がります。すると、離職率を下げることにもつながるでしょう。既存の従業員がいきいきと働けるようになることは、企業にとっても大きなメリットがあります。とくに優秀な人材の流出は避けなければならないため、従業員がどのようなニーズを持っているのかを丁寧に確認し、個々に合わせた環境を整備することが重要です。

ワークスタイル変革で得られる3つのメリット

ワークスタイルを変革すると、主に以下のような効果を得られるようになります。

生産性や業務効率の向上

昨今では企業のDX推進に伴い、ICT(Information and Communication Technology)という言葉をよく耳にするようになりました。ICTとは「情報通信技術」と訳され、インターネットを通じたコミュニケーションやサービスを意味します。ICTを活用すれば、従業員は出社せずにどこでも働けるようになり、テレワークや隙間時間をうまく活用できるようになるでしょう。すると、労働時間を減らしながら、生産性や業務効率の向上も可能になるのです。

優秀な人材の持続的な確保

近年では、仕事と同じようにプライベートも重視する人が増えています。育児や介護といった事情を抱えている人も少なくありません。そこで企業にとっては、従業員のワークライフバランスを重視した体制づくりなどが重要になるのです。ワークスタイルを変革することで、育児や介護で制限のある従業員が離職しなくても済むようになり、優秀な人材をつなぎ止めておける可能性が高くなります。

事業の安定的な継続

企業が将来にわたって成長を続けていくためには、事業を安定的に継続させる仕組みづくりが不可欠です。その点、労働環境を整備すると、育児や介護といったような理由で従業員は職を離れる必要がなくなります。企業側にとっても優秀な人材雇用を確保し続けられると、安定的な事業継続につながるのです。投資家や社会からの信頼性が高まり、企業価値の向上にも寄与できるでしょう。

ワークスタイル変革を行う際に注意すべき3つのポイント

ワークスタイル変革を実践していくときには、以下の3点に気を付けることが大切です。

コミュニケーション不足によるトラブル

テレワークが普及し、上司やほかのメンバーとほとんど顔を合わせずに仕事することが増えてくると、問題になるのがコミュニケーション不足です。簡単な共有であれば問題ありませんが、たとえば予期せぬトラブルに巻き込まれたときの対応や、複雑な業務内容の確認などは難しい場合もあるでしょう。ときにはチームメンバーが集まったり、悩んでいることを共有したりする場を設けたりすることで解消されることもあります。

マネジメントや人事評価の見直し

チームをまとめ、マネジメントを行う上司の立場からすると、テレワーク下ではメンバーの働きぶりが見えにくいためストレスに感じたり、定期的に行われる人事評価や人材育成の観点からも困難に感じたりする可能性があるでしょう。

テレワーク下におけるマネジメント対策としては、各メンバーのスケジュールを見える化し、チーム内で共有したり、直接コミュニケーションが図れる場を増やしたりすることが考えられます。さらに、評価の基準をあらかじめ伝えておくと納得性が高まり、従業員エンゲージメントの向上につながります。

社内ネットワークのセキュリティ強化

テレワーク環境を整えた場合によく問題として取り上げられるのが、セキュリティです。悪意ある第三者によって不正に社内ネットワークへアクセスされたり、マルウェアなど外部からの攻撃を受けたりするリスクが高まるため、各企業は厳重なセキュリティ対策を講じる必要があります。とくに情報漏洩は、非常に重大な経営危機を引き起こす問題になりえるため、社内の機密情報管理も徹底することが不可欠です。

ワークスタイル変革を実現させる具体的な取り組み

では、実際にワークスタイル変革にどう取り組んでいけばよいのでしょうか。以下では、具体的な取り組み方をご紹介します。

雇用形態や規則の見直し

まず、個々のライフステージや事情・希望に合わせて、柔軟な雇用形態や規則を検討するとよいでしょう。たとえば、仕事の内容により活用できるテレワーク制度や、育児・介護などによる時短勤務や突発的な用事に対するサポート制度、定年退職後も働く場所を提供する嘱託社員制度、海外や地方に住みながら基本的にフルリモートワークで働ける制度などです。こうした多様な働き方へのニーズは大きく、会社として環境や制度を整備することで人材の定着率が高まり、エンゲージメント向上ひいては生産性の向上にもつながります。

ICTツールの導入

テレワークなどDX化を進める中で、Microsoft Teams といったWeb会議システムやファイル共有ツールなど、ICTツールを導入することも重要なポイントになります。これにより、まるで全員が同じ場所にいるかのようにスムーズで活発なディスカッションをしたり、移動時間に資料を確認するなど業務効率化したりできるでしょう。

ただ、ツール導入はあくまでDXのための手段であり、一度導入して終わりではありません。それを活用してPDCAを回し、改善の営みを継続することで、業績や企業価値の向上、ブランディングの強化などにつなげられるでしょう。

クラウドサービスやスマートデバイスの導入

業務で資料を作成する際、紙での運用にはタイムラグが発生したり、修正に時間がかかったりするデメリットがありました。しかし、Microsoft 365のWordやExcelといったクラウドベースのアプリケーションなどを使えば、複数のデバイスやアカウントからでも同時に閲覧や修正が可能になります。つまり、こうしたクラウド型サービスやスマートデバイスなどを導入・活用することで、経営の意思決定がスピーディーに行えるようになるのです。

まとめ

ワークスタイル変革は、いわゆる働き方改革とも呼ばれ、優秀な人材確保などを目的として多くの企業で積極的に取り組まれています。組織全体の生産性向上や従業員エンゲージメントにつながるメリットも魅力的です。

変革を効果的に成功させるためには、Microsoft 365をはじめとするICTツールの活用や整備なども検討するとよいでしょう。遠隔でもチームでのコミュニケーションを活性化でき、共同作業による業務効率化にもつながります。この機会にぜひ、導入と活用についてご検討ください。

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