業務効率化と生産性向上は同じじゃない?アイデアと方法も紹介

 2021.12.28  Microsoft 365チャネル編集部

同じような意味を持つ言葉として混同されやすい業務効率化と生産性向上。これら2つの言葉にはどういった違いがあるのか、具体的な要点をおさえて説明できる人は意外と少ないものです。

適切なかたちで業務効率化・生産性向上を目指すには、それぞれの意味と両者の違いについて理解を深めることが大切です。

そこで今回は、業務効率化と生産性向上の違いに触れたうえで、わかりやすいアイデアや手法について解説していきたいと思います。

業務効率化と生産性向上は同じじゃない?アイデアと方法も紹介

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業務効率化と生産性向上の違いとは

最初にそれぞれの言葉の意味をチェックしていきましょう。

業務効率化:作業の効率を上げて生産性アップやコスト削減の成果につなげること
生産性向上:成果を生み出すプロセスの品質を高める取り組みのこと

このように意味をざっと見ただけでは、違いがわからないと感じる人は多いでしょう。どちらも業務において「現状よりも高める」という性質を持つため、実際にさまざまな場所で混同されるものです。

違いとして重要なポイントは、あくまで業務効率化は手段・方法という分類になり、生産性向上は成果としてもたらされることの分類であるという点です。

つまり生産性向上は、業務効率化という施策において期待される成果の一つということになります。したがって生産性向上を目指すためには、業務効率化などの手段が必要不可欠といえます。よく聞くキーワードである「コスト削減」も、生産性向上と同じく業務効率化の末の成果です。

ただ、現状、同じような意味で使用されるシーンも少なくないのも事実です。「業務効率化のためにITツールを導入した」「生産性向上のためにITツールを導入した」など、いずれも生産性アップを結果として求めていることがわかります。しかし、厳密にいえば手段と結果という区分けで両者には違いがあるため、注意しましょう。

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業務効率化・生産性向上で得られるメリット

では、業務効率化による生産性向上が実現すれば、具体的にはどういったメリットにつながるのでしょうか。得られることや企業における嬉しい変化について整理していきましょう。

組織と個人のパフォーマンスが向上する

業務効率化によって一つひとつの作業時間が短縮されたり、マニュアル整備によってワークフローがわかりやすくなったりすれば、組織全体・個人いずれにおいてもパフォーマンス向上が望めます。

作業時間が少なくなれば、納品できる製品の数は自然と多くなるでしょう。ワークフローを把握しやすくなれば、次に行うべき作業に迷う無駄な時間も生まれなくなります。これらのことは、売り上げアップという大きな結果をもたらします。

モチベーション増加や離職率低下につながる

業務効率化によって生産性が上がれば、従業員にとっては仕事に集中しやすくなります。働くうえで「〇〇の作業がわかりにくい」「情報共有の際に連絡の手間がかかる」などのストレスを感じなくて済むため、より快適に働けることを実感できるようになります。

これは社員のモチベーションアップや離職率を抑えることに貢献します。仕事に取り組みやすい職場では無駄なストレスが少ないため、従業員もやりがいを感じやすく、定着率も上がるのです。

少ない従業員で成果を出せる

業務効率化が多くの企業にとって課題となっている背景には、日本の労働人口の減少が関係しています。人材の確保が容易に進まないなかで、業務効率化を促進すれば、必要最小限の人数でも成果を出せるようになります。

無理なく生産性をあげるためには、ITツールの活用は必要不可欠です。企業にとって人件費は大きな割合を占めるため、この部分を見直せると経費の削減になるでしょう。

グローバル競争で戦うことができる

ビジネスの場では、昨今グローバル化が著しく進んでいます。日本の国内市場シェアは、すぐに海外企業にとられてしまう傾向があり、国産であることを売りにできる時代は終焉に向かっているともいえるでしょう。

しかし、業務効率化によって生産性が高めれば、限られた時間と予算のなかでも、海外進出に対応できる製品やサービスを生み出せる可能性が生まれます。業務を効率化することで、グローバル競争で戦うことができるようにもなるでしょう。

業務効率化と生産性向上のアイデア

業務効率化・生産性向上のためには、よく採用されているビジネス課題解決のアイデアを積極的に実践するのが望ましいでしょう。ここからは、業務効率化と生産性向上に向けたわかりやすいアイデアや手法を紹介していきます。

メール文章をテンプレート化する

類似する文章を逐一入力してメール送信を行うのは、無駄な手間の多い業務と言わざるを得ません。文言をテンプレート化すれば文章作成にかかっていた時間を大幅に短縮することができ、その他の業務へより時間を割くことが可能になります。

また、Microsoftのデスクトップ Power Automateを導入すれば、メール送信の自動化も実現します。適切なテンプレートを呼び出して送信を行うという一連の作業のフローを作成すれば、テンプレート化されたメール送信を人の手ではなくPCに任せることが可能となります。これにより人為的なミスも防げます。

会計SaaSツールを導入する

会計業務の効率化・生産性向上には、会計SaaSツールの導入が望ましいでしょう。手作業で行っていた帳簿入力やレポートの作成が、会計SaaSツールではデジタル化が可能になります。それによって入力ミスや漏れなどを未然に防げます。もちろん、作業スピードが向上するのも明らかでしょう。

MicrosoftのDynamics 365は、CRM・ERPいずれの機能もそなえた業務効率化・生産性向上に貢献できるツールです。Dynamics 365 for Finance and Operationsには会計管理機能が備わっており、セキュリティに優れたクラウドで提供されるため、社外からでも安心してアクセスできるのがポイントです。そのためリモートワーク化が進む昨今では、会計の部門においてはとても取り入れやすくなっています。

CRMやSFAを導入する

顧客管理ツール(CRM)、営業支援ツール(SFA)といった利便性の高いツールは、情報共有や膨大なデータの一元管理の手間を軽減してくれるのがポイントです。利益の最大化を目指すためには、顧客情報を素早くかつ適切に扱えるように体制を整え、営業体制を効率化させていくこと、個人もしくはチーム全体の生産性向上につなげていくことが重要となります。

前項と同様にMicrosoftのDynamics 365なら、CRMとERPの機能を両方持っているのがポイントで、導入後には膨大な顧客情報を一元管理でき、異なる部門同士でもスムーズに連携が取れるようになります。その結果、顧客満足度向上につながる迅速な対応などが実現できるでしょう。

まとめ

生産性向上という大きな結果をもたらすためには、さまざまな工夫による業務効率化を図ることが重要です。業務効率化・生産性向上を実現するとあらゆるメリットが見込めるため、企業にとってこの施策を打ち出さない手はないでしょう。

Microsoft Dynamics 365やTeams、デスクトップ Power Automateなどのシステムは、業務効率化を促進するにあたって、デジタル化の面で大きく貢献してくれるのがポイントです。作業スピードアップ、人為的なミスの削減、事務作業のオートメーション化などは、業務効率化・生産性向上を実現する鍵となります。Microsoft製品で作業のデジタル化をお考えの際には、ぜひご相談ください。

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