グループウェアとは?基本概要から最新のトレンドまで

 2017.09.14  Office365編集部

グループウェアとは、組織内の円滑なコミュニケーションを目的とし、タスクやスケジュールなどの情報共有を行うためのソフトウェアです。以前は「大企業が導入するもの」という認識が強かったグループウェアですが、クラウド製品を台頭に中小企業やスタートアップを中心に爆発的な普及を見せています。

今回は、グループウェアの概要や最新トレンド改めて整理し、社内の生産性をあげるために便利な機能についてまとめてみました。

グループウェアとは

グループウェアの歴史

今でこそ当たり前に使用されているグループウェアですが、コンセプト自体は1960年代に既に存在しています。マウスやハイパーテキストを開発し「マウスの父」とも言われているダグラス・エンゲルバートにより開発された、「NLS:OnLine System」がその前身と言われています。

グループウェアが爆発的に普及し始めたのは1996年のことであり、当時IBMからリリースされたLotas Notes 4.0(現IBM Notes)がその引き金となりました。その後2000年代に突入し、日本国内のネットワーク環境も整備され"1人1台PCを持つ時代”になったことで、国内でも急速に普及が広がったのです。

しかし、当時のグループウェアは多機能・高価という特徴もあってか、導入に失敗する企業も続出し流行はすぐに下火になったという経緯があります。

そしてクラウド化が進むにつれ、中小企業やスタートアップを中心にグループウェアは再び破竹の勢いで普及していきました。

グループウェアの基本機能

グループウェアにはどんな機能があるのか?以下に基本的な機能をまとめてみました。

  1. ToDo
  2. スケジュール
  3. ファイル共有
  4. メーラー
  5. 連絡先共有
  6. 掲示板
  7. アンケート作成
  8. レポート作成
  9. 設備予約管理
  10. ワークフロー
  11. Officeアプリ
  12. Web会議
  13. スマートデバイス対応

見る限り、組織内のコミュニケーションのために必要な機能は全て揃っていますね。もちろん各製品により機能の有無や特徴も異なるため、自社の要件に最適な製品を選ぶことが大切です。

こちらでは、2016年最新の国内主要グループウェアの比較を行っているので参考にしてみてください。
グループウェア徹底比較、国内主要ベンダーを調査!

グループウェアに求められるもの

「現代のグループウェアに求められているものは何か?」これを知っておくことで選定基準の基盤を作ることができるので、こちらもまとめておきます。

1. ユーザービリティ

グループウェアにおいてユーザービリティ(使いやすさ)は最も重視すべき点です。どんなに多機能であったとしても、それを使用するユーザーがストレスに感じるようであれば導入価値はないに等しいでしょう。

前述したIBM Lotas Notesでは多くの企業で"機能をもて余す”という状態にあったため、失敗する企業が相次ぎました。

2. フレキシブル

グループウェア導入後もコミュニケーションのニーズというものは変化していきます。始めはスモールスタートを切ったとしても「やっぱりOfficeアプリも必要だな」といった機能に対するニーズの変化や、単純な人員増加によるシステムの拡張が必要な場合も多々あります。

そんなとき、フレキシブル(拡張性のある)なグループウェアならば即座にニーズに応えることが可能です。

3. レスポンシブ

近年スマートデバイスをビジネスに活用するシーンが増えていますが、レスポンシブ(PC・スマートデバイス対応システム)なグループウェアならより円滑なコミュニケーションを促進させます。

Microsoft製品関連お役立ち資料

4. カスタマイズ

カスタマイズ性が高いグループウェアではユーザーの使いやすさを追求することができます。必要に応じてダッシュボードをカスタマイズしたり、オプション機能などを追加することで高いユーザービリティを実現します。

5. セキュア

サイバー攻撃や内部犯行による情報漏洩は、今や日常茶飯事に起きており企業のコンプライアンスが問われている時代です。ですので組織内のほとんどの情報を共有するグループウェアでは、セキュリティが重要視されています。

アクセス権限やSSL暗号化を始めとした内部対策はもちろん、マルウェア対策やIDS/IPS(不正侵入検知/防御システム)など外部対策がしっかりと取れた製品に注目です。

主なグループウェア

Office 365/Microsoft

Microsoftが提供するグループウェアOffice 365の特徴は、豊富なプランによる最適なシステム導入と互換性100%のOfficeアプリの提供です。

グループウェアとしての基本機能を押さえつつ元祖Officeアプリとも言えるWord/Excel/PowerPointなどを使用できることは、コミュニケーションを促進するだけでなく業務効率化にも貢献します。

Google Apps/Google

Googleが提供するGoogle Appsは、機能面で言えばOffice 365とほぼ同等のものを提供していることから比較が難しいグループウェアです。

特徴はプランにより容量無制限のストレージであるものの、Officeアプリに関してはMicrosofot Officeと100%の互換性はありません。

Office 365とGoogle Appsの詳しい比較についてはこちら。
Office 365とGoogle Appsはどう違うのか?徹底比較

サイボウズOffice10/サイボウズ

サイボウズOffice10を提供するサイボウズは国産製品のリーディングカンパニーであり、使いやすさを追求したシンプルなグループウェアです。

ワークフローやタイムカードといった機能を提供しているのが特徴です。

desknet's NEO/desknet's

こちらも国産製品で、サイボウズOffice10とほぼ同等の機能を提供しています。

ここで紹介しているグループウェアの中では最も低コストで、月々400円~/ユーザーで利用できるのが特徴です。

無料で利用できるグループウェアも

これら以外にもAipoやGRIDY、iQubeといった無料で提供されているグループウェアも多く存在します。

そのほとんどが有料プランを設けている、いわゆるフリーミアムなので利用の際は注意が必要です。

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グルーウェアとしてのOffice 365

Officeアプリをオンラインで提供するOffice 365がグループウェアに分類されるとは意外、という方が少なくないと思います。

確かに、Office 365 Soloなど個人向けに提供しているプランで利用できるのはOffieアプリのみです。しかしOffice 365 Businessを始めとした法人向けプランでは、Exchange OnlineやShare Point Online、Skype for Businssといったコミュニケーションツールを包括的に提供しています。

以上のことから、Office 365は業務効率化とコミュニケーションの促進を実現する近代的グループウェアと言えますね。

使い慣れたOfficeアプリで、情報共有がもっと楽に

やはり注目して欲しいのは、グループウェア上でOfficeアプリを使用できるというポイントです。Microsoft Officeがビジネスシーンで活用されているのは今や当たり前のことであり、「使用したことがない」という方はいないでしょう。

そんな普段使い慣れているOfficeアプリをそのまま使用できるということは、導入の簡易性とユーザービリティの高さを意味します。

また、オンラインでのファイル共有に関してもファイルエクスプローラー(Windowsに搭載されているファイル管理アプリ)ライクで使用できるので、迷うことなく操作することが可能です。

オンプレミス&クラウドで選べる導入形態

Officeアプリを始めExchange OnlineやShare Point Onlineといった製品は、もちろん従来のようなオンプレミスでの導入も可能です。

余っているサーバリソースを有効活用したり、一部の製品のみをクラウド化することでリソースを上手く活用しつつコスト削減を実現する"ハイブリッドクラウド”の構築も可能にします。

社内SNSでフラットなコミュニケーションまで

近年、部署・役職の垣根を超えたコミュニケーションとして多くの企業に導入されている社内SNS。

Office 365ではYammerという社内SNSサービスにより、ビジネス色の強いグループウェアのコミュニケーションと合わせてフラットなコミュニケーションを実現するプラットフォームを提供しています。

普段意見を交わすことのない方とのコミュニケーションを取ることで、新しい発見とアイデアの場として活発化するでしょう。

まとめ

企業規模に問わず、今やグループウェアの導入は欠かせない時代です。特にクラウド製品が多くリリースされ、導入コストやランニングコスト的にも安価なためこれまで以上に敷居が下がったと言えるでしょう。

しかし忘れてはいけないのが"グループウェアはリプレースが難しく、慎重な導入が必要だ"ということです。クラウドで気軽に導入出来るからと言って、失敗しないわけではありません。

慎重さとポイントを押さえた導入がなければ、他の業務システムに同様に失敗は十分あり得ます。

最後に、グループウェア導入を検討されている方はこちらで導入のポイントを解説しているので、是非参考にしてください。
グループウェア導入8つのポイント - 6つの失敗事例からの学び

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